So organisierst du ein Streetfood-Festival
Ein Streetfood-Festival steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst legst du Datum und Gelände fest, klärst Genehmigungen und buchst Foodtrucks, Marktstände sowie Unterhaltung. Danach folgen Anmeldungen, Geländeplan, Strom, Toiletten, Müll und die Abstimmung aller Lieferzeiten. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Aufbauzeiten, gekühlte Einkäufe, funktionierende Kartenzahlung und einen Plan für schlechtes Wetter.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Foodtrucks und Stände buchen
2 Personen
- 4
Musik und Unterhaltung buchen
- 5
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Geländeplan erstellen
2 Personen
- 9
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
- 10
Müllabholung vereinbaren
- 11
Toiletten und Handwaschplätze organisieren
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Menü und Preise veröffentlichen
2 Personen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Lieferungen und Zeiten bestätigen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Einkäufe kühl lagern
2 Personen
- 20
Getränke und Eis holen
2 Personen
- 21
Gelände markieren
3 Personen
- 22
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 24
Foodtrucks empfangen
2 Personen
- 25
Stände aufbauen
4 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Menütafeln aufstellen
2 Personen
- 30
Kassen- und Bezahlstationen testen
2 Personen
- 31
Kühlboxen füllen
3 Personen
- 32
Zutaten vorbereiten
6 Personen
- 33
Saucen und Toppings bereitstellen
3 Personen
- 34
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 35
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 36
Handwaschstationen auffüllen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 39
Lieferantenbriefing geben
2 Personen
Event
- 40
Eingangs- und Infotheke besetzen
2 Personen
- 41
Gäste empfangen
3 Personen
- 42
Essensstände betreuen
8 Personen
- 43
Gerichte ausgeben
6 Personen
- 44
Getränke servieren
4 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 46
Eis nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet und Tische sauber halten
3 Personen
- 48
Mülleimer leeren
3 Personen
- 49
Geschirr einsammeln
3 Personen
- 50
Bestand prüfen
2 Personen
- 51
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
- 52
Gäste über das Programm informieren
- 53
Lichtstärke prüfen
- 54
Letzte Bestellungen bearbeiten
6 Personen
- 55
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Foodtrucks schließen
4 Personen
- 57
Speisen sicher kühlen
3 Personen
- 58
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
- 59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 60
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 62
Gelände reinigen
5 Personen
- 63
Kühlmittel und Vorräte aufräumen
2 Personen
- 64
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 65
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Foodtrucks verabschieden
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Reste spenden oder entsorgen
2 Personen
- 69
Rechnungen und Pfand abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- MarktständeAnz. 6
- SonnenschirmeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 20
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 220
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 160
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- WeingläserAnz. 80
- BestecksetsAnz. 250
- ServierlöffelAnz. 20
- ZangenAnz. 20
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- GasflaschenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 12
- KochmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 10
- MessbecherAnz. 6
- KüchenzangenAnz. 12
- BackblecheAnz. 8
- Behälter mit DeckelnAnz. 30
- AluminiumfolieAnz. 6
- FrischhaltefolieAnz. 4
- LebensmittelthermometerAnz. 4
- SpenderverpackungenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- MenükartenAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 8
- AufstellerAnz. 4
- PfeiltafelnAnz. 12
- TischnummernAnz. 20
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LaternenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- AbfallgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 8
- SchwämmeAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 8
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 8
- HandtuchspenderAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage Genehmigungen frühzeitig und rechne mit mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf. Kläre dabei auch, ob Strom, Gasflaschen, Musik und der Verkauf von Speisen gesondert gemeldet werden müssen.
- Buche Foodtrucks und Stände nicht erst nach dem Einladungsversand. Für ein abwechslungsreiches Angebot sind mindestens 3 bis 4 Wochen Vorlauf sinnvoll; veröffentliche anschließend Menü und Preise, damit Gäste ihre Ernährungswünsche angeben können.
- Zeichne den Geländeplan spätestens 10 Tage vorher. Markiere Standplätze, Stromanschlüsse, Kabelwege, Toiletten, Handwaschplätze, Zelte, Sitzbereiche und die Zufahrt für Lieferungen.
- Bestätige Lieferungen und Aufbauzeiten 48 Stunden vor dem Festival noch einmal mit jedem Anbieter. So weißt du, wann Foodtrucks eintreffen, wer Marktstände aufbaut und welche Anschlüsse benötigt werden.
- Plane Kühlung und Wetter nicht für den letzten Moment. Lagere Einkäufe erst kurz vor dem Festival in Kühlboxen, hole Getränke und Eis am selben Tag und stelle Partyzelte, Sonnenschirme sowie Kabeltrommeln vor Beginn des Aufbaus bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Streetfood-Festival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Foodtrucks, Unterhaltung und Toiletten solltest du idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin buchen.
- Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Streetfood-Festival?
- Plane bei bis zu 100 Gästen mindestens 3 bis 4 unterschiedliche Anbieter ein. Rechne zusätzlich mit einem Getränkepunkt und berücksichtige vegetarische, vegane sowie weitere angemeldete Ernährungswünsche.
- Wann sollte man den Geländeplan für ein Streetfood-Festival erstellen?
- Erstelle den Plan spätestens 10 Tage vor dem Festival und bestätige ihn 48 Stunden vorher mit allen Lieferanten. Stromanschlüsse, Kabelwege, Zufahrt, Toiletten und Fluchtwege müssen vor dem Aufbau feststehen.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Streetfood-Festival?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe Eis und gekühlte Getränke am Veranstaltungstag und halte zusätzlich Wasser bereit.
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