Zo organiseer je een straatconcert zonder verrassingen

Begin niet met artiesten boeken, maar met de plek, route en vergunning. Controleer daarna geluidsbeperkingen, stroom en de ruimte voor podiumvloer, publiek en verkeersbarrières. Leg het programma vast zodra artiesten en technische wensen bekend zijn en informeer buurtbewoners ruim op tijd. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en klaarzetten: van mengpaneel en microfoons tot herbruikbare bekers, programma’s en een werkverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Locatie en route vastleggen
2 personen
3
Geluidsbeperkingen controleren
4
Artiesten benaderen
2 personen
5
Artiestenprogramma opstellen
2 personen
6
Artiesten bevestigen
7
Technische wensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Stroomvoorziening vastleggen
2 personen
10
Catering regelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Buurtbewoners informeren
2 personen
16
Verkeersmaatregelen communiceren
17
Promotie ophangen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Programma printen
23
Artiestenbriefing maken
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Werkverdeling bevestigen

Event

26
Terrein vrijmaken
4 personen
27
Verkeersafzetting plaatsen
4 personen
28
Podiumvloer opbouwen
4 personen
29
Partytenten opzetten
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
31
Bar inrichten
3 personen
32
Stroom aansluiten
2 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
36
Snoeren afplakken
2 personen
37
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
38
Instrumenten klaarzetten
3 personen
39
Catering voorbereiden
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes presenteren
2 personen
42
Infotafel inrichten
2 personen
43
Programma ophangen
44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiesten begeleiden
2 personen
46
Publiek verwelkomen
3 personen
47
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
53
Artiesten wisselen
2 personen
54
Podiumprogramma presenteren
55
Geluidsniveau controleren
56
Verlichting inschakelen
57
Laatste optreden begeleiden
2 personen
58
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
59
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
60
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

61
Apparatuur afbreken
3 personen
62
Podium en tenten afbreken
4 personen
63
Meubilair verzamelen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Straat schoonvegen
3 personen
66
Verkeersafzetting verwijderen
4 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Bar schoonmaken
2 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Apparatuur retourneren
2 personen
71
Restvoorraad opbergen
2 personen
72
Geleende spullen controleren
2 personen
73
Verloren voorwerpen verzamelen
74
Artiesten uitbetalen
75
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumvloer
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Verkeersbarrièresaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Stroomverdeleraantal 2
Reservebatterijenaantal 24
Geluidsmeter
Muzieklessenaarsaantal 6

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Lantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Programmapostersaantal 12
Infobordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning vroeg aan en leg meteen de route, afzettingen en verkeersmaatregelen vast. Plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding, zodat voorwaarden voor geluid en doorgang nog uitvoerbaar zijn.
Bevestig artiesten pas nadat je hun technische wensen hebt verzameld. Noteer per optreden microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, muzieklessenaars en aansluitingen op het mengpaneel.
Maak een apart stroomplan voor geluid, verlichting en catering. Controleer vóór de opbouw waar de stroomverdeler komt en test stroomhaspels, verlengkabels en stekkerdozen onder belasting.
Informeer omwonenden minstens 2 weken vooraf over tijden, route en verkeersmaatregelen. Zet daarnaast een contactpersoon klaar voor vragen; een losse poster is geen vervanging voor gerichte buurtcommunicatie.
Plan de techniekstest vóór de eerste artiest arriveert, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor aanvang. Test microfoons, luidsprekers, monitoren, LED-schijnwerpers en reservebatterijen en leg daarna de artiestenbriefing en werkverdeling klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatconcert organiseren?: Reken op minimaal 8 weken. In die periode regel je de vergunning, locatie, artiesten, stroom, techniek, buurtinformatie en vrijwilligers; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en testen.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een straatconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur, en houd extra houdbare voorraad apart voor late wijzigingen of warm weer.
Wanneer informeer je de buurt over een straatconcert?: Stuur de praktische informatie minimaal 2 weken vooraf. Vermeld begin- en eindtijd, de route, verkeersmaatregelen en een contactpersoon; controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck van een straatconcert?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de start, afhankelijk van het aantal artiesten. Test eerst stroom en basisgeluid, daarna microfoons, DI-boxen, monitoren en het volledige programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.