Organiser une journée d’étude, étape par étape

Une journée d’étude se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les intervenants, puis les espaces, les inscriptions et la logistique. Le plus souvent, les problèmes apparaissent juste avant l’accueil : présentation non testée, badges manquants, repas adaptés non confirmés ou pause-café mal dimensionnée. Prévoyez les échéances dès le départ et gardez une personne responsable de chaque étape. Le jour J, l’accueil, la technique et les transitions entre conférences doivent être réglés avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
2 personnes
3
Réserver les espaces et le matériel
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer le programme aux participants
8
Rassembler les présentations
9
Imprimer les méthodes de travail et les exercices
2 personnes
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier la restauration et les repas adaptés
2 personnes
13
Préparer la liste des participants et les badges
2 personnes
14
Ouvrir et aérer les espaces
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
4 personnes
16
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
17
Tester les présentations et la technique
2 personnes
18
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
19
Préparer le matériel d’accueil
2 personnes

Événement

20
Enregistrer les participants
3 personnes
21
Présenter l’ouverture et le programme
2 personnes
22
Animer les conférences et les ateliers
6 personnes
23
Servir la pause-café
3 personnes
24
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
25
Ranger les espaces de pause
2 personnes
26
Encadrer les exercices de groupe
6 personnes
27
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
28
Servir le dîner
5 personnes
29
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
30
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
31
Encadrer le programme du soir
4 personnes
32
Préparer la clôture et le discours de remerciement
2 personnes
33
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

34
Éteindre l’équipement
2 personnes
35
Remettre le mobilier en place
4 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Enlever les déchets
2 personnes
38
Nettoyer les espaces
3 personnes
39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
40
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Kit de présentation sans fil
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 75
Bolsqté 75
Verresqté 80
Tassesqté 70
Couvertsqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Pancartes de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 6
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller le programme, le thème et les intervenants. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer les disponibilités, les accompagnateurs et le contenu des ateliers.
Traitez les inscriptions avant de commander les repas. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et clôturez les réponses au moins 5 jours avant la journée d’étude.
Envoyez le programme aux participants quelques jours avant l’événement, puis rassemblez les présentations au plus tard la veille. Testez chaque ordinateur, projecteur, écran, câble HDMI, adaptateur et microphone dans la salle prévue.
Préparez l’accueil avec une liste de participants imprimée, des badges nominatifs et une table d’inscription. Arrivez au moins 90 minutes avant le début pour ouvrir et aérer les espaces, installer les tables et les chaises et vérifier la signalétique.
Dimensionnez la pause-café sur le rythme réel de la journée : prévoyez environ 1 boisson chaude par personne et par pause, puis gardez du café, du thé, de l’eau et des verres en réserve. Réapprovisionnez avant que les thermos et les machines soient vides.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’étude ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer les intervenants, réserver les espaces et le matériel, ouvrir les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les présentations.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’étude ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de préparer la liste des participants, les badges et les repas adaptés.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille avec les présentations définitives, puis un second contrôle 60 à 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment les projecteurs, écrans, câbles HDMI, adaptateurs, multiprises, rallonges, microphones et enceintes.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Comptez 30 à 45 minutes pour l’enregistrement, selon le nombre de participants. Installez la table d’inscription, les badges et la liste imprimée au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes, avec une personne dédiée à l’accueil.

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