Zo organiseer je een strijkersconcert

Begin met de concertdatum en locatie; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor musici, repertoire en praktische voorbereiding. Bevestig daarna de bezetting en bestel de partijen, zodat repetities ruim op tijd kunnen starten. Werk vervolgens aan publiekswerving, aanmeldingen en de definitieve zaalindeling. In de laatste week regel je catering, programmaboekjes, parkeerinformatie en vrijwilligers. Op de concertdag draait alles om een korte technische controle, een geopende zaal en duidelijke taken bij entree en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Concertdatum vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Musici bevestigen
2 personen
5
Repertoire en partijen bestellen
6
Repetitieruimte reserveren
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Concert online publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers inplannen
2 personen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Programma definitief maken
2 personen
15
Programmaboekje opmaken
16
Programmaboekjes printen
2 personen
17
Catering reserveren
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Instrumenten en partijen verzamelen
3 personen
21
Locatiesleutels ophalen
22
Zaal openen
2 personen
23
Toiletten controleren
24
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
25
Stoelen voor publiek opstellen
4 personen
26
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
27
Musiciopstelling uitzetten
3 personen
28
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
29
Stoelen voor musici plaatsen
3 personen
30
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
31
Verlichting controleren
2 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Instrumenten stemmen
4 personen
34
Partijen op lessenaars leggen
3 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

39
Entreebalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Programma's uitdelen
2 personen
42
Garderobe begeleiden
2 personen
43
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
44
Concert openen
45
Concertprogramma uitvoeren
15 personen
46
Pauzedrankjes serveren
4 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Zaal opnieuw laten plaatsnemen
3 personen
50
Tweede concertdeel uitvoeren
15 personen
51
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
52
Nazit en ontmoeting begeleiden
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies afruimen
3 personen
55
Musici uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Instrumenten inpakken
4 personen
57
Muzieklessenaars verzamelen
3 personen
58
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Musiciestoelenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Dirigentenlessenaar
Muzieklessenaarsaantal 18

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Taartvorkjesaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtkabelsaantal 4

Decoratie

Concertpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de bezetting vroeg vast en bestel repertoire en partijen zodra het programma voorlopig is. Reserveer ook een repetitieruimte; zonder vaste repetitiemomenten schuift de muzikale voorbereiding snel op.
Maak het programma uiterlijk enkele dagen vóór het concert definitief. Pas daarna kun je het programmaboekje opmaken en printen zonder dat namen, volgorde of speelduur nog veranderen.
Plan de publiekslogistiek apart van de muziek: verstuur parkeerinformatie vóór de concertdag en zet entree, bewegwijzering en garderobe klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Tel voor de zaalindeling niet alleen publieksstoelen, maar ook musiciestoelen, muzieklessenaars en ruimte voor een dirigentenlessenaar. Controleer de opstelling tijdens een repetitie in de concertzaal als dat kan.
Test microfoons, speakers, mengpaneel en kabels vóór de zaal opengaat. Leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape op één vaste plek; ontbrekende aansluitingen worden anders vaak pas bij de soundcheck ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strijkersconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en musici. Plan repertoire, partijen en repetitieruimte daarna direct, zodat er nog tijd is voor wijzigingen in de bezetting.
Wanneer moet het programma van een strijkersconcert definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 7 dagen voor het concert definitief. Houd daarna nog enkele dagen over voor het opmaken en printen van programmaboekjes en het versturen van de laatste praktische informatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een strijkersconcert?: Reken minimaal op 1 persoon voor entree en aanmeldingen, 1 voor zaal en garderobe en 1 voor catering. Bij meer dan ongeveer 50 bezoekers is een extra ontvangst- of publieksbegeleider praktisch.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een strijkersconcert?: Plan minimaal 2 uur vóór aanvang voor het openen van de zaal, de controle van toiletten en techniek en het plaatsen van stoelen en bewegwijzering. Musici hebben daarna tijd nodig om instrumenten, partijen en lessenaars klaar te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.