Cómo organizar una jornada de estudio sin improvisar
Una jornada de estudio funciona mejor cuando el contenido, la logística y los tiempos se cierran en ese orden. Empieza por fijar el programa y el tema, confirma a ponentes y acompañantes y reserva salas y materiales antes de abrir las inscripciones. Después controla las preferencias dietéticas, recopila las presentaciones y prepara la recepción. El día del evento, una prueba técnica y una pausa de café bien montada evitan la mayoría de los retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa y el tema
2 personas
- 2
Confirmar a los ponentes y acompañantes
2 personas
- 3
Reservar espacios y materiales
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar el programa a los participantes
- 8
Recopilar las presentaciones
- 9
Imprimir dinámicas y tareas
2 personas
- 10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Comprobar el catering y las comidas dietéticas
2 personas
- 13
Preparar la lista de participantes y las acreditaciones
2 personas
- 14
Abrir y ventilar los espacios
2 personas
- 15
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 16
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 17
Probar presentaciones y la técnica
2 personas
- 18
Montar el punto de café y té
2 personas
- 19
Preparar el material de bienvenida
2 personas
Evento
- 20
Registrar a los participantes
3 personas
- 21
Explicar la apertura y el programa
2 personas
- 22
Coordinar las charlas y talleres
6 personas
- 23
Servir la pausa para el café
3 personas
- 24
Rellenar las bebidas
2 personas
- 25
Recoger las salas de descanso
2 personas
- 26
Coordinar las actividades en grupo
6 personas
- 27
Preparar el bufé de cena
4 personas
- 28
Servir la cena
5 personas
- 29
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
- 30
Recoger vajilla y residuos
3 personas
- 31
Coordinar el programa de la noche
4 personas
- 32
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
2 personas
- 33
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 34
Apagar el equipo
2 personas
- 35
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 36
Lavar la vajilla
3 personas
- 37
Retirar la basura
2 personas
- 38
Limpiar espacios
3 personas
- 39
Devolver el material prestado
2 personas
- 40
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Equipo de presentación inalámbrico
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Vajilla
- Platoscant. 75
- Cuencoscant. 75
- Vasoscant. 80
- Tazascant. 70
- Cubiertoscant. 75
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Carteles de mesacant. 8
- Carteles direccionalescant. 8
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladorescant. 24
- Cinta adhesivacant. 6
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 70
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Deja una franja de 10 a 15 minutos entre ponencias o talleres para cambios de sala, preguntas y pequeños retrasos.
- Pide las presentaciones al menos 3 días antes. Prueba cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, micrófono y altavoz en la sala donde se utilizarán.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Usa esa cifra para confirmar el catering, las comidas especiales, las sillas y las acreditaciones.
- Prepara la recepción con la lista de participantes, tarjetas de nombre y acreditaciones separadas por orden alfabético. Así cada registro tarda aproximadamente 1 minuto y no se forma una cola al inicio.
- Monta el café y el té antes de abrir las puertas, con tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y papeleras cerca. Revisa las bebidas cada 20 minutos durante la pausa y recoge las salas de descanso antes de la siguiente sesión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de estudio?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para definir el tema, confirmar a los ponentes y reservar los espacios. Deja cerrados el catering y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar el programa a los participantes?
- Envía el programa definitivo entre 3 y 5 días antes de la jornada. Si todavía falta una presentación, indica la hora, la sala y el nombre del ponente, y manda la versión actualizada como máximo el día anterior.
- ¿Cómo calculo el tiempo de recepción?
- Calcula aproximadamente 1 minuto por participante si las acreditaciones y las tarjetas de nombre están preparadas por orden alfabético. Para 60 personas, abre la recepción al menos 60 minutos antes del comienzo y añade 15 minutos de margen.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de las ponencias?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los participantes. Comprueba también los adaptadores, las regletas, los alargadores, los micrófonos y el equipo de presentación inalámbrico, no solo el proyector.
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