Hoe organiseer je een studentenfestival

Een studentenfestival organiseer je door eerst datum, locatie en regels vast te leggen en daarna pas programma, techniek en catering uit te werken. Werk terug vanaf de festivaldag: optredens, materialen, vrijwilligers en communicatie hebben elk een eigen deadline. Controleer vroeg waar stroompunten zijn en wie de apparatuur bedient. In de laatste week draait alles om deelnemersaantallen, dieetwensen, leveringen en het weer. Op de dag zelf heb je vooral een duidelijke opbouwvolgorde en korte communicatielijnen nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en regels controleren
2 personen
3
Festivalprogramma samenstellen
3 personen
4
Muziek en optredens vastleggen
3 personen
5
Reservering van locatie bevestigen
6
Reservering van materialen maken
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media starten
2 personen
10
Posters ophangen
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Programma naar deelnemers sturen
2 personen
14
Leveringen en ophaaltijden bevestigen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
4 personen
19
Dranken en etenswaren koelen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Locatie voorbereiden
4 personen
22
Stroompunten controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
24
Partytenten opzetten
6 personen
25
Podiumzone afzetten
3 personen
26
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
27
Microfoons testen
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Versiering ophangen
4 personen
30
Bar en uitgiftepunt inrichten
4 personen
31
Buffet en hapjes uitstallen
4 personen
32
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
33
Dranken koud zetten
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Informatiebalie inrichten
2 personen

Event

36
Aanmeldbalie bemannen
3 personen
37
Bezoekers ontvangen
4 personen
38
Programma en polsbandjes uitdelen
3 personen
39
Openingswoord verzorgen
40
Optredens begeleiden
2 personen
41
Muziekprogramma afspelen
2 personen
42
Hapjes serveren
4 personen
43
Warme snacks uitgeven
4 personen
44
Dranken serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Koffie en thee bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Vloer en looproutes controleren
2 personen
51
Dieetgerechten apart houden
2 personen
52
Bezoekers informeren over programma
2 personen
53
Laatste optreden aankondigen
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
56
Overgebleven eten verpakken
3 personen
57
Bar en buffet afbouwen
4 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
61
Partytenten afbreken
6 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Materialen retourneren
3 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Bezoekers informeren over gevonden items

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 10
Tafelkleedaantal 16
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Bluetoothportofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Tafeldecoratieaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 300
Herbruikbaar bestekaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Kassalade
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20
Polsbandjesaantal 300
Programmaflyersaantal 300
Naamstickersaantal 300
Pennenaantal 20
Kassablokaantal 4
Boodschappen
Koopbonnenaantal 500
Kassa
Betaalterminalaantal 2
Geldkist
Prikbordenaantal 4
Informatiebordenaantal 6
Pictogrammenaantal 20
Kabelgotenaantal 10
EHBO-dozenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Paraplu'saantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 30
Opbergboxenaantal 8
Verhuisdekensaantal 6
Handwagensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Scheiden-afvalstickersaantal 12
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Leg datum en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen vergunningen, geluidsregels, eindtijden en de beschikbare stroompunten; die bepalen mede welke optredens en apparatuur haalbaar zijn.
Maak het programma uiterlijk 4 weken vooraf rond en stuur het minstens 7 dagen voor het festival naar deelnemers. Vermeld begin- en eindtijden, bereikbaarheid, dieetwensen en wat bezoekers zelf moeten meenemen.
Plan techniek en materiaal niet op dezelfde dag als de opbouw. Bevestig leveringen en ophaaltijden minimaal 1 week vooraf en test speakers, mengpaneel, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste bezoekers komen.
Werk met één coördinator per onderdeel en spreek vaste contactmomenten af. Een groep van 4 tot 6 vrijwilligers per opbouwshift voorkomt dat dezelfde mensen tegelijk tafels klaarzetten, partytenten opbouwen en de podiumzone afzetten.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zet partytenten, verlichting, koelboxen en herbruikbare bekers klaar voordat je decoratie ophangt; zo blijft de basis functioneren als de opbouw uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenfestival organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Regel programma, optredens en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je de laatste maand kunt gebruiken voor communicatie en logistiek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een studentenfestival?: Reken voor een kleinschalig studentenfestival op minimaal 1 coördinator en 4 tot 6 vrijwilligers tijdens de opbouw. Tijdens het festival heb je daarnaast per actief onderdeel minstens 1 aanspreekpunt nodig, bijvoorbeeld voor podium, catering en ontvangst.
Wanneer moet je de vergunningen voor een studentenfestival regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en locatie zijn gekozen, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Sommige meldingen of aanvragen hebben meerdere weken verwerkingstijd; wacht daarom niet tot het programma definitief is.
Wanneer controleer je het weer voor een studentenfestival?: Doe een eerste controle 48 uur vooraf en een tweede 6 uur voor de opbouw. Neem dan de beslissing over partytenten, extra verlichting, bescherming van apparatuur en eventuele wijzigingen in de podiumzone.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.