Zo organiseer je een studiedag zonder losse eindjes
Begin een studiedag niet met de boodschappen, maar met het programma en het doel van de dag. Leg daarna sprekers, begeleiders, ruimtes en materialen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Tijdens de voorbereiding verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, test je presentaties en richt je ontvangst, koffie en werkruimtes in. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, goed geteste techniek en iemand die pauzes, dranken en vragen opvangt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Programma en thema vastleggen
2 personen
- 2
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
- 3
Ruimtes en materialen reserveren
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma naar deelnemers sturen
- 8
Presentaties verzamelen
- 9
Werkvormen en opdrachten printen
2 personen
- 10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Catering en dieetmaaltijden controleren
2 personen
- 13
Deelnemerslijst en badges klaarleggen
2 personen
- 14
Ruimtes openen en ventileren
2 personen
- 15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 16
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 17
Presentaties en techniek testen
2 personen
- 18
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
- 19
Welkomstmateriaal klaarleggen
2 personen
Event
- 20
Deelnemers registreren
3 personen
- 21
Opening en programma toelichten
2 personen
- 22
Lezingen en workshops begeleiden
6 personen
- 23
Koffiepauze serveren
3 personen
- 24
Dranken bijvullen
2 personen
- 25
Pauzeruimtes opruimen
2 personen
- 26
Groepsopdrachten begeleiden
6 personen
- 27
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
- 28
Diner serveren
5 personen
- 29
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
- 30
Servies en afval verzamelen
3 personen
- 31
Avondprogramma begeleiden
4 personen
- 32
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
2 personen
- 33
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 34
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 35
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 36
Servies afwassen
3 personen
- 37
Afval verwijderen
2 personen
- 38
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 39
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 40
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Projectorenaantal 3
- Projectieschermenaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Draadloze presentatieset
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
Servies
- Bordenaantal 75
- Kommenaantal 75
- Glazenaantal 80
- Mokkenaantal 70
- Besteksetsaantal 75
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelbordjesaantal 8
- Pijlbordenaantal 8
- Flip-oversaantal 4
- Stiftenaantal 24
- Plakbandaantal 6
- Pennenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 70
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het programma eerst concreet: noteer per onderdeel de starttijd, eindtijd, ruimte, spreker en benodigde werkvorm. Plan daarnaast minimaal 15 minuten tussen onderdelen als deelnemers moeten verplaatsen.
- Bevestig sprekers en techniek uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag presentaties eerder op, zodat je HDMI-kabels, adapters, projectoren, schermen, microfoons en speakers niet pas op de ochtend zelf hoeft te testen.
- Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de studiedag af. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, badges, dieetmaaltijden en de indeling van tafels en stoelen.
- Richt de ontvangstbalie minimaal 45 minuten voor de eerste deelnemer in. Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes en welkomstmateriaal klaar en zet een duidelijke route naar registratie, koffiepunt en zalen uit.
- Controleer catering en pauzes per tijdsblok, niet alleen per persoon. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vooraf klaar en plan tijdens elke pauze iemand die mokken, glazen en dranken bijvult en afval opruimt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een studiedag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, thema, sprekers en ruimtes. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en maak de definitieve deelnemers- en dieetlijst 7 dagen voor de studiedag.
- Wanneer moet je de techniek voor een studiedag testen?
- Test de volledige opstelling uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals 45 minuten voor de ontvangst. Controleer per laptop de projector, het scherm, de HDMI-adapter, het geluid, de microfoon en de draadloze presentatieset.
- Hoeveel tijd moet je rekenen voor registratie bij een studiedag?
- Reken op ongeveer 5 minuten per deelnemer als naamkaartjes en badges vooraf klaarliggen. Open de registratiebalie 45 minuten voor de start; bij meer dan 50 deelnemers is een tweede registratiestroom verstandig.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een studiedag?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de studiedag. Geef de definitieve lijst daarna door aan de catering en controleer de aparte dieetmaaltijden bij levering.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!