Cómo organizar una conferencia de estudio sin perder el control
Una conferencia de estudio se organiza mejor en fases: primero cierras la fecha, el programa y el lugar; después confirmas ponentes, asistentes y necesidades técnicas. El trabajo más delicado llega cuando las inscripciones empiezan a cambiar las cantidades de catering, la distribución de salas y los materiales. También conviene fijar plazos para recibir presentaciones y datos dietéticos, porque lo que falta el día anterior suele afectar al registro y a las pausas. Este plan reúne el orden de trabajo completo, desde la primera reserva hasta la preparación del bufé.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Distribuir salas y espacios
2 personas
- 4
Invitar a los ponentes
2 personas
- 5
Recopilar información de los ponentes
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Distribuir material promocional
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Responder preguntas de los participantes
- 12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 13
Recibir presentaciones
- 14
Revisar las presentaciones
2 personas
- 15
Imprimir el programa
- 16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 17
Actualizar la lista de participantes
- 18
Imprimir certificados
- 19
Crear la ruta y la señalización
- 20
Probar la técnica
2 personas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar comida y bebida
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
4 personas
- 24
Preparar el menú del bufé
3 personas
- 25
Reunir los materiales
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 31
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 32
Preparar los programas
2 personas
- 33
Colgar señalización
2 personas
- 34
Conectar la técnica
3 personas
- 35
Preparar las presentaciones
2 personas
- 36
Montar el buffet
4 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 38
Atender la mesa de registro
3 personas
- 39
Recepción de participantes
3 personas
- 40
Presentar la apertura
2 personas
- 41
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 42
Gestionar las presentaciones
2 personas
- 43
Recoger preguntas del público
2 personas
- 44
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Coordinar las sesiones de trabajo
6 personas
- 49
Reponer el bufé
3 personas
- 50
Servir el bufé de cena
4 personas
- 51
Entregar comidas especiales
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
3 personas
- 53
Iniciar la sesión de la tarde
2 personas
- 54
Moderación del panel de debate
3 personas
- 55
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
- 56
Gestionar el cierre
2 personas
- 57
Repartir certificados
2 personas
- 58
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 59
Apagar la técnica
2 personas
- 60
Clasificar los materiales
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Desmontar el bufé
3 personas
- 64
Limpiar las salas
4 personas
- 65
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 66
Cerrar el recinto
2 personas
- 67
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 70
Agradecer a los participantes
- 71
Editar las presentaciones
- 72
Enviar certificados digitalmente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 14
- Sillascant. 90
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Atril
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Termoscant. 6
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 16
Decoración
- Mantelescant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portanombrescant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles para ponentescant. 8
- Pizarras de hojascant. 6
- Bloc de rotafoliocant. 12
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 120
- Bloc de notascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre el cierre de inscripciones y la conferencia para actualizar participantes, preferencias dietéticas, tarjetas de nombre y certificados.
- Pide a cada ponente su presentación, biografía y necesidades técnicas con una fecha límite de 7 días antes. Revisa los archivos en el mismo formato y prueba los vídeos, enlaces y fuentes en el portátil que se utilizará.
- Diseña el recorrido del asistente antes de montar las salas: entrada, mesa de registro, guardarropa, salas y zona del bufé. Coloca la señalización en cada cruce y haz una prueba caminando toda la ruta una vez terminada.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior. Comprueba proyector, pantallas, cables HDMI, adaptadores, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y baterías externas, no solo que los equipos enciendan.
- Calcula el catering con la lista de participantes actualizada y separa las opciones dietéticas antes de preparar el bufé. Enfría comida y bebida con tiempo y comprueba que haya vajilla, cubiertos, tazas, vasos y cucharillas suficientes para cada pausa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de estudio?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, inscripción y más de una sala. Reserva el lugar al principio y fija los plazos de ponentes, promoción, catering y técnica en las primeras 2 semanas.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una conferencia?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes del evento. Así puedes actualizar la lista, preparar tarjetas de nombre y certificados, calcular el catering y separar las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se deben enviar las presentaciones de los ponentes?
- Pide las presentaciones como máximo 7 días antes y revisa cada archivo durante las 48 horas siguientes. Guarda una copia en el portátil de la sala y lleva adaptadores HDMI y un pulsador de presentación de reserva.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa el día anterior y otra comprobación de 30 minutos antes de la llegada de los asistentes. Prueba imagen, sonido, micrófonos, cables, alimentación eléctrica y la presentación de cada ponente.
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