Ein Streichkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Streichkonzert entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Konzerttag. Zuerst sicherst du Termin, Saal und Musiker, danach folgen Programm, Noten, Proben und Einladungen. Plane außerdem früh, wie Publikum, Instrumente, Partituren und Technik am Veranstaltungsort ankommen. Viele kleine Aufgaben werden erst am Konzerttag sichtbar: Schlüssel, Beschilderung, Sitzplätze, Wasser für die Musiker und ein klarer Ablauf für Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Konzerttermin festlegen
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Musiker bestätigen
2 Personen
- 5
Repertoire und Partituren bestellen
- 6
Proberaum reservieren
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Konzert online veröffentlichen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 13
Parkinformationen versenden
- 14
Programm finalisieren
2 Personen
- 15
Programmheft gestalten
- 16
Programmhefte drucken
2 Personen
- 17
Catering reservieren
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Instrumente und Partituren einsammeln
3 Personen
- 21
Standortschlüssel abholen
- 22
Saal öffnen
2 Personen
- 23
Toiletten kontrollieren
- 24
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 25
Stühle für das Publikum aufstellen
4 Personen
- 26
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 27
Musikeraufstellung festlegen
3 Personen
- 28
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 29
Stühle für Musiker aufstellen
3 Personen
- 30
Dirigentenpult aufstellen
2 Personen
- 31
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 32
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 33
Instrumente stimmen
4 Personen
- 34
Partituren auf Pulte legen
3 Personen
- 35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 38
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Event
- 39
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Programme ausgeben
2 Personen
- 42
Garderobe betreuen
2 Personen
- 43
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
- 44
Konzert eröffnen
- 45
Konzertprogramm durchführen
15 Personen
- 46
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Saal erneut platznehmen lassen
3 Personen
- 50
Zweiten Konzertteil aufführen
15 Personen
- 51
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 52
Nachgespräch und Austausch begleiten
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Geschirr abräumen
3 Personen
- 55
Musiker verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Instrumente einpacken
4 Personen
- 57
Musikpulte sammeln
3 Personen
- 58
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Saal reinigen
4 Personen
- 63
Toiletten reinigen
2 Personen
- 64
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 65
Materialien prüfen
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 120
- MusikerstühleAnz. 20
- KlappischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- Dirigentenpult
- NotenpulteAnz. 18
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- TortengabelnAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
- WasserkaraffenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichtkabelAnz. 4
Dekoration
- KonzertplakateAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Konzertsaal und den Proberaum, bevor du Einladungen verschickst. Kläre dabei auch, wann du den Schlüssel abholen und den Saal öffnen kannst.
- Bestätige die Musiker erst schriftlich und bestelle Repertoire und Partituren mit ausreichend Vorlauf. Plane mindestens einen festen Termin für die Probe und halte eine aktuelle Besetzungsliste bereit.
- Verschicke Einladungen und Parkinformationen zusammen. Bearbeite Anmeldungen laufend und notiere Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert, damit das Catering angepasst werden kann.
- Finalisiere das Programm, bevor du das Programmheft gestaltest und drucken lässt. Eine letzte Änderung kurz vor dem Druck führt sonst schnell zu falschen Titeln oder einer unvollständigen Reihenfolge.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Musikerstühle, Notenpulte und Dirigentenpult zuerst ausrichten, danach Publikumssitze und Beschilderung aufstellen. Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Streichkonzert organisieren?
- Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Saal und Musikerbesetzung. Programm, Partituren und Proben lassen sich danach verbindlich planen.
- Wie viele Proben braucht ein Streichkonzert?
- Plane mindestens eine gemeinsame Probe und eine kurze Generalprobe am Konzerttag ein. Bei neuem oder anspruchsvollem Repertoire sind zwei bis drei zusätzliche Proben sinnvoll.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Konzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 14 Tagen, damit Sitze, Catering und Helfer realistisch geplant werden können.
- Was muss am Konzerttag zuerst erledigt werden?
- Hole zuerst den Standortschlüssel ab und öffne den Saal, idealerweise 90 bis 120 Minuten vor dem Einlass. Kontrolliere dann Toiletten und Raum, stelle Bühne und Publikumssitze auf und teste die Technik.
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