Einen Studentenweihnachtsmarkt organisieren

Ein Studentenweihnachtsmarkt gelingt, wenn Standplanung, Technik und Helfer früh feststehen. Beginne mit Datum, Ort und Budget, bevor du Stände ausschreibst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Stromplanung und ein genauer Lageplan. In der letzten Woche geht es vor allem um Einkäufe, Kühlung, Wechselgeld und klare Anweisungen für die Standbetreiber.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Budget festlegen
2 Personen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Standaufteilung endgültig festlegen
2 Personen
10
Lieferanten reservieren
2 Personen
11
Genehmigungen prüfen
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Sicherheitsrouten festlegen
2 Personen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
16
Anweisungen für Standbetreiber erstellen
17
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
18
Zahlungsmodalität für Stände vereinbaren
2 Personen
19
Bargeld für Wechselgeld organisieren
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Lagerbestände sortieren
2 Personen
23
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Weihnachtsdekoration sammeln
2 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
28
Gelände kontrollieren
2 Personen
29
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Strom und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Standplätze markieren
2 Personen
35
Standbetreiber empfangen
2 Personen
36
Standbetreiber instruieren
2 Personen
37
Verkaufstische einrichten
6 Personen
38
Essensstand einrichten
4 Personen
39
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
40
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
41
Snacks auslegen
3 Personen
42
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Beschilderung anbringen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

47
Besucher begrüßen
3 Personen
48
Eingang und Information besetzen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Warme Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Geschirr einsammeln
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Tische sauber halten
2 Personen
55
Toiletten auffüllen
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Bestand prüfen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Verkauf abschließen
3 Personen

Nachbereitung

60
Standbetreiber auschecken
2 Personen
61
Kassen abschließen
2 Personen
62
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Gelände reinigen
4 Personen
70
Materialien zurückbringen
4 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
73
Restbestand einlagern
2 Personen
74
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
MessethekenAnz. 24
StandgewichteAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 150
ServierplattenAnz. 150
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
Kassen für BargeldAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 4
WartegeldschalenAnz. 12
HandkarrenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 48

Dekoration

KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischdekorationAnz. 18
PreislisteAnz. 20
WegweiserAnz. 12
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 10
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
PutztücherAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktaufteilung und Standgrößen fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So weißt du, wie viele Marktstände, Klapptische und Stehtische tatsächlich auf die Fläche passen.
Prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und Sicherheitsrouten spätestens vier Wochen vor dem Termin. Plane Verlängerungskabel nicht quer durch Besucherwege und halte Fluchtwege vollständig frei.
Schließe die Standaufteilung mindestens zehn Tage vorher ab und verschicke jedem Betreiber Lageplan, Aufbauzeit, Zahlungsmodalität und kurze Standanweisungen. Änderungen am Veranstaltungstag führen sonst schnell zu Staus.
Teile Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und benenne pro Schicht eine verantwortliche Person. Für Aufbau, Einlass, Nachschub und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten.
Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks erst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher vor. Stelle für Heißgetränke Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gesammelt an einen kontrollierten Küchenbereich.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Studentenweihnachtsmarkt organisieren?: Starte etwa acht bis zehn Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Standaufteilung. Genehmigungen, Lieferanten und Standbetreiber sollten spätestens vier Wochen vor dem Markt bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Studentenweihnachtsmarkt?: Plane mindestens drei Aufgabenbereiche gleichzeitig ein: Aufbau, Betreuung und Nachschub beziehungsweise Abbau. Für kleine Märkte sind pro Schicht meist fünf bis acht Helfer praktikabel; die Schichten sollten etwa zwei bis drei Stunden dauern.
Wann sollte die Standaufteilung endgültig feststehen?: Schließe die Standaufteilung ungefähr zehn Tage vor dem Termin ab. Dann bleiben noch mehrere Tage, um den Lageplan, die Beschilderung und die individuellen Anweisungen zu verschicken.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Studentenweihnachtsmarkt?: Lege das Wechselgeld nach erwarteten Barzahlungen und Standanzahl fest und verteile es in getrennten Kassen. Prüfe den Bedarf spätestens eine Woche vorher und bestätige am Veranstaltungstag, wer welche Kasse übernimmt.

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