Organiser un marché de Noël étudiant sans rien oublier

Un marché de Noël étudiant repose sur une préparation plus proche d’un petit événement public que d’une simple vente entre étudiants. Commencez par verrouiller la date, le lieu et le budget, puis avancez vers le plan des stands, les exposants et les autorisations. Les points souvent réglés trop tard sont l’alimentation électrique, les besoins alimentaires, la monnaie et la répartition des bénévoles. Ce plan vous permet de suivre la préparation dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des boissons et à la mise en place des stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Finaliser l’agencement des stands
2 personnes
10
Réserver les fournisseurs
2 personnes
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Définir les itinéraires de sécurité
2 personnes
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Préparer les consignes pour les exposants
17
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
18
Convenir du mode de paiement pour les stands
2 personnes
19
Prévoir de la monnaie en espèces
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les denrées non périssables
2 personnes
23
Acheter des produits frais
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Monter les stands et les tentes
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher l’alimentation et les rallonges
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
35
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
36
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
37
Installer les tables de vente
6 personnes
38
Installer le stand de restauration
4 personnes
39
Installer le point boissons
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
42
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Installer la signalisation
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir les amuse-bouches chauds
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Collecter la vaisselle
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Garder les tables propres
2 personnes
55
Réapprovisionner les toilettes
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Vérifier les stocks
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

60
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
61
Fermer les caisses
2 personnes
62
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Rapporter le matériel
4 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Planches de standqté 24
Poids de standqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Caisses de caisse en espècesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Barquettes d’attenteqté 12
Chariots à mainqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 48

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décoration de tableqté 18
Listes de prixqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 10
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le budget et le plan du marché avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez la position des stands, des tables, des tentes, des zones de préparation et des itinéraires de sécurité avant de confirmer trop d’exposants.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis demandez immédiatement les besoins alimentaires et électriques. Gardez au moins une semaine pour traiter les réponses et finaliser l’agencement des stands.
Vérifiez les autorisations et les points d’alimentation avant de réserver les fournisseurs. Les rallonges et multiprises ne remplacent pas une vérification de la puissance disponible pour les machines à café, bouilloires et plaques à induction.
Donnez aux exposants leurs consignes au moins 7 jours avant le marché. Indiquez les horaires d’arrivée, la place attribuée, le mode de paiement des stands, les règles de sécurité et ce qu’ils doivent apporter.
Ne gardez pas les achats pour la veille au soir. Triez les denrées non périssables plusieurs jours avant, achetez les produits frais au plus près de l’événement, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël étudiant ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles, de traiter les inscriptions et de réserver les fournisseurs.
Quand faut-il contacter les exposants du marché de Noël ?: Contactez-les environ 6 semaines avant la date et fixez une clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ensuite le temps de recueillir leurs besoins alimentaires et de finaliser l’emplacement de chaque stand.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché étudiant ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et la circulation, 1 pour les boissons et l’alimentation, et 1 pour la coordination à chaque période de forte activité. Pour une équipe plus grande, établissez des rotations de 2 à 3 heures afin d’éviter les postes laissés sans surveillance.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les denrées non périssables 2 à 4 jours avant, puis les produits frais la veille ou le matin même selon leur conservation. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et vérifiez la chaîne du froid jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.