Organiser un festival de street art, étape par étape

Un festival de street art se prépare d’abord autour du lieu, des autorisations et des artistes, puis se construit avec un programme clair. Prévoyez assez tôt les ateliers, les spectacles, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier les livraisons, préparer les kits d’atelier, les badges et la signalétique. Le jour J, chaque espace doit avoir un responsable, du matériel identifié et une solution de secours pour l’électricité et la sonorisation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Déposer les autorisations et les déclarations
3
Inviter les artistes
2 personnes
4
Fixer les ateliers et les spectacles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la page du festival
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Collecter les informations des artistes
2 personnes
11
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
12
Établir le programme
2 personnes
13
Créer le plan
2 personnes
14
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
15
Envoyer la lettre aux artistes de rue
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les livraisons
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Acheter du matériel d’art
2 personnes
20
Récupérer les imprimés
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
23
Préparer les kits d’atelier
3 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le matériel par zone
3 personnes

Événement

28
Accueillir les artistes
2 personnes
29
Balisage du site
4 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises et les tabourets
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Aménager les stands des artistes
6 personnes
34
Installer les tables d'atelier
4 personnes
35
Installer les panneaux d’exposition
4 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Exposer le matériel artistique
4 personnes
39
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
40
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
41
Tester le système de son
2 personnes
42
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
43
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Accueillir les participants
3 personnes
46
Traiter les inscriptions
3 personnes
47
Présenter le programme
48
Animer la peinture en direct
3 personnes
49
Encadrer les ateliers
6 personnes
50
Tenir les stands des artistes
8 personnes
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Garder les tables de travail propres
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Encadrer les séances photo
58
Allumer l’éclairage du soir
59
Finaliser le dernier atelier
4 personnes
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
61
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
62
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
63
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes

Suivi

64
Démonter les tentes avec soin
6 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler le matériel d’art
4 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
5 personnes
69
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
70
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
71
Désencombrer le comptoir d’information
2 personnes
72
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Murs d’expositionqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 8

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Mégaphones manuelsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Matériel d’art

Couleurs de peinture en aérosolqté 40
Sets de peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 80
Rouleaux à peintureqté 24
Bacs à peintureqté 24
Toiles de peintureqté 50
Papier à dessinqté 500
Kits de craie pour trottoirqté 30
Marqueursqté 80
Crayonsqté 100
Crayons de couleurqté 60
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 60
Palettes de mélangeqté 30
Tabliers de protectionqté 40
Bâches de protectionqté 20
Ruban de masquageqté 30
Ruban de masquageqté 20
Crochets de suspensionqté 100
Cordeqté 4
Gants de travailqté 40

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 100
Affiches du programmeqté 30
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de directionqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Housses de mange-deboutqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Pichets de serviceqté 12
Plateauxqté 10
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 20
Cuillères à glaceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Cônes de signalisationqté 20
Barrières de sécuritéqté 20
Passe-câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis déposez les autorisations et déclarations avant d’inviter largement les artistes. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour les réponses administratives.
Bloquez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires, la capacité de chaque atelier et le matériel prévu. Fermez les inscriptions quelques jours avant le festival afin de préparer les kits et les listes.
Pour chaque artiste, recueillez les informations pratiques, les besoins techniques et les horaires d’arrivée au moins 10 jours à l’avance. Cela évite de découvrir le jour même qu’il manque une table, une prise ou un espace d’exposition.
Préparez un plan avec les tentes, tables, chaises, murs d’exposition et zones d’atelier. Placez les rallonges et multiprises hors des passages, et prévoyez des batteries externes pour les appareils utilisés par les bénévoles.
Répartissez les bénévoles par zone et par créneau, avec une personne dédiée aux inscriptions et une autre aux artistes. Vérifiez la veille les livraisons, les courses, les panneaux de direction, les bracelets, les badges et chaque kit d’atelier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de street art ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, déposer les autorisations, inviter les artistes, construire le programme et commander le matériel sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions aux ateliers ?: Ouvrez-les dès que les horaires, les capacités et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Arrêtez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour préparer les listes et les kits.
Quel matériel préparer pour les ateliers de street art ?: Comptez un kit par participant inscrit, avec les supports, peintures, pinceaux, rouleaux, bacs et outils adaptés à l’atelier. Ajoutez environ 10 % de matériel de rechange pour les erreurs, les pertes et les inscriptions de dernière minute.
Quand préparer la signalétique et les badges du festival ?: Préparez les panneaux de direction, badges et bracelets 2 à 3 jours avant le festival. Faites un contrôle final la veille, avec le plan des espaces et la répartition des bénévoles, afin d’éviter une installation improvisée le matin même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.