Ein Straßenkunstfestival organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Straßenkunstfestival entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand. Bestätige zuerst Datum und Veranstaltungsort, kläre danach Genehmigungen und Meldefristen und lade erst dann Künstler und Workshop-Leitungen ein. Sobald Zu- und Absagen vorliegen, baust du daraus Programm, Lageplan und Helferplan. Plane außerdem früh die Stromversorgung, Kunstmaterialien, Beschilderung und Anmeldungen ein – diese Punkte werden am Veranstaltungstag am häufigsten zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum und Veranstaltungsort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen und Meldungen einreichen
- 3
Künstler einladen
2 Personen
- 4
Workshops und Acts festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Festivalseite veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
- 11
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Lageplan erstellen
2 Personen
- 14
Social-Media-Ankündigung posten
- 15
Brief an Straßenkünstler versenden
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Lieferungen bestätigen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Kunstmaterialien beschaffen
2 Personen
- 20
Drucksachen abholen
- 21
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Armbänder und Wristbands sortieren
2 Personen
- 23
Workshop-Kits zusammenstellen
3 Personen
- 24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Materialien pro Bereich bereitstellen
3 Personen
Event
- 28
Künstler willkommen heißen
2 Personen
- 29
Gelände absperren
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle und Hocker aufstellen
3 Personen
- 32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 33
Künstlerstände einrichten
6 Personen
- 34
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
- 35
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 38
Kunstmaterialien ausstellen
4 Personen
- 39
Infostand einrichten
2 Personen
- 40
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 41
Soundsystem testen
2 Personen
- 42
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 43
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 44
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 45
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 46
Registrierung verarbeiten
3 Personen
- 47
Programm vorstellen
- 48
Live-Malen begleiten
3 Personen
- 49
Workshops betreuen
6 Personen
- 50
Künstlerstände betreuen
8 Personen
- 51
Getränke servieren
4 Personen
- 52
Snacks servieren
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Arbeitsflächen sauber halten
2 Personen
- 56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 57
Fotomomente begleiten
- 58
Abendbeleuchtung einschalten
- 59
Letzten Workshop abschließen
4 Personen
- 60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
- 62
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
- 63
Musik und Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 64
Zelte kontrolliert abbauen
6 Personen
- 65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 66
Kunstmaterialien sammeln
4 Personen
- 67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 68
Gelände reinigen
5 Personen
- 69
Beleuchtung und Kabel aufräumen
3 Personen
- 70
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
- 71
Infotresen leerräumen
2 Personen
- 72
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- AusstellungswändeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
- StehtischeAnz. 8
Ausstattung
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- HandmegafoneAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 10
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
Kunstmaterial
- SprühfarbenAnz. 40
- AcrylfarbsetsAnz. 12
- PinselAnz. 80
- FarbrollenAnz. 24
- FarbschalenAnz. 24
- LeinwändeAnz. 50
- ZeichenpapierAnz. 500
- StraßenmalkreidesetsAnz. 30
- MarkerAnz. 80
- BleistifteAnz. 100
- BuntstifteAnz. 60
- ScherenAnz. 30
- KlebestifteAnz. 60
- MischpalettenAnz. 30
- SchutzschürzenAnz. 40
- AbdeckplanenAnz. 20
- AbdeckbandAnz. 30
- AbdeckbandAnz. 20
- AufhängehakenAnz. 100
- SeilAnz. 4
- ArbeitshandschuheAnz. 40
Dekoration
- FestivalflaggenAnz. 30
- BallonsAnz. 100
- NamensschilderAnz. 100
- Programmatische PosterAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- KreidetafelnAnz. 8
- StehtischhussenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 600
- Mehrweg-TellerAnz. 300
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 300
- AusgießkannenAnz. 12
- TablettsAnz. 10
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- EislöffelAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- MarkierungskegelAnz. 20
- AbsperrgitterAnz. 20
- KabelmattenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reiche Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Festival ein und kläre dabei auch Stromanschlüsse, Lärmschutz und die Nutzung öffentlicher Flächen. Ohne diese Zusagen solltest du weder Programm noch Einladungen endgültig veröffentlichen.
- Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler Kontaktdaten, benötigte Fläche, Strombedarf und Aufbauzeit. Lege daraus erst das Programm und anschließend den Lageplan mit Ausstellungswänden, Workshop-Bereichen und Besucherwegen an.
- Schließe die Workshop-Anmeldungen spätestens 7 Tage vorher ab und erfasse Ernährungswünsche gemeinsam mit den übrigen Anmeldedaten. So kannst du Material und Verpflegung nach tatsächlichen Teilnehmerzahlen vorbereiten, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
- Bereite Workshop-Kits, Namensschilder, Armbänder und Wristbands mindestens 1 Tag vorher vor. Sortiere Sprühfarben, Acrylfarben, Pinsel, Farbrollen, Farbschalen und Papier nach Workshop, damit Helfer nichts zusammensuchen müssen.
- Teile Freiwillige mit festen Uhrzeiten und Aufgaben ein: Aufbau, Künstlerbetreuung, Einlass, Workshops, Technik und Abbau. Prüfe am Vorabend Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel, Powerbanks und Beleuchtung und bestätige alle Lieferungen erneut.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Straßenkunstfestival anmelden?
- Reiche Genehmigungen und Meldungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Festival ein. Je nach Kommune können zusätzliche Nachweise für öffentliche Flächen, Strom, Lärm oder Verkehrsführung nötig sein.
- Wann sollte ich Künstler für ein Straßenkunstfestival einladen?
- Lade Künstler etwa 8 bis 12 Wochen vorher ein, damit Zu- und Absagen, Reiseplanung und Flächenbedarf rechtzeitig feststehen. Fordere spätestens 4 Wochen vor dem Termin alle Künstlerinformationen für Programm und Beschilderung an.
- Wann muss der Lageplan für das Straßenkunstfestival fertig sein?
- Erstelle einen ersten Lageplan 3 bis 4 Wochen vorher und aktualisiere ihn nach den letzten Anmeldungen. Die finale Version sollte mindestens 7 Tage vor dem Festival an Künstler, Helfer und beteiligte Lieferanten gehen.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
- Plane mindestens 3 Stunden für Zelte, Klapptische, Stühle, Ausstellungswände, Technik, Beleuchtung und Workshop-Material ein. Künstler mit eigenem Aufbau sollten eine konkrete Ankunftszeit erhalten, damit Wege und Stromanschlüsse nicht gleichzeitig blockiert werden.
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