Zo organiseer je een studieconferentie

Begin met het programma en de datum voordat je ruimtes, sprekers en catering vastlegt. Deel de conferentie daarna op in registratie, inhoud, techniek en ontvangst, met één eigenaar per onderdeel. Bij een studieconferentie gaat het vaak mis doordat presentaties, dieetwensen en technische aansluitingen te laat binnenkomen. Werk daarom met vaste deadlines en test de volledige opstelling vooraf, niet alleen de beamer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Zalen en ruimtes indelen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
2 personen
5
Sprekersinformatie verzamelen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vragen van deelnemers beantwoorden
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Presentaties ontvangen
14
Presentaties controleren
2 personen
15
Programma afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst bijwerken
18
Certificaten afdrukken
19
Route en bewegwijzering maken
20
Techniek testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Eten en drinken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Buffetmenu voorbereiden
3 personen
25
Materialen verzamelen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaalindeling controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
32
Programma's klaarleggen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Techniek aansluiten
3 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Buffet opbouwen
4 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

38
Registratiebalie bemannen
3 personen
39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
41
Sprekers begeleiden
2 personen
42
Presentaties bedienen
2 personen
43
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
44
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Werksessies begeleiden
6 personen
49
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
50
Dinerbuffet serveren
4 personen
51
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
52
Servies verzamelen
3 personen
53
Avondsessie starten
2 personen
54
Panelgesprek begeleiden
3 personen
55
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Certificaten uitdelen
2 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Techniek uitschakelen
2 personen
60
Materialen sorteren
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Buffet afbreken
3 personen
64
Zalen schoonmaken
4 personen
65
Meubilair terugplaatsen
4 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Overgebleven eten bewaren
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
70
Deelnemers bedanken
71
Presentaties nabewerken
72
Certificaten digitaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Spreektafel
Lessenaar
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opschepbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Serveerbestekaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Sprekersbordjesaantal 8
Flip-oversaantal 6
Flip-overblokkenaantal 12
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf een definitieve deadline vast voor presentaties, sprekersinformatie en dieetwensen. Controleer daarna elke inzending op bestandsformaat, spreektijd en ontbrekende gegevens.
Plan de ruimtes vanuit het programma: reserveer een hoofdzaal voor gezamenlijke sessies en controleer of kleinere zalen, registratie en catering logisch op elkaar aansluiten. Voeg bewegwijzering toe vanaf de ingang tot aan elke zaal.
Maak de registratie niet afhankelijk van één losse deelnemerslijst. Werk met naamkaartjes, een actuele lijst en een registratietafel; verwerk wijzigingen ook op de ochtend zelf.
Test de techniek in dezelfde opstelling als tijdens de conferentie. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-adapters, microfoons en luidsprekers aan en houd reservekabels, stekkerdozen en powerbanks klaar.
Bereken catering per onderdeel en niet alleen per persoon. Plan koffie, water, lunch en hapjes rond het programma, koel eten en drinken op tijd en zet servies en opschepmateriaal vóór de pauze klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studieconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma en locatie. Nodig sprekers daarna direct uit en reserveer de laatste 2 weken voor controles, printwerk en een volledige techniektest.
Wanneer moet je sprekersinformatie en presentaties opvragen?: Vraag sprekersinformatie bij de uitnodiging op en stel een harde deadline van uiterlijk 7 dagen voor de conferentie. Laat presentaties minimaal 3 werkdagen vooraf binnenkomen, zodat je bestanden en aansluitingen kunt controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniektest van een studieconferentie?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de hoofdzaal en 30 minuten per extra ruimte. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook HDMI-adapters, microfoons, presentaties en de overgang tussen sprekers.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een studieconferentie?: Vraag dieetwensen uit op het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal daarna direct door aan de catering, zodat speciale maaltijden herkenbaar en op tijd beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.