Straßenmusikfestival organisieren: Schritt für Schritt
Ein Straßenmusikfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Datum, Ort und Straßennutzung sichern, danach Musiker, Auftrittsplan und Technik festlegen. Plane Strom, Verkehrsführung und Wetterschutz nicht erst in der letzten Woche, weil Änderungen auf der Straße schnell weitere Absprachen auslösen. Dieser Ablauf hilft dir, Anmeldungen, Versorgung, Helfer und Aufbau so zu koordinieren, dass am Veranstaltungstag jeder Bereich einen festen Ansprechpartner hat.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigung für Straßennutzung beantragen
- 3
Verkehrsplan einreichen
- 4
Musiker beauftragen
2 Personen
- 5
Auftritte einplanen
2 Personen
- 6
Technische Anforderungen sammeln
- 7
Künstlerinformationen versenden
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Stromreservierungen vornehmen
- 12
Drucksachen bestellen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Kontaktliste ausdrucken
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Künstler telefonisch bestätigen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Programm und Wegweiser drucken
- 21
Materialien nach Bereichen sortieren
3 Personen
- 22
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
Event
- 23
Straße absperren
4 Personen
- 24
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Musikzonen markieren
2 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 28
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 29
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 30
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Infostand einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Getränkeausgabe einrichten
2 Personen
- 36
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 37
Toilettenanlagen prüfen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Künstler anmelden
- 40
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 42
Programm verteilen
2 Personen
- 43
Eröffnungsauftritt ankündigen
- 44
Auftritte betreuen
2 Personen
- 45
Mikrofone und Kabel austauschen
2 Personen
- 46
Lautstärke kontrollieren
- 47
Künstler betreuen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
- 52
Tische sauber halten
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Publikumsweg freihalten
2 Personen
- 55
Beleuchtung einschalten
- 56
Letzten Auftritt ankündigen
- 57
Musikprogramm abschließen
- 58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Speisen und Getränke sicher verstauen
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
- 63
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 64
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 65
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 66
Abfall sammeln
4 Personen
- 67
Straße reinigen
4 Personen
- 68
Materialien reinigen
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 70
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Straßensperrungen entfernen
3 Personen
- 73
Reste inventarisieren
- 74
Rechnungen und Belege sammeln
- 75
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 6
- BühnenelementeAnz. 12
- BarhockerAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 2
Ausstattung
- MischpulteAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 6
- MonitorlautsprecherAnz. 4
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 16
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelrollenAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- Akku-LampenAnz. 12
- NotenpulteAnz. 6
- GitarrenhockerAnz. 4
- StromverteilerAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- FestivalplakateAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 350
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenscherenAnz. 4
- MessbecherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
Sicherheit
- AbsperrgitterAnz. 20
- VerkehrskegelAnz. 20
- WarnbandAnz. 4
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- WarnwestenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage die Genehmigung für die Straßennutzung und reiche den Verkehrsplan früh ein. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, damit Rückfragen nicht den Aufbauplan verzögern.
- Sammle die technischen Anforderungen aller Musiker, bevor du Mischpulte, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel einteilst. Notiere pro Auftritt Strombedarf, Instrumente und benötigte Anschlüsse in einer gemeinsamen Liste.
- Lege den Auftrittsplan mit festen Wechselzeiten an und verschicke die Künstlerinformationen spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Lass dir die Musiker zusätzlich telefonisch bestätigen, damit kurzfristige Absagen nicht erst beim Aufbau auffallen.
- Teile Freiwillige nach Bereichen ein: Straße, Technik, Künstlerbetreuung, Getränke und Einlass. Drucke die Kontaktliste aus und gib jeder Person eine klare Schicht mit Beginn- und Übergabezeit.
- Bereite den Wetterplan spätestens am Vortag anhand der Vorhersage vor. Stelle Partyzelte, Wetterschutz, Akku-Lampen und LED-Baustrahler bereit und kläre, welche Materialien bei Regen zuerst geschützt oder umgesetzt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Straßenmusikfestival anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung für die Straßennutzung und dem Verkehrsplan. Je nach Straße und Umfang können Rückfragen oder zusätzliche Auflagen entstehen.
- Wie plant man die Technik für mehrere Straßenmusiker?
- Sammle die Anforderungen spätestens 3 Wochen vorher und erstelle pro Auftritt eine Anschlussliste. Rechne zusätzlich mit Ersatzkabeln, Kabelrollen und Kabelkanälen, damit Wege sicher bleiben und ein Defekt nicht das Programm stoppt.
- Wann sollte man Musiker für ein Straßenmusikfestival bestätigen?
- Verschicke die Künstlerinformationen 10 bis 14 Tage vorher und bestätige jeden Auftritt nochmals telefonisch in den letzten 3 bis 5 Tagen. Dabei lassen sich Ankunft, Instrumente und kurzfristige Änderungen abgleichen.
- Wie viele Helfer braucht ein Straßenmusikfestival?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Technik, Künstler, Getränke und Verkehrsführung. Bei parallel laufenden Auftritten sollte zusätzlich je Spielort eine Ansprechperson eingeplant werden.
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