Zo organiseer je een studentenbarbecue zonder gedoe

Begin met datum, locatie en een realistische gastenlijst. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen, zodat vegetarische porties en andere alternatieven niet op het laatste moment geregeld hoeven worden. Reserveer barbecue, koeling en partytenten ruim vooraf en controleer enkele dagen voor het feest de weersvoorspelling. Op de dag zelf werk je van inrichting naar eten: eerst tafels, stoelen en tenten, daarna de barbecue, buffetten, gekoelde dranken en voorbereiding van vlees, groenten en salades.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Barbecue en koeling reserveren
7
Partytenten reserveren
8
Weersvoorspelling controleren
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Boodschappen koel opslaan
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Tafels opstellen
3 personen
14
Stoelen plaatsen
2 personen
15
Partytenten opbouwen
4 personen
16
Barbecue veilig opstellen
2 personen
17
Verlichting ophangen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Buffettafels inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
22
Vlees en vegetarisch eten portioneren
2 personen
23
Kruiden en sauzen klaarzetten
24
Koffie- en theepunt inrichten
25
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Dranken serveren
2 personen
28
Barbecue aansteken
2 personen
29
Barbecuegerechten grillen
3 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afvalbakken legen
33
Koffie en thee bijvullen
34
Barbecue uitdoven
2 personen

Nazorg

35
Servies verzamelen
2 personen
36
Afval sorteren
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Meubilair afbreken
3 personen
40
Partytenten afbreken
4 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze speakersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de barbecue. Zo heb je tijd om de definitieve gastenlijst en dieetwensen te verwerken.
Reserveer barbecue, gasflessen, koelboxen en partytenten zodra datum en locatie vaststaan. Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf of alles beschikbaar is en of je genoeg verlengsnoeren en stekkerdozen hebt.
Plan de inrichting vóór de boodschappen: zet de barbecue op veilige afstand van tentdoeken en looproutes, en plaats buffettafels zo dat gasten niet voor de grill in de rij staan.
Zet dranken minimaal 2 uur voor de start koud. Houd vlees, vegetarische producten en salades gescheiden in koelboxen en bereid groenten en sauzen vooraf, zodat je tijdens het grillen niet hoeft te snijden.
Maak een weerplan uiterlijk 48 uur vooraf. Bouw partytenten op als bescherming tegen zon of regen, zorg voor verlichting zodra het donker wordt en zet afvalbakken op minstens 2 zichtbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren organiseer je een studentenbarbecue?: Leg datum en locatie minimaal 3 weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest, zodat je boodschappen en porties kunt aanpassen.
Hoeveel barbecuevlees heb je nodig per student?: Reken op ongeveer 300 tot 400 gram vlees en vegetarische producten per persoon als er ook salades, brood en bijgerechten zijn. Reserveer voor vegetarische gasten aparte porties en bereid die niet op hetzelfde rooster zonder duidelijke scheiding.
Wanneer zet je drankjes koud voor een barbecue?: Zet bier, frisdrank en andere dranken minstens 2 uur voor aanvang in koelboxen of koeling. Vul tijdens het feest bij in kleine hoeveelheden, zodat niet alles tegelijk warm wordt.
Wanneer controleer je het weer voor een studentenbarbecue?: Controleer de weersvoorspelling 3 dagen vooraf en nogmaals 48 uur voor de start. Beslis dan of je partytenten, extra verlichting en een aangepaste indeling nodig hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.