Zo organiseer je een studentenkerstmarkt

Begin met de datum, locatie en begroting voordat je kraamhouders benadert. Teken daarna de marktindeling en controleer meteen vergunningen, stroompunten en veiligheidsroutes. Open vervolgens de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en maak een duidelijke deadline voor definitieve deelname. In de laatste week regel je leveranciers, vrijwilligers, bewegwijzering, wisselgeld en houdbare voorraad. Plan vers inkopen, dranken koelen en hapjes voorbereiden zo laat mogelijk, zodat alles op de marktdag bruikbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Begroting vaststellen
2 personen
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Kraamindeling definitief maken
2 personen
10
Leveranciers reserveren
2 personen
11
Vergunningen controleren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Veiligheidsroutes vastleggen
2 personen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
16
Instructies voor kraamhouders maken
17
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
18
Betaalwijze voor kramen afspreken
2 personen
19
Contant geld voor wisselgeld regelen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
23
Versproducten inkopen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Kerstdecoratie verzamelen
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Stroom en verlengkabels aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Kraamplaatsen markeren
2 personen
35
Kraamhouders ontvangen
2 personen
36
Kraamhouders instrueren
2 personen
37
Verkooptafels inrichten
6 personen
38
Eetkraam inrichten
4 personen
39
Drankpunt inrichten
3 personen
40
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
41
Hapjes uitstallen
3 personen
42
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Entree en informatie bemannen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Warme hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies inzamelen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Tafels schoonhouden
2 personen
55
Toiletten bijvullen
56
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
57
Voorraad controleren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Verkoop afsluiten
3 personen

Nazorg

60
Kraamhouders uitchecken
2 personen
61
Kassa's afsluiten
2 personen
62
Eten en drinken opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Tenten en kramen afbreken
6 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Materialen terugbrengen
4 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Kraamplankenaantal 24
Kraamgewichtenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Contantgeldkassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Wachtgeldbakjesaantal 12
Handkarrenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 18
Prijslijstenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Kleefbandaantal 10
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Poetsdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling uiterlijk één week vooraf definitief. Houd ruimte vrij voor looproutes, veiligheidsuitgangen en kraamgewichten bij partytenten; die worden bij buitenopstellingen vaak te laat geregeld.
Geef kraamhouders minimaal zeven dagen voor de markt hun plek, opbouwtijd, betaalafspraken en instructies. Vermeld ook waar ze stroom mogen gebruiken en welke verlengkabels en stekkerdozen zij zelf moeten meenemen.
Controleer stroompunten voordat je koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en inductiekookplaten tegelijk inzet. Verdeel apparaten over meerdere groepen en leg verlengkabels zo neer dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Maak 48 uur vooraf een aparte controle voor wisselgeld, herbruikbare bekers, koffie- en theeservies, serveermaterialen en koeling. Contant geld en koelboxen worden vaak pas op de ochtend zelf gezocht.
Zet vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur in en geef iedere ploeg een korte schriftelijke instructie. Plan naast opbouw en verkoop ook mensen voor afval, aanvullen, veiligheidscontrole en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenkerstmarkt organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie, begroting en kraamhouders. Reserveer leveranciers en controleer vergunningen bij voorkeur zes weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een studentenkerstmarkt?: Reken op minimaal één vrijwilliger per vijf tot acht kramen tijdens de markt, plus twee mensen voor coördinatie en aanvullen. Plan daarnaast een aparte opbouw- en opruimploeg van vier tot zes personen.
Wanneer moet je de hapjes voor een studentenkerstmarkt maken?: Bereid houdbare onderdelen de dag ervoor en maak of snijd versproducten op de marktdag. Koel dranken uiterlijk vier tot zes uur vooraf en controleer dieetwensen voordat je gaat serveren.
Hoe regel je stroom op een studentenkerstmarkt?: Controleer alle stroompunten minstens twee weken vooraf en maak uiterlijk één week voor de markt een apparatenverdeling. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels alleen op veilige plekken en houd veiligheidsroutes volledig vrij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.