Eine Studienkonferenz Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Studienkonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles ineinandergreift. Beginne mit Datum, Programm und Räumen, bevor du Referierende einlädst und die Anmeldung öffnest. Danach folgen Teilnehmerverwaltung, Verpflegung und die technische Prüfung der Präsentationen. Plane die letzten 48 Stunden für Namensschilder, Zertifikate, Beschilderung, Ausdrucke und einen vollständigen Techniktest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Räume und Säle einteilen
2 Personen
4
Redner einladen
2 Personen
5
Sprecherinformationen sammeln
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbematerial verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Fragen der Teilnehmenden beantworten
12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
13
Präsentationen entgegennehmen
14
Präsentationen prüfen
2 Personen
15
Programm drucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Teilnehmerliste aktualisieren
18
Zertifikate drucken
19
Route und Beschilderung erstellen
20
Technik testen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Buffetmenü vorbereiten
3 Personen
25
Materialien zusammenstellen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
32
Programme bereitlegen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Technik anschließen
3 Personen
35
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
36
Buffet aufbauen
4 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

38
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
40
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
41
Redner betreuen
2 Personen
42
Präsentationen betreuen
2 Personen
43
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
44
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Workshops leiten
6 Personen
49
Buffet wieder auffüllen
3 Personen
50
Abendbuffet servieren
4 Personen
51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
52
Geschirr sammeln
3 Personen
53
Abendsession starten
2 Personen
54
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
55
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
56
Abschluss organisieren
2 Personen
57
Zertifikate verteilen
2 Personen
58
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Technik ausschalten
2 Personen
60
Materialien sortieren
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Buffet abbauen
3 Personen
64
Räume reinigen
4 Personen
65
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
2 Personen
69
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
70
Teilnehmer verabschieden
71
Präsentationen nachbearbeiten
72
Zertifikate digital versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 14
StühleAnz. 90
Registrierungstisch
Rednertisch
Pult
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
AusgabeschalenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
ServierbesteckAnz. 16

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 12
ReferentenschilderAnz. 8
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-BlöckeAnz. 12
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Prüfe dabei, ob für Vortragende, Registrierung, Pausen und Buffet getrennte Bereiche verfügbar sind.
Lade Referierende erst ein, wenn du Zeitfenster und technische Rahmenbedingungen kennst. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und prüfe sie anschließend auf Format, Ton und Seitenverhältnis.
Öffne das Anmeldeformular mit Fragen zu Ernährungswünschen und veröffentliche klare Angaben zu Beginn, Anfahrt und Programm. Aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche, in der letzten Woche täglich.
Teste Beamer, Leinwände, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag im tatsächlichen Saal. Plane für jedes Präsentationsgerät einen passenden Adapter und mindestens ein Ersatzkabel ein.
Berechne Catering und Drucksachen erst anhand der aktuellen Anmeldezahl. Stelle Namensschilder, Programme und Zertifikate am Vortag zusammen und kühle Getränke sowie verderbliche Speisen rechtzeitig vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Studienkonferenz organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referierende und Anmeldung sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Präsentationen der Referierenden anfordern?: Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor der Konferenz an. Prüfe sie innerhalb von 2 Tagen und teste die endgültigen Versionen am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer.
Wie viele Getränke braucht man für eine Studienkonferenz?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Rechne zusätzlich Wasser für die Referierenden und Heißgetränke für die Pausen ein.
Wann müssen Namensschilder und Zertifikate vorbereitet werden?: Bereite beides am Vortag anhand der zuletzt aktualisierten Teilnehmerliste vor. Halte einige leere Namensschilder und mindestens 5 zusätzliche Zertifikate für Nachmeldungen oder Schreibfehler bereit.

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