Zo organiseer je een stille tocht

Begin met de route en de eindlocatie, niet met de uitnodiging. Controleer daarna toegankelijkheid, vergunningen en verkeersmaatregelen, zodat je weet wat haalbaar is voordat deelnemers zich aanmelden. Regel vervolgens vrijwilligers, communicatie en materialen voor de route. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en instrueren: van LED-kaarsen en portofoons tot routeborden, ontvangstpunt en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en eindlocatie vastleggen
2 personen
2
Vergunning voor de tocht aanvragen
3
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Omwonenden informeren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Verzekering controleren
11
Weersverwachting volgen
12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
13
Routekaart afdrukken
2 personen
14
Naam- en contactlijst maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
LED-kaarsen testen
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Catering voorbereiden
3 personen
20
Ontvangstpunt opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Verlichting plaatsen
3 personen
23
Routepijlen plaatsen
4 personen
24
Verkeersvesten uitdelen
2 personen
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen
26
Aanmeldtafel gereedmaken
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
LED-kaarsen uitdelen
3 personen
29
Route en gedragsregels toelichten
2 personen
30
Stille tocht begeleiden
10 personen
31
Kruispunten beveiligen
6 personen
32
Achterblijvers begeleiden
2 personen
33
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
34
Koffie en thee serveren
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes aanvullen
2 personen
37
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

38
Routeborden verzamelen
4 personen
39
Locatie opruimen
6 personen
40
Afval inzamelen
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Gevonden voorwerpen registreren
46
Deelnemers bedanken
2 personen
47
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

LED-kaarsenaantal 150
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Apparatuur

Acculampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Route en veiligheid

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Verkeersvestenaantal 12
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffer
Regenschermenaantal 6

Registratie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Routekaartenaantal 150
Informatiebordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en eindlocatie minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer de route lopend op drempels, smalle passages, verlichting en plekken waar deelnemers gemakkelijk kunnen afslaan.
Vraag de vergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt en stem verkeersmaatregelen tijdig af. Informeer omwonenden uiterlijk 2 weken vooraf over route, starttijd en eventuele afsluitingen.
Plan ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers voor ontvangst, routebegeleiding en verkeersveiligheid. Geef iedereen vooraf een duidelijke post, een verkeersvest en een manier om contact op te nemen.
Test alle LED-kaarsen, LED-lantaarns, acculampen en portofoons uiterlijk 2 dagen voor de tocht. Leg extra batterijen, powerbanks en zaklampen apart; juist kleine verlichtingsproblemen vallen in het donker snel op.
Stuur deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen vooraf met starttijd, ontmoetingspunt, routekaart, kledingadvies en contactnummer. Bouw het ontvangstpunt minstens 60 minuten voor vertrek op en houd regenschermen en een EHBO-koffer direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stille tocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, eindlocatie en vergunning. Reserveer de laatste 2 weken voor omwonenden informeren, vrijwilligers instrueren en deelnemersinformatie versturen.
Heb je een vergunning nodig voor een stille tocht?: Dat hangt af van de route, groepsgrootte en het gebruik van de openbare weg. Controleer dit direct zodra de route vaststaat en vraag de vergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt; verwerking kan meerdere weken duren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een stille tocht?: Reken op ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers. Verdeel de posten over ontvangst, routebegeleiding, verkeersveiligheid en het eindpunt, zodat niemand tijdens de tocht alleen verantwoordelijk is voor meerdere plekken.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de tocht. Vermeld in elk geval het ontmoetingspunt, de starttijd, de route, bereikbaarheid, kledingadvies en een telefoonnummer voor vragen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.