Organiser une course sur route, étape par étape

Une course sur route se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commence par fixer la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations et réserver les secours, les signaleurs et le chronométrage. Ensuite, ouvre les inscriptions, recrute les bénévoles et informe les riverains. Les derniers jours servent surtout à contrôler le balisage, les dossards, le matériel d’arrivée et le plan de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Réserver les premiers secours et les signaleurs routiers
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Réserver le chronométrage
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Commander les dossards
15
Confirmer la livraison des médailles
16
Préparer le briefing d'itinéraire
2 personnes
17
Informer les riverains de l’itinéraire
2 personnes
18
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
19
Vérifier le plan de premiers secours
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les dossards
3 personnes
23
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
24
Préparer les sacs des participants
4 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

27
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
28
Installer les tentes de fête
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer l’arche de départ
4 personnes
31
Barrer la route
8 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
33
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
34
Aménager le point d’eau
4 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
36
Installer les tables d'inscription
4 personnes
37
Tester le chronométrage
2 personnes
38
Tester la musique et le micro
2 personnes
39
Accueillir les bénévoles
2 personnes
40
Assurer la présence aux postes des bénévoles
12 personnes
41
Enregistrer les participants
6 personnes
42
Distribuer les dossards
4 personnes
43
Accompagner les participants au départ
3 personnes
44
Assurer le mot de bienvenue
45
Donner le coup d’envoi
46
Surveiller les postes de parcours
12 personnes
47
Distribuer de l'eau
5 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
50
Enregistrement des horaires
3 personnes
51
Accueillir les finisseurs
4 personnes
52
Distribuer les médailles
3 personnes
53
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Préparer la remise des prix
3 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Informer les participants des résultats
59
Retirer les barrières du parcours
8 personnes
60
Rassembler les objets perdus
2 personnes
61
Collecter les déchets
6 personnes

Suivi

62
Démonter les tentes et le matériel
8 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
6 personnes
66
Vérifier les toilettes
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Évacuer les déchets
3 personnes
69
Publier les résultats
70
Remercier les participants
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Gérer la caution et les clés
73
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 20
Tables d’inscriptionqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Tapis d'arrivée
Arche de départ
Médaillesqté 250
Bornes kilométriquesqté 10
Flèches de directionqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 12
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 15
Gilets de sécuritéqté 20
Cartes d'itinéraireqté 30
Prixqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Carafesqté 8

Équipement

Système de sonorisation portable
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Épongesqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives dès que le parcours est défini : l’autorisation et le plan de circulation conditionnent la réservation des signaleurs et des premiers secours.
Réserve le chronométrage avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie aussi que les tapis, les chronomètres et l’arche d’arrivée correspondent bien au dispositif prévu.
Prévois un responsable pour chaque zone : départ, ravitaillement, carrefours, arrivée et remise des médailles. Un briefing écrit et une carte d’itinéraire évitent les consignes contradictoires.
Informe les riverains avant la course, avec les horaires de fermeture et de réouverture des rues. Cette étape est souvent oubliée jusqu’à la dernière semaine.
La veille, trie les dossards, prépare les sacs participants et installe les flèches, cônes, barrières et rubalise par secteur. Le matin même, remplis les glacières et teste la sonorisation avec une rallonge de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur route ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour une course avec rues ouvertes, autorisation, signaleurs et chronométrage. Un parcours complexe ou une forte participation peut demander davantage de délai.
Quand demander l’autorisation pour une course sur route ?: Dépose la demande dès que la date et l’itinéraire sont stabilisés, idéalement plusieurs mois avant le départ. Attends la validation avant de communiquer un parcours définitif aux participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course sur route ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais répartis les bénévoles par zones dès le recrutement. Prévois une personne par point à sécuriser, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement.
Que préparer la veille d’une course sur route ?: Prépare les dossards, les sacs, les panneaux, le matériel de chronométrage et les cartes d’itinéraire la veille. Contrôle aussi les prévisions météo et vérifie le plan de premiers secours avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.