Organiser un festival de théâtre de rue, étape par étape
Un festival de théâtre de rue se prépare d’abord sur un plan de circulation, pas seulement sur une programmation. Commencez par fixer la date, repérer les lieux et demander les autorisations avant de confirmer les artistes. Ensuite, construisez le programme autour des espaces de jeu, des itinéraires du public et du plan de sécurité. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller la logistique, les impressions, le matériel, les inscriptions et la solution prévue en cas de pluie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du festival
2 personnes
- 2
Sélectionner les lieux dans la rue
2 personnes
- 3
Demander les autorisations
- 4
Contacter les artistes
2 personnes
- 5
Engager les artistes
2 personnes
- 6
Établir le programme
2 personnes
- 7
Aménager les espaces de jeux
2 personnes
- 8
Élaborer les itinéraires du public
2 personnes
- 9
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 10
Demander des mesures de circulation
- 11
Envoyer les informations sur les artistes
- 12
Concevoir les invitations
- 13
Envoyer les invitations
2 personnes
- 14
Publier le festival en ligne
- 15
Traiter les inscriptions
- 16
Recueillir les besoins alimentaires
- 17
Faire les réservations
- 18
Commander les imprimés
- 19
Réserver le matériel de location
- 20
Vérifier le matériel de premiers secours
- 21
Vérifier les prévisions météo
- 22
Envoyer la confirmation des artistes
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Rassembler le matériel
3 personnes
- 25
Trier les imprimés
2 personnes
- 26
Préparer les dossiers des artistes
2 personnes
- 27
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 28
Installer les barrières de circulation
3 personnes
- 29
Marquer les aires de jeu
3 personnes
- 30
Monter les tentes
4 personnes
- 31
Installer les tables
3 personnes
- 32
Installer les chaises
3 personnes
- 33
Installer les points d'information
2 personnes
- 34
Tester la technique sur chaque lieu de représentation
2 personnes
- 35
Installer l'éclairage
3 personnes
- 36
Installer la décoration
3 personnes
- 37
Accueillir les artistes
2 personnes
- 38
Aménager les loges des artistes
2 personnes
- 39
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 41
Distribuer les programmes
2 personnes
- 42
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 43
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 44
Tenir les points d’information
4 personnes
- 45
Accueillir le public
4 personnes
- 46
Communiquer les changements de programme
- 47
Accompagner les artistes jusqu’au lieu de représentation
2 personnes
- 48
Réserver les espaces de jeu
4 personnes
- 49
Annoncer les spectacles
- 50
Gérer les flux de public
4 personnes
- 51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 52
Servir les boissons
3 personnes
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Vider les poubelles
2 personnes
- 55
Ranger les espaces de jeu
2 personnes
- 56
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 57
Mettre en œuvre les mesures en cas de mauvais temps
4 personnes
- 58
Fournir les premiers secours
2 personnes
- 59
Enregistrer les objets trouvés
- 60
Annoncer le dernier numéro
- 61
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
- 62
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
- 63
Clôturer le catering
3 personnes
Suivi
- 64
Éteindre l’éclairage
2 personnes
- 65
Retirer la décoration
3 personnes
- 66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 67
Démonter les tentes
4 personnes
- 68
Retirer les barrières de circulation
3 personnes
- 69
Emballer le matériel
3 personnes
- 70
Rassembler les déchets
4 personnes
- 71
Nettoyer le site
4 personnes
- 72
Faire la vaisselle
2 personnes
- 73
Vider les glacières
2 personnes
- 74
Inventorier le matériel
2 personnes
- 75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 76
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 77
Gérer les objets trouvés
- 78
Conserver les restes alimentaires
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de bièreqté 8
- Nappesqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Enceintes sur batterieqté 4
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Tables de mixageqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Batteries rechargeablesqté 12
- Batteries externesqté 6
- Talkies-walkiesqté 10
- Mégaphonesqté 2
- Lampes de pocheqté 8
- Chariots à mainqté 3
- Barrières de circulationqté 24
- Cônes de signalisationqté 20
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Éléments de podium
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs LEDqté 6
- Pieds de lampeqté 6
- Passe-câblesqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Drapeaux de festivalqté 30
- Arches de ballonsqté 4
- Panneaux indicateursqté 16
- Pinces de programmeqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Piquets de solqté 40
- Sangles d'arrimageqté 16
- Poids pour les tentesqté 16
- Craie de trottoirqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 600
- Gobelets à caféqté 250
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Bacs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 4
- Bacs alimentairesqté 20
- Pains de glaceqté 30
- Plateaux de serviceqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 20
- Balayette et pelleqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de désinfectantqté 8
- Brosses de toilettesqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gants de sécuritéqté 12
- Bandages tubulairesqté 4
- Couvertures chauffantesqté 6
- Extincteursqté 4
- Couvertures de survieqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Lancez les autorisations dès que les lieux sont présélectionnés : les mesures de circulation et les contraintes de voirie peuvent modifier le parcours du public. Gardez plusieurs semaines de marge avant la date du festival.
- Ne confirmez pas les artistes avant d’avoir vérifié les espaces de jeu, l’alimentation électrique et les accès de chargement. Pour chaque représentation, notez l’horaire, le lieu, le temps d’installation et le contact sur place.
- Faites apparaître les itinéraires du public sur un plan simple, avec les panneaux indicateurs, les zones de balisage et les sorties. Prévoyez un responsable équipé d’un talkie-walkie pour chaque secteur très fréquenté.
- Réservez tôt les tentes, tables, chaises, sonorisation et éclairage. Testez les enceintes sur batterie, microphones, rallonges, multiprises et passe-câbles au moins une fois avant le montage.
- Consultez les prévisions météo plusieurs jours avant, puis la veille. Préparez une décision claire pour les artistes, les bénévoles et le public, notamment pour les équipements électriques et les espaces de jeu exposés.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre de rue ?
- Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour coordonner les lieux, les autorisations, les artistes et la circulation. Commencez plus tôt si plusieurs rues ou services municipaux sont concernés.
- Quand demander les autorisations pour un festival de théâtre de rue ?
- Déposez les demandes dès que la date et les lieux sont suffisamment définis, idéalement plusieurs mois avant l’événement. Les mesures de circulation peuvent exiger des plans et des délais supplémentaires.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?
- Confirmez les artistes dès que les lieux, les horaires et les conditions d’accueil sont validés, puis renvoyez une confirmation finale environ 7 jours avant le festival. Cela permet de vérifier les besoins techniques et alimentaires.
- Quand vérifier la météo pour un festival en plein air ?
- Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille et le matin même. Décidez à l’avance qui reporte, déplace ou sécurise chaque représentation en cas de pluie ou de vent.
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