Zo organiseer je een straatloop

Begin bij de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna geregeld moet worden. Vraag vervolgens de vergunning aan en werk het verkeersplan uit, voordat je inschrijvingen opent. Reserveer op tijd EHBO, verkeersregelaars en tijdregistratie en maak één duidelijke planning voor vrijwilligers. In de laatste week controleer je de route, sorteer je startnummers, vul je deelnemerstassen en bereid je de verzorgings- en finishposten voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
EHBO en verkeersregelaars reserveren
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Tijdregistratie reserveren
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Startnummers bestellen
15
Medaillelevering bevestigen
16
Routebriefing maken
2 personen
17
Routebewoners informeren
2 personen
18
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
19
EHBO-plan controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Startnummers sorteren
3 personen
23
Routeborden voorbereiden
2 personen
24
Tassen voor deelnemers vullen
4 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

27
Start- en finishzone opbouwen
8 personen
28
Partytenten opzetten
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Startboog plaatsen
4 personen
31
Route afzetten
8 personen
32
Routepijlen plaatsen
6 personen
33
Kilometerborden plaatsen
3 personen
34
Waterpost inrichten
4 personen
35
EHBO-post inrichten
3 personen
36
Inschrijftafels inrichten
4 personen
37
Tijdregistratie testen
2 personen
38
Muziek en microfoon testen
2 personen
39
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
40
Vrijwilligersposten bemannen
12 personen
41
Deelnemers registreren
6 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Startschot geven
46
Routeposten bewaken
12 personen
47
Water uitdelen
5 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
EHBO verlenen
3 personen
50
Tijden registreren
3 personen
51
Finishers opvangen
4 personen
52
Medailles uitdelen
3 personen
53
Fruit en snacks serveren
4 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Uitslagen controleren
2 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Deelnemers informeren over uitslagen
59
Routeafzettingen verwijderen
8 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
61
Afval inzamelen
6 personen

Nazorg

62
Tenten en materialen afbreken
8 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
6 personen
66
Toiletten controleren
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Afval wegbrengen
3 personen
69
Uitslagen publiceren
70
Deelnemers bedanken
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Borg en sleutels afhandelen
73
EHBO-materialen aanvullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 20
Inschrijftafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Finishtapijt
Startboog
Medaillesaantal 250
Kilometerbordenaantal 10
Routepijlenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 12
Tijdregistratiemattenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 15
Veiligheidshesjesaantal 20
Routekaartenaantal 30
Prijzenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Draagbare geluidsset
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelzakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning aan voordat je de inschrijving publiceert. Een route door meerdere straten kan extra afstemming met gemeente en verkeersregelaars vragen; reken op enkele weken voorbereiding.
Plan verkeersregelaars en EHBO tegelijk met de route. Maak per kruispunt een bezetting, instructie en verzamelpunt, zodat op de wedstrijddag niemand hoeft te zoeken waar hij moet staan.
Bevestig tijdregistratie ruim vóór de start en test de opstelling tijdens de briefing. Controleer ook waar de tijdregistratiematten, startboog en finishtapijt komen te liggen.
Communiceer de route minstens één keer rechtstreeks met routebewoners. Stuur informatie over afsluitingen en tijdstippen uiterlijk 7 dagen vooraf; dat voorkomt verrassingen en klachten op de dag zelf.
Maak de laatste 48 uur een aparte controle voor startnummers, medailles, kilometerborden, routepijlen, verkeerskegels en veiligheidshesjes. Vul koelboxen en deelnemerstassen pas nadat dieetwensen en aantallen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste maand datum, route en locaties vast; vergunning, verkeersplan, EHBO en vrijwilligers volgen daarna.
Wanneer moet je een vergunning voor een straatloop aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra datum en route vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vóór de loop. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw route geldt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straatloop?: Maak minimaal één vrijwilliger per kruispunt of verkeerspunt vrij en voeg aparte mensen toe voor inschrijving, start, finish, verzorging en opruimen. Tel daarnaast minstens 2 coördinatoren voor de briefing en onverwachte uitval.
Wanneer informeer je bewoners langs de route?: Informeer routebewoners uiterlijk 7 dagen voor de straatloop en herhaal de praktische informatie 1 à 2 dagen vooraf. Vermeld de afsluiting, verwachte tijden en een contactpersoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.