Zo organiseer je een straattheaterfestival

Begin een straattheaterfestival niet met artiesten boeken, maar met de straatindeling en de randvoorwaarden. Leg eerst de datum en speelplekken vast, controleer welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn en werk daarna het programma uit. Houd per locatie rekening met publieksstromen, geluid, stroom en een plan voor regen. Pas wanneer de basis staat, regel je uitnodigingen, drukwerk, materialen en de laatste bevestigingen aan artiesten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Straatlocaties selecteren
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Artiesten benaderen
2 personen
5
Artiesten contracteren
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Speelplekken indelen
2 personen
8
Publieksroutes uitwerken
2 personen
9
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
10
Verkeersmaatregelen aanvragen
11
Artiesteninformatie versturen
12
Uitnodigingen ontwerpen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Festival online publiceren
15
Aanmeldingen verwerken
16
Dieetwensen verzamelen
17
Reserveringen maken
18
Drukwerk bestellen
19
Verhuurmaterialen reserveren
20
EHBO-middelen controleren
21
Weersverwachting controleren
22
Artiestenbevestiging versturen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Drukwerk sorteren
2 personen
26
Artiestenmappen klaarleggen
2 personen
27
Routeborden voorbereiden
2 personen
28
Verkeershekken klaarzetten
3 personen
29
Speelvlakken markeren
3 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Infopunten inrichten
2 personen
34
Techniek per speelplek testen
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
39
Catering voorbereiden
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Programmafolders uitdelen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

44
Infopunten bemannen
4 personen
45
Publiek verwelkomen
4 personen
46
Programmawijzigingen communiceren
47
Artiesten naar speelplek begeleiden
2 personen
48
Speelplekken vrijhouden
4 personen
49
Optredens aankondigen
50
Publieksstromen begeleiden
4 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Speelplekken opruimen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Slechtweermaatregelen uitvoeren
4 personen
58
Eerste hulp verlenen
2 personen
59
Gevonden voorwerpen registreren
60
Laatste optreden aankondigen
61
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
62
Artiesten uitzwaaien
2 personen
63
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

64
Verlichting uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Verkeershekken verwijderen
3 personen
69
Apparatuur inpakken
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Servies afwassen
2 personen
73
Koelboxen leegmaken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen afhandelen
78
Restanten voedsel bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Accuspeakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpanelenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare accu'saantal 12
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoonsaantal 2
Zaklampenaantal 8
Handkarrenaantal 3
Verkeershekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Podiumdelen

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Lampstatievenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalvlaggenaantal 30
Ballonnenbogenaantal 4
Pijlbordenaantal 16
Programmaklemmenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Grondpennenaantal 40
Spanbandenaantal 16
Gewichten voor tentenaantal 16
Stoepkrijtaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 30
Serveerbladenaantal 12
Handwasdispensersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiedispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Zakverbandenaantal 4
Warmtedekensaantal 6
Brandblussersaantal 4
Nooddekensaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan speelplekken op basis van publiekscapaciteit en looproutes. Laat tussen twee voorstellingen minstens 15 minuten uitloop, zodat publiek veilig kan doorstromen en een optreden niet direct het volgende blokkeert.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan. Neem minimaal 8 weken vóór de festivaldatum contact op met de gemeente; afsluitingen, geluid en gebruik van de openbare ruimte kunnen extra doorlooptijd vragen.
Maak per speelplek een aparte techniekkaart met stroompunt, kabelroute, geluidsniveau en opbouwtijd. Reken voor een locatie met microfoons en speakers minstens 60 minuten voor opbouw en test.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf met adres, aankomsttijd, parkeerinstructies, speelduur en contactpersoon. Verstuur 3 tot 5 dagen voor het festival nog een korte bevestiging met de actuele weersverwachting.
Loop de publieksroute één week vooraf fysiek na en controleer pijlborden, afzetlint, kabelmatten en verlichting. Neem voor elke buitenlocatie een regenvariant mee, inclusief partytenten en een beslissingstijdstip voor aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straattheaterfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 maanden van tevoren met datum, locaties en artiesten. Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen minimaal 8 weken vooraf aan en leg het programma uiterlijk 6 weken voor het festival vast.
Hoeveel artiesten heb je nodig voor een straattheaterfestival?: Dat hangt af van het aantal speelplekken en rondes. Als drie locaties elk vier voorstellingen op één dag krijgen, heb je minimaal 12 speelblokken nodig; plan daarnaast tijd voor opbouw, verplaatsing en uitloop.
Hoe maak je een veilige publieksroute voor straattheater?: Houd doorgaande looproutes vrij en scheid wachtrijen, speelvlakken en verkeersstromen met duidelijke pijlborden en afzetlint. Controleer de route minstens één week vooraf en opnieuw op de festivaldag, vooral bij kabels, donkere hoeken en smalle straten.
Wat regel je voor regen tijdens een straattheaterfestival?: Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf welke voorstellingen naar een beschutte plek kunnen en wie de beslissing neemt. Controleer de weersverwachting opnieuw 3 uur voor aanvang en houd per buitenlocatie een partytent, verlichting en droge opslag voor materialen beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.