Organiser un festival de musique de rue sans rien laisser au dernier moment

Un festival de musique de rue se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date et le lieu, obtenir l’autorisation d’occuper la voie publique et faire valider le plan de circulation. Ensuite, verrouillez les artistes, leurs besoins techniques et le programme avant de gérer les inscriptions, les bénévoles et les commandes. Les dernières heures servent surtout à sécuriser la rue, recevoir les livraisons et installer chaque zone dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander une autorisation d’occupation de la voie publique
3
Soumettre le plan de circulation
4
Engager des musiciens
2 personnes
5
Planifier les spectacles
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
7
Envoyer les informations sur les artistes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver l’alimentation électrique
12
Commander les imprimés
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Imprimer la liste de contacts
15
Vérifier les prévisions météo
16
Confirmer les artistes par téléphone
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Imprimer le programme et la signalétique
21
Trier le matériel par zone
3 personnes
22
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

23
Barricader la rue
4 personnes
24
Réception des livraisons
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Délimiter les zones musicales
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les éléments de scène
4 personnes
29
Raccorder le matériel audio
3 personnes
30
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer le point de distribution des boissons
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Vérifier les installations sanitaires
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Inscrire les artistes
40
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Annoncer le numéro d’ouverture
44
Accompagner les spectacles
2 personnes
45
Changer les microphones et les câbles
2 personnes
46
Vérifier le niveau sonore
47
Accompagner les artistes
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Maintenir dégagé le parcours du public
2 personnes
55
Allumer l’éclairage
56
Annoncer le dernier numéro
57
Finaliser le programme musical
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

60
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter les éléments de scène
4 personnes
63
Démonter le matériel audio
3 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer la rue
4 personnes
68
Nettoyer le matériel
3 personnes
69
Faire la vaisselle
2 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Retirer les barrières de rue
3 personnes
73
Inventorier les restes
74
Rassembler les factures et les reçus
75
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Éléments de podiumqté 12
Tabourets de barqté 6
Tables de logeqté 2

Équipement

Tables de mixageqté 2
Intervenants actifsqté 6
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Multiprisesqté 10
Enrouleursqté 6
Goulottes de câblesqté 20
Rallongesqté 12
Lampes sur batterieqté 12
Pupitres de musiqueqté 6
Tabourets de guitareqté 4
Répartiteurs électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches du festivalqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 10
Ballonsqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Ciseaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de signalisationqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Giletsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives dès que la date et le lieu sont fixés. Prévoyez un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour l’autorisation d’occupation de la voie publique et le plan de circulation.
Demandez les besoins techniques de chaque musicien avant de finaliser le programme. Regroupez les microphones, pieds, câbles XLR, boîtiers DI et multiprises par scène afin d’éviter les recherches pendant les balances.
N’attendez pas la veille pour répartir les bénévoles. Désignez au minimum une personne pour les artistes, une pour les livraisons et une pour chaque zone d’accueil, puis imprimez la liste de contacts en plusieurs exemplaires.
Traitez les besoins alimentaires avec les inscriptions, puis achetez et préparez les en-cas avant le jour J. Refroidissez les boissons suffisamment tôt : les réfrigérateurs ou glacières remplis au dernier moment ne refroidissent pas plusieurs dizaines de bouteilles en une heure.
Faites une vérification météo la veille et le matin même. Installez les tentes, la protection contre les intempéries, les barrières et les goulottes de câbles avant les tables, chaises et éléments de scène, pour garder les passages dégagés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de demander les autorisations, confirmer les musiciens, recueillir leurs besoins techniques et alimentaires, commander les imprimés et répartir les bénévoles.
Quand demander l’autorisation d’occuper la voie publique ?: Déposez la demande dès que la date et le lieu sont confirmés, au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Le plan de circulation doit être préparé en parallèle, car il peut influencer les barrières, les accès et les horaires de livraison.
Dans quel ordre installer un festival de musique de rue ?: Commencez par les protections contre les intempéries, le barricadage de la rue et les passages de câbles. Recevez ensuite les livraisons, installez l’alimentation électrique, puis les scènes, tables, chaises, signalétique et équipements audio.
Quand confirmer les artistes avant le festival ?: Confirmez-les par téléphone environ 7 jours avant, puis envoyez le programme et les informations pratiques. Une dernière vérification le matin même permet de repérer rapidement un retard ou un changement technique.

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