Cómo organizar un festival de música callejera

Organizar un festival de música callejera empieza mucho antes de contratar a los músicos. Primero fija la fecha y el recorrido, tramita el permiso para ocupar la vía pública y presenta el plan de tráfico. Después coordina artistas, necesidades técnicas, electricidad, voluntarios y comunicación. La última semana sirve para confirmar horarios, revisar el tiempo, enfriar las bebidas y separar los materiales por zonas para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Solicitar permiso para uso de la vía pública
3
Presentar el plan de tráfico
4
Contratar músicos
2 personas
5
Planificar las actuaciones
2 personas
6
Recopilar necesidades técnicas
7
Enviar la información de los artistas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Hacer las reservas de electricidad
12
Encargar material impreso
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Imprimir la lista de contactos
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Confirmar a los artistas por teléfono
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Preparar aperitivos
3 personas
20
Imprimir el programa y la señalización
21
Ordenar los materiales por zona
3 personas
22
Preparar protección contra la lluvia
2 personas

Evento

23
Cortar la calle
4 personas
24
Recibir entregas
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Marcar zonas de música
2 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar las piezas del escenario
4 personas
29
Conectar el equipo de sonido
3 personas
30
Cubrir los cables de alimentación de forma segura
2 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Montar el punto de bebidas
2 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Comprobar las instalaciones de aseo
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Inscribir artistas
40
Hacer la prueba de sonido
3 personas
41
Instruir a los voluntarios
2 personas
42
Repartir el programa
2 personas
43
Anunciar la actuación inaugural
44
Coordinar las actuaciones
2 personas
45
Cambiar micrófonos y cables
2 personas
46
Comprobar el nivel de sonido
47
Acompañar a los artistas
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el stock del buffet
2 personas
52
Mantener las mesas limpias
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Mantener libre la ruta del público
2 personas
55
Encender la iluminación
56
Anunciar la última actuación
57
Cerrar el programa musical
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
59
Apagar el equipo de sonido
2 personas

Seguimiento

60
Guardar la comida y la bebida de forma segura
2 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Desmontar las partes del escenario
4 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Limpiar la calle
4 personas
68
Limpiar los materiales
3 personas
69
Lavar la vajilla
2 personas
70
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Retirar los cortes de calle
3 personas
73
Inventariar los restos
74
Recopilar facturas y recibos
75
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Taburetes de barcant. 6
Mesas de vestuariocant. 2

Equipo

Mesas de mezclascant. 2
Altavoces activoscant. 6
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Regletascant. 10
Carretescant. 6
Canaletas para cablescant. 20
Cables alargadorescant. 12
Lámparas con bateríacant. 12
Atriles de músicacant. 6
Taburetes de guitarracant. 4
Distribuidores de corrientecant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del festivalcant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 10
Globoscant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Tijeras de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de advertenciacant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecoscant. 20

Catering

Compras

Consejos

Tramita el permiso de ocupación y el plan de tráfico con varias semanas de margen; sin esa aprobación no conviene cerrar contratos ni anunciar el recorrido.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y confirma por teléfono durante la semana anterior. Así sabrás cuántos micrófonos, cajas DI, monitores y cables necesita cada actuación.
Reserva la electricidad antes de alquilar el sonido. Distribuye las cargas entre los puntos disponibles y protege los cables con canaletas para evitar tropiezos y cortes durante el festival.
Asigna los voluntarios por zonas y entrega una lista de contactos impresa. Incluye responsables para artistas, entregas, bebidas, señalización y atención de incidencias.
Comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes y prepara carpas y protección contra la lluvia aunque el tiempo parezca estable. Ordena mesas, sillas, iluminación y material técnico por zona antes de cortar la calle.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un festival de música callejera?: Preséntalo en cuanto tengas fecha, ubicación y recorrido definidos, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. El plazo exacto depende del ayuntamiento, y el plan de tráfico puede requerir revisión adicional.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos?: Confirma contratos, horarios y necesidades técnicas al menos 7 días antes. Haz una última llamada durante la semana del festival para comprobar la hora de llegada y cualquier cambio de equipo.
¿Cuánta bebida hay que comprar para el festival?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 15 % para retrasos y asistentes adicionales. Enfría una parte el día anterior y deja el resto para reponer durante el evento.
¿Cuándo se prepara el montaje del festival?: Recibe las entregas y coloca mesas, sillas, carpas y señalización antes de instalar el sonido. Reserva varias horas para el montaje y una prueba técnica completa antes de la primera actuación.

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