Zo organiseer je een straatmuziekfestival

Begin niet met het boeken van bands, maar met de straat: bevestig datum en locatie en controleer welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn. Werk daarna het programma uit, leg technische wensen en stroom per optreden vast en deel de publieks- en artiestenzones in. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en sorteren. Op de festivaldag voorkom je vertraging door materiaal per zone klaar te zetten en één contactlijst voor alle betrokkenen te gebruiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunning voor straatgebruik aanvragen
3
Verkeersplan indienen
4
Muzikanten contracteren
2 personen
5
Optredens inplannen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
7
Artiesteninformatie versturen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen voor stroom maken
12
Drukwerk bestellen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Contactlijst afdrukken
15
Weersvoorspelling controleren
16
Artiesten telefonisch bevestigen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Programma en bewegwijzering printen
21
Materialen per zone sorteren
3 personen
22
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

23
Straat afzetten
4 personen
24
Leveringen ontvangen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Muziekzones markeren
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Podiumdelen plaatsen
4 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
30
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Infobalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Drankuitgifte inrichten
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Toiletvoorzieningen controleren
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Artiesten aanmelden
40
Soundcheck uitvoeren
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Openingsoptreden aankondigen
44
Optredens begeleiden
2 personen
45
Microfoons en kabels wisselen
2 personen
46
Geluidsniveau controleren
47
Artiesten begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
52
Tafels schoonhouden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Publieksroute vrijhouden
2 personen
55
Verlichting inschakelen
56
Laatste optreden aankondigen
57
Muziekprogramma afsluiten
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

60
Eten en drank veilig opbergen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Podiumdelen afbreken
4 personen
63
Geluidsapparatuur demonteren
3 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Straat schoonmaken
4 personen
68
Materialen schoonmaken
3 personen
69
Servies afwassen
2 personen
70
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Straatafzettingen verwijderen
3 personen
73
Restanten inventariseren
74
Facturen en bonnen verzamelen
75
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2

Apparatuur

Mengpanelenaantal 2
Actieve speakersaantal 6
Monitor-speakersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 10
Haspelsaantal 6
Kabelgotenaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Acculampenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 6
Gitaarkrukkenaantal 4
Stroomverdelersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Kokschaartjesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Waarschuwingslintaantal 4
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Hesjesaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning voor straatgebruik en het verkeersplan vroeg aan; plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken vóór het festival, omdat je zonder goedkeuring geen straat kunt afzetten.
Leg per muzikant vóór het definitieve programma vast hoeveel microfoons, DI-boxen, monitor-speakers, kabels en stroompunten nodig zijn. Controleer die lijst uiterlijk 7 dagen vooraf telefonisch.
Plan optredens met wisseltijd: houd bij een compact podium minstens 15 minuten tussen twee acts aan. Zo kun je mengpaneel, microfoonstatieven en instrumentkabels veilig ombouwen zonder het programma te laten uitlopen.
Maak aparte materiaalstapels voor podium, techniek, artiestenruimte en publiekszone. Zet partytenten, weersbescherming, kabelgoten en acculampen niet pas tijdens de opbouw bij elkaar, maar sorteer ze de avond ervoor.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok en zone toe en druk de contactlijst, bewegwijzering en het programma af. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf, zodat je tenten, LED-bouwlampen en extra bescherming tijdig klaarzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatmuziekfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, vergunning en verkeersplan. Boek daarna de muzikanten en werk het programma en de technische afspraken uit.
Welke vergunning heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Voor gebruik van de straat heb je doorgaans een vergunning voor straatgebruik nodig; vaak hoort daar ook een verkeersplan bij. Vraag de eisen uiterlijk 12 weken vooraf op bij de gemeente, omdat de termijn per locatie verschilt.
Hoeveel tijd moet ik tussen optredens plannen?: Reken op minstens 15 minuten wisseltijd per optreden wanneer bands apparatuur delen. Bij volledige podiumwissels of meerdere DI-boxen en monitor-speakers is 20 tot 30 minuten veiliger.
Wanneer moet ik de techniek voor een straatmuziekfestival controleren?: Verzamel de technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig ze 7 dagen voor het festival met iedere artiest. Test op de dag zelf alle speakers, microfoons, stroomverdelers en kabels vóór de eerste soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.