Comment organiser un concert de cordes sans rien oublier

Un concert de cordes se prépare dans un ordre précis : bloquer la date et la salle, confirmer les musiciens, puis construire le programme et les répétitions. Les partitions, l’accueil du public et les besoins techniques doivent être réglés avant les dernières semaines. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, le parking, les bénévoles et le catering. Ce plan vous aide à répartir les 67 tâches et à vérifier les 41 éléments nécessaires le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du concert
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Confirmer les musiciens
2 personnes
5
Commander les partitions et les parties
6
Réserver la salle de répétition
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le concert en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les infos de parking
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Mettre en page le programme
16
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
17
Réserver le catering
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler les instruments et les partitions
3 personnes
21
Récupérer les clés du lieu
22
Ouvrir la salle
2 personnes
23
Vérifier les toilettes
24
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
25
Installer les chaises pour le public
4 personnes
26
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
27
Mettre en place l’installation des musiciens
3 personnes
28
Installer les pupitres
3 personnes
29
Installer les chaises pour les musiciens
3 personnes
30
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
31
Vérifier l'éclairage
2 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Accorder les instruments
4 personnes
34
Placer les partitions sur les pupitres
3 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les livrets de programme
2 personnes

Événement

39
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Guider le vestiaire
2 personnes
43
Accompagner le public à la salle
3 personnes
44
Ouvrir le concert
45
Exécuter le programme du concert
15 personnes
46
Servir les boissons de la pause
4 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Faire réinstaller la salle
3 personnes
50
Interpréter la deuxième partie du concert
15 personnes
51
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
52
Coordonner le débriefing et la rencontre
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
55
Faire ses adieux aux musiciens
2 personnes

Suivi

56
Emballer les instruments
4 personnes
57
Rassembler les pupitres de musique
3 personnes
58
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer la salle
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Démonter la sono
2 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises de musiciensqté 20
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Pupitre de chef d’orchestre
Pupitres de musiqueqté 18

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Câbles d'éclairageqté 4

Décoration

Affiches de concertqté 12
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, la salle et le programme : confirmez les musiciens avant de commander les partitions et les parties, car chaque changement peut entraîner de nouveaux achats ou envois.
Réservez la salle de répétition dès que les instrumentistes sont confirmés. Gardez au moins une répétition planifiée avant le concert pour vérifier les pupitres, les chaises et les partitions.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver le catering. Faites un point sur les réponses environ 7 jours avant le concert.
Préparez l’accueil la veille : signalisation, informations de parking, liste des bénévoles, tables et chaises doivent être définies avant la récupération des clés. Le jour même, ouvrez la salle assez tôt pour vérifier les toilettes et l’entrée.
Faites un contrôle technique avant l’arrivée du public : testez les microphones, haut-parleurs, pieds de micro, rallonges, multiprises et table de mixage. Gardez du ruban gaffer à portée de main pour sécuriser les câbles.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert de cordes ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation de la salle, la fixation de la date, le programme et la confirmation des musiciens.
Quand envoyer les invitations pour un concert de cordes ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant l’événement afin de finaliser les inscriptions, les besoins alimentaires et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Ce délai permet d’ouvrir la salle, vérifier les toilettes, installer la signalisation, placer les chaises et tester le matériel audio.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de cordes ?: Vérifiez les partitions, les instruments, les clés de la salle, le programme imprimé et la liste des bénévoles. Contrôlez aussi le catering et préparez le matériel d’accueil pour éviter les recherches de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.