Cómo organizar un festival de teatro callejero

Un festival de teatro callejero se organiza empezando por el espacio y la seguridad, no por la decoración. Primero fija la fecha, selecciona las ubicaciones y solicita los permisos necesarios; después confirma artistas, programa y recorridos del público. Cuando el plan esté cerrado, coordina tráfico, sonido, zonas de juego, comunicación y suministros. Esta guía te ayuda a ordenar las 78 tareas y a evitar los retrasos que suelen aparecer durante la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del festival
2 personas
2
Seleccionar ubicaciones en la calle
2 personas
3
Solicitar permisos
4
Contactar con los artistas
2 personas
5
Contratar artistas
2 personas
6
Elaborar el programa
2 personas
7
Organizar las zonas de juego
2 personas
8
Desarrollar las rutas del público
2 personas
9
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
10
Solicitar medidas de tráfico
11
Enviar la información de los artistas
12
Diseñar invitaciones
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Publicar el festival en línea
15
Gestionar inscripciones
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Hacer reservas
18
Encargar material impreso
19
Reservar material de alquiler
20
Comprobar los suministros de primeros auxilios
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Enviar la confirmación de los artistas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Reunir los materiales
3 personas
25
Clasificar los impresos
2 personas
26
Preparar las carpetas de los artistas
2 personas
27
Preparar señales de ruta
2 personas
28
Preparar las vallas de tráfico
3 personas
29
Marcar las áreas de juego
3 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Montar puntos de información
2 personas
34
Probar la tecnología en cada estación de juego
2 personas
35
Colgar la iluminación
3 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Recibir a los artistas
2 personas
38
Preparar los camerinos
2 personas
39
Preparar el catering
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Repartir folletos del programa
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas
43
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

44
Atender los puntos de información
4 personas
45
Dar la bienvenida al público
4 personas
46
Comunicar los cambios del programa
47
Acompañar a los artistas al escenario
2 personas
48
Mantener libres las zonas de juego
4 personas
49
Anunciar las actuaciones
50
Guiar los flujos de público
4 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Recoger las áreas de juego
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Aplicar medidas por mal tiempo
4 personas
58
Prestar primeros auxilios
2 personas
59
Registrar objetos perdidos
60
Anunciar la última actuación
61
Guiar al público hacia la salida
4 personas
62
Despedir a los artistas
2 personas
63
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

64
Apagar la iluminación
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las tiendas
4 personas
68
Retirar las vallas de tráfico
3 personas
69
Empacar el equipo
3 personas
70
Recoger la basura
4 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Lavar la vajilla
2 personas
73
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
77
Gestionar objetos perdidos
78
Guardar los restos de comida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Mantelescant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Altavoces con bateríacant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías recargablescant. 12
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Megáfonoscant. 2
Linternascant. 8
Carritos de manocant. 3
Vallas de tráficocant. 24
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Piezas de escenario

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de montajecant. 6
Soportes para lámparascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del festivalcant. 30
Arcos de globoscant. 4
Carteles direccionalescant. 16
Pinzas para el programacant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Estacas de suelocant. 40
Correas de amarrecant. 16
Pesos para tiendascant. 16
Tiza para aceracant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de cafécant. 250
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Acumuladores de fríocant. 30
Bandejas de serviciocant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 20
Recogedor y escobacant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de seguridadcant. 12
Vendas elásticascant. 4
Mantas térmicascant. 6
Extintorescant. 4
Mantas de emergenciacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza los permisos al menos 8 semanas antes. Cada ubicación puede requerir autorizaciones distintas y medidas de tráfico, así que confirma por escrito qué calles, horarios y aforos están cubiertos.
Cierra artistas y programa antes de diseñar invitaciones. Envía la información de cada compañía y una confirmación final 7 días antes, incluyendo horarios de llegada, necesidades técnicas y punto de encuentro.
Dibuja un recorrido del público para cada zona de juego. Coloca carteles direccionales y cinta de balizamiento, y comprueba que las rutas no bloqueen entradas, salidas ni el acceso de emergencias.
Haz una prueba técnica el día anterior, aunque sea breve. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces con batería, mesa de mezclas, cables, regletas y baterías externas en cada ubicación.
Prepara una caja de operación por zona y revisa el pronóstico 24 horas antes. Incluye walkie-talkies, megáfonos, linternas, material de primeros auxilios y copias del programa para no depender de un único punto de coordinación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro callejero?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, ubicaciones y permisos; deja al menos 7 días finales para confirmaciones, compras y comprobaciones.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas?: Intenta cerrar las contrataciones 6 semanas antes del festival. Envía la confirmación definitiva 7 días antes, con el programa, los horarios y la información de acceso.
¿Cuándo se prepara el plan de seguridad?: Redáctalo cuando las ubicaciones y los recorridos estén definidos, normalmente 4 semanas antes. Revísalo 24 horas antes junto con el pronóstico, las medidas de tráfico y los contactos del equipo.
¿Cuánto equipo de sonido necesito para un festival de teatro callejero?: Calcula un sistema independiente por zona de actuación: altavoz con batería, micrófono, soporte y cables necesarios. Haz una prueba completa al menos 1 día antes y lleva baterías recargables y una batería externa de reserva.

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