Zo organiseer je een streetfoodfestival

Begin niet met het menu, maar met datum, locatie en de praktische grenzen van het terrein. Daarna leg je vergunningen, foodtrucks, kramen, entertainment, stroom, toiletten en afval vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, publiceer menu en prijzen en maak een plattegrond waarop bezoekers, leveranciers en kabelroutes elkaar niet hinderen. De meeste problemen ontstaan wanneer leveringen, koeling en opbouw pas op de festivaldag worden afgestemd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Foodtrucks en kramen boeken
2 personen
4
Muziek en entertainment reserveren
5
Leveranciersafspraken bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Plattegrond van terrein maken
2 personen
9
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
10
Afvalinzameling afspreken
11
Toiletten en handwas regelen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Menu en prijzen publiceren
2 personen
15
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
16
Leveringen en tijden bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Boodschappen koel opslaan
2 personen
20
Drank en ijs ophalen
2 personen
21
Terrein markeren
3 personen
22
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Foodtrucks ontvangen
2 personen
25
Kramen opstellen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Menuborden plaatsen
2 personen
30
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
31
Koelboxen vullen
3 personen
32
Ingrediënten voorbereiden
6 personen
33
Sauzen en toppings klaarzetten
3 personen
34
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
35
Afvalpunten inrichten
2 personen
36
Handwaspunten vullen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
39
Leveranciersbriefing geven
2 personen

Event

40
Entree en informatiebalie bemannen
2 personen
41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Eetpunten bedienen
8 personen
43
Gerechten uitgeven
6 personen
44
Dranken serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
IJs bijvullen
2 personen
47
Buffet en tafels schoonhouden
3 personen
48
Afvalbakken legen
3 personen
49
Servies inzamelen
3 personen
50
Voorraad controleren
2 personen
51
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
52
Gasten informeren over programma
53
Lichtsterkte controleren
54
Laatste bestellingen verwerken
6 personen
55
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

56
Foodtrucks afsluiten
4 personen
57
Eten veilig koelen
3 personen
58
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
59
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
60
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Koelmiddelen en voorraad opruimen
2 personen
64
Geleende spullen controleren
2 personen
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Foodtrucks uitzwaaien
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
69
Facturen en emballage afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Marktkramenaantal 6
Parasolsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbare kommenaantal 160
Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 20
Tangetjesaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Mobiele pinapparatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Gasflessenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koksmesaantal 8
Mengkommenaantal 10
Maatbekersaantal 6
Keukentangenaantal 12
Bakplatenaantal 8
Bakken met dekselsaantal 30
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 4
Voedselthermometersaantal 4
Dispenserverpakkingenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Stoepbordenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 8
Sponzenaantal 12
Vaatborstelsaantal 8
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de terreinindeling zodra de foodtrucks en kramen zijn geboekt. Reserveer vaste plekken voor stroom, toiletten, handwas, afval en wachtrijen en houd kabelroutes vrij van loop- en werkzones.
Bevestig leveranciersafspraken uiterlijk één week vooraf opnieuw. Vraag per leverancier naar aankomsttijd, benodigde stroom, gasflessen, opstelruimte en de manier waarop laden en lossen gebeurt.
Verzamel dieetwensen vóór je menu en prijzen publiceert. Geef per gerecht duidelijk aan welke opties vegetarisch, veganistisch of allergenenvrij zijn en leg wijzigingen vast bij de betreffende foodtruck.
Maak een aparte opbouwplanning voor de festivaldag. Laat terreinmarkering, stroomvoorziening, tenten, tafels en kramen eerst klaarzetten; ontvang daarna foodtrucks en controleer pas vervolgens koeling, warmhoudbakken en mobiele pinapparaten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bepaal vooraf waar partytenten, parasols, koelboxen en extra tafels komen en wie bij regen of harde wind de beslissing neemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een streetfoodfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het boeken van foodtrucks. Plan de laatste week voor bevestigingen, dieetwensen, leveringen, vrijwilligers en het weer.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een streetfoodfestival?: Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van snelheid en menu. Voor 300 bezoekers kom je dus uit op ongeveer 3 tot 4 trucks; spreid gerechten over verschillende keukens.
Wanneer regel je stroom en kabels voor een streetfoodfestival?: Bepaal de stroompunten en kabelroute zodra de plattegrond klaar is, bij voorkeur minstens 2 weken vooraf. Controleer per truck en kraam het benodigde vermogen en sluit verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels pas aan nadat de route is afgezet.
Wat moet je op de dag van een streetfoodfestival als eerste doen?: Begin 3 tot 4 uur voor opening met terrein markeren, stroom aansluiten en partytenten, tafels en kramen opbouwen. Ontvang daarna de foodtrucks, controleer koeling en warmhoudapparatuur en geef vrijwilligers hun post en planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.