Studentenfestival organisieren: So gehst du vor

Ein Studentenfestival braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Datum, Ort, Regeln und Programm fest, danach folgen Helfer, Anmeldungen und Technik. Plane die Reservierung der Location und des Materials nicht erst kurz vor dem Termin. In den letzten Tagen zählen Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Lieferzeiten, Wetter und gekühlte Getränke. Am Veranstaltungstag prüfst du zuerst Strom und Technik, bevor Zelte, Tische, Bühne und Absperrungen aufgebaut werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
2 Personen
3
Festivalprogramm zusammenstellen
3 Personen
4
Musik und Auftritte festhalten
3 Personen
5
Reservierung der Location bestätigen
6
Materialreservierung anlegen
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Social-Media-Werbung starten
2 Personen
10
Poster aufhängen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Programm an Teilnehmer senden
2 Personen
14
Lieferungen und Abholzeiten bestätigen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
4 Personen
19
Getränke und Speisen kühlen
3 Personen
20
Materialien abholen
3 Personen
21
Veranstaltungsort vorbereiten
4 Personen
22
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
23
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
24
Partyzelte aufbauen
6 Personen
25
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
26
Tonanlage aufbauen
3 Personen
27
Mikrofone testen
2 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
4 Personen
30
Bar und Ausgabestelle einrichten
4 Personen
31
Buffet und Häppchen anrichten
4 Personen
32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
3 Personen
34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
35
Informationsstand einrichten
2 Personen

Event

36
Anmeldeschalter besetzen
3 Personen
37
Besucher empfangen
4 Personen
38
Programm und Armbänder ausgeben
3 Personen
39
Eröffnungsrede halten
40
Auftritte betreuen
2 Personen
41
Musikprogramm abspielen
2 Personen
42
Snacks servieren
4 Personen
43
Warme Snacks ausgeben
4 Personen
44
Getränke servieren
4 Personen
45
Getränke nachfüllen
3 Personen
46
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
47
Buffet auffüllen
3 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Boden und Laufwege kontrollieren
2 Personen
51
Diätgerichte getrennt halten
2 Personen
52
Besucher über das Programm informieren
2 Personen
53
Letzten Auftritt ankündigen
54
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

55
Tonanlage ausschalten
2 Personen
56
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
57
Bar und Buffet abbauen
4 Personen
58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
60
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
61
Partyzelte abbauen
6 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Location reinigen
5 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Materialien prüfen
2 Personen
66
Materialien zurückgeben
3 Personen
67
Restbestand einlagern
2 Personen
68
Fundsachen sammeln
2 Personen
69
Besucher über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 10
TischdeckeAnz. 16
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Musiklaptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
Bluetooth-FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 150
WimpelkettenAnz. 12
Festival-BannerAnz. 6
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
TischdekorationAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 300
Wiederverwendbares BesteckAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Catering

WasserspenderAnz. 3
GetränkespenderAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
Kassenschale
SpeisekartenAnz. 8
AllergiekärtchenAnz. 20
ArmbänderAnz. 300
ProgrammflyerAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 300
StifteAnz. 20
KassenbonAnz. 4
Einkäufe
KaufbelegeAnz. 500
Kasse
KartenterminalAnz. 2
Geldkassette
PinnwändeAnz. 4
InfotafelnAnz. 6
PiktogrammeAnz. 20
KabelkanäleAnz. 10
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
RegenschirmeAnz. 4
UmkleideracksAnz. 2
KleiderbügelAnz. 30
AufbewahrungsboxenAnz. 8
UmzugsdeckenAnz. 6
TransportwagenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Recycling-AufkleberAnz. 12
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Hausordnung und Stromversorgung. Ohne diese Klärung solltest du weder Auftritte buchen noch Werbung starten.
Stelle das Programm mit Musik und Auftritten zusammen, bevor du Einladungen verschickst. Sende den finalen Ablauf nach der Anmeldung nochmals an alle Teilnehmer, damit Änderungen nicht am Eingang erklärt werden müssen.
Plane Helfer in Schichten statt nur nach Gesamtzahl. Für Aufbau, Einlass, Bühne, Verpflegung und Abbau brauchst du feste Verantwortliche mit Übergabezeiten, besonders bei Funkgeräten und Veranstaltungstechnik.
Bestätige Lieferungen, Abholzeiten und Reservierungen spätestens einige Tage vorher. Getränke und Speisen gehören vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlmöglichkeiten; Ernährungswünsche solltest du bereits mit der Teilnehmerliste abgleichen.
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und lege fest, wo Partyzelte, Buffet, Lautsprecher und Kabel stehen. Am Aufbau-Tag kontrollierst du zuerst Stromanschlüsse und Kabelwege, bevor Tische, Stühle, Beleuchtung und die Absperrung vor der Bühne kommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Studentenfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Programm. Reservierungen für Location, Material und Auftritte sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival bestätigt sein.
Wann soll man die Einladungen für ein Studentenfestival verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vorher und starte die Social-Media-Werbung direkt danach. Bitte 7 bis 10 Tage vor dem Termin um eine verbindliche Anmeldung, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze planen kannst.
Wie viele Helfer braucht ein Studentenfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jeden Bereich: Aufbau, Einlass, Bühne, Verpflegung, Technik und Abbau. Bei wechselnden Schichten solltest du pro Bereich zwei bis drei Personen einteilen, damit niemand den ganzen Tag durchgehend arbeitet.
Was muss man am Tag vor dem Studentenfestival prüfen?: Kontrolliere 24 Stunden vorher Wetter, Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Lieferungen, Abholzeiten und die Einkaufsliste. Lade außerdem Funkgeräte, bestätige die Location und stelle sicher, dass Getränke und Speisen rechtzeitig gekühlt werden können.

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