Organiser un festival étudiant : l’ordre des étapes

Un festival étudiant se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et construire un programme réaliste avant de réserver la technique et le mobilier. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être suivis dans une liste unique. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons, la météo, les horaires de retrait et le plan d’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les permis et les règles
2 personnes
3
Établir le programme du festival
3 personnes
4
Confirmer la musique et les prestations
3 personnes
5
Confirmer la réservation du lieu
6
Réserver le matériel
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
10
Accrocher les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Envoyer le programme aux participants
2 personnes
14
Confirmer les livraisons et les heures de ramassage
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
4 personnes
19
Refroidir les boissons et les aliments
3 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Préparer le lieu
4 personnes
22
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Installer les tentes de fête
6 personnes
25
Balisage de la zone de scène
3 personnes
26
Installer le matériel sonore
3 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Suspendre la décoration
4 personnes
30
Aménager le bar et le point de service
4 personnes
31
Installer le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Installer le comptoir d'information
2 personnes

Événement

36
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Distribuer le programme et les bracelets
3 personnes
39
Faire le discours d’ouverture
40
Accompagner les spectacles
2 personnes
41
Lancer le programme musical
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
4 personnes
43
Servir des snacks chauds
4 personnes
44
Servir les boissons
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Vérifier le sol et les chemins de circulation
2 personnes
51
Garder les plats diététiques à part
2 personnes
52
Informer les visiteurs sur le programme
2 personnes
53
Annoncer le dernier numéro
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
56
Emballer les restes
3 personnes
57
Démonter le bar et le buffet
4 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
61
Démonter les tentes de fête
6 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Retourner les matériels
3 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
69
Informer les visiteurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 10
Nappeqté 16
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable de musique
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Talkies-walkies Bluetoothqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Décoration de tableqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Tiroir-caisse
Cartes de menuqté 8
Cartes des allergènesqté 20
Braceletsqté 300
Flyers du programmeqté 300
Étiquettes nominativesqté 300
Stylosqté 20
Bordereau de caisseqté 4
Courses
Bons d’achatqté 500
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Pictogrammesqté 20
Goulottes de câblesqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Parapluiesqté 4
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30
Boîtes de rangementqté 8
Couvertures de déménagementqté 6
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Autocollants pour tri des déchetsqté 12
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Bloque le lieu et les règles au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Vérifie les permis, les horaires autorisés, les branchements électriques et les contraintes liées au bruit avant d’annoncer la date.
Construis le programme avant de confirmer les prestations. Prévois des horaires précis pour les intervenants, les changements de scène et les pauses, puis envoie la version finale aux participants quelques jours avant l’événement.
Désigne des bénévoles par zone plutôt qu’une équipe sans rôle défini : accueil, scène, restauration, circulation et rangement. Prévois au minimum un responsable identifiable par zone pendant toute la durée du festival.
Arrête la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement. Utilise-la pour vérifier les besoins alimentaires, les quantités de boissons, les gobelets réutilisables et la capacité réelle des tables et des chaises.
Fais l’installation dans un ordre fixe le jour J : alimentation électrique, tentes, tables et chaises, scène et balisage, puis éclairage et décoration. Teste les microphones, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival étudiant ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec lieu, prestations, matériel et autorisations. Commence plus tôt si la date est très demandée ou si plusieurs intervenants doivent être coordonnés.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival étudiant ?: Envoie une première invitation 4 à 6 semaines avant le festival, puis relance 7 à 10 jours avant. Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de finaliser les repas, les boissons et l’organisation des espaces.
Quand vérifier la météo pour un festival étudiant en extérieur ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures et 24 heures avant. À la dernière vérification, confirme l’utilisation des tentes, la protection du matériel électrique et le maintien du programme.
Que faut-il tester avant le début du festival ?: Prévois un test complet 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifie le son, les microphones sans fil, les branchements, l’éclairage, les talkies-walkies et la circulation entre l’accueil, la scène et les espaces de restauration.

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