Organiser un festival de street food, étape par étape

Un festival de street food se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et capacité d’accueil doivent être fixés avant de contacter les prestataires. Réserve ensuite les food trucks, les stands, la musique et les animations, puis construis un plan du site avec les flux du public, l’électricité, les déchets et les toilettes. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les horaires, la météo, les livraisons et les besoins alimentaires des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Réserver des food trucks et des stands
2 personnes
4
Réserver la musique et les animations
5
Confirmer les accords avec les fournisseurs
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Créer le plan du site
2 personnes
9
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
10
Organiser la collecte des déchets
11
Prévoir les toilettes et le lavage des mains
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier le menu et les prix
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les livraisons et les horaires
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
3 personnes
19
Stocker les courses au frais
2 personnes
20
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
21
Délimiter le terrain
3 personnes
22
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Accueillir les food trucks
2 personnes
25
Monter les stands
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer les panneaux du menu
2 personnes
30
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
31
Remplir les glacières
3 personnes
32
Préparer les ingrédients
6 personnes
33
Préparer les sauces et garnitures
3 personnes
34
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Remplir les points de lavage des mains
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
39
Faire le briefing des fournisseurs
2 personnes

Événement

40
Assurer l'entrée et le comptoir d'information
2 personnes
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Servir les points de restauration
8 personnes
43
Servir les plats
6 personnes
44
Servir les boissons
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner la glace
2 personnes
47
Garder le buffet et les tables propres
3 personnes
48
Vider les poubelles
3 personnes
49
Collecter la vaisselle
3 personnes
50
Vérifier les stocks
2 personnes
51
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
52
Informer les invités du programme
53
Vérifier l'intensité lumineuse
54
Traiter les dernières commandes
6 personnes
55
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

56
Fermer les food trucks
4 personnes
57
Refroidir les aliments en toute sécurité
3 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Nettoyer le site
5 personnes
63
Ranger les produits réfrigérants et les stocks
2 personnes
64
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
65
Retourner les matériels
2 personnes
66
Ranger les foodtrucks
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Faire don des restes ou les évacuer
2 personnes
69
Gérer les factures et les consignes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Stands de marchéqté 6
Parasolsqté 4
Nappesqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 220
Bols réutilisablesqté 160
Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 250
Louchesqté 20
Pincesqté 20

Équipement

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Bouteilles de gazqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteau de chefqté 8
Saladiersqté 10
Verres doseursqté 6
Pinces de cuisineqté 12
Plaques de cuissonqté 8
Bacs avec couverclesqté 30
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 4
Thermomètres alimentairesqté 4
Emballages pour distributeurqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Chevalets de trottoirqté 4
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 8
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 8
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et les autorisations : prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les accords nécessaires et confirmer les fournisseurs.
Dimensionne les stands selon le nombre de participants, puis publie le menu et les prix avant l’ouverture des inscriptions. Demande les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement.
Dessine le plan du site avant de louer le matériel : réserve des zones séparées pour les food trucks, les tables, les files d’attente, les toilettes, le lavage des mains et la collecte des déchets.
Traite l’électricité comme un point critique : indique sur le plan les prises, les rallonges et le chemin des câbles, puis vérifie la puissance requise avec chaque stand au moins une semaine avant.
La veille, confirme chaque livraison et chaque horaire, stocke les achats au frais et récupère les boissons et la glace. Le jour même, délimite le terrain avant l’arrivée des food trucks et garde une personne responsable de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de street food ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de demander les autorisations, réserver les food trucks et animations, ouvrir les inscriptions et finaliser le plan du site.
Quand réserver les food trucks pour un festival de street food ?: Réservez-les au moins 6 semaines à l’avance, surtout si plusieurs stands doivent être présents le même jour. Confirmez ensuite les accords, les horaires d’arrivée et les besoins électriques 7 jours avant.
Combien de toilettes prévoir pour un festival de street food ?: Comptez au minimum 1 toilette pour 50 personnes attendues, puis ajoutez une solution accessible. Vérifiez aussi les points de lavage des mains et leur emplacement avant de publier le plan du site.
Quand fermer les inscriptions à un festival de street food ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de transmettre un nombre fiable aux stands et d’anticiper les besoins alimentaires. Gardez ensuite une liste des inscrits et des allergies signalées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.