Einen Stillen Zug organisieren: der Ablauf
Bei einem Stillen Zug entscheidet nicht nur die Route über den Ablauf, sondern auch die Abstimmung mit Behörden, Anwohnern und freiwilligen Helfern. Lege zuerst Strecke und Ziel fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. Danach folgen Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Anmeldung und Sicherheitsplanung. Für den Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Zeitplan: Empfang aufbauen, Helfer einweisen, Beleuchtung und Wegweiser prüfen und die Gruppe sicher zum Ziel führen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Endlocation festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigung für die Tour beantragen
- 3
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 4
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 5
Anwohner informieren
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Versicherung prüfen
- 11
Wettervorhersage verfolgen
- 12
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 13
Routenkarte drucken
2 Personen
- 14
Namens- und Kontaktliste erstellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
- 17
LED-Kerzen testen
2 Personen
- 18
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Catering vorbereiten
3 Personen
- 20
Empfangspunkt aufbauen
4 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Beleuchtung anbringen
3 Personen
- 23
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 24
Warnwesten verteilen
2 Personen
- 25
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 26
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Event
- 27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 28
LED-Kerzen verteilen
3 Personen
- 29
Route und Verhaltensregeln erklären
2 Personen
- 30
Schweigegang begleiten
10 Personen
- 31
Kreuzungen absichern
6 Personen
- 32
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
- 33
Kerzenmoment begleiten
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Snacks auffüllen
2 Personen
- 37
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Wegweiser einsammeln
4 Personen
- 39
Veranstaltungsort aufräumen
6 Personen
- 40
Müll einsammeln
4 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
- 43
Location reinigen
4 Personen
- 44
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 45
Fundgegenstände registrieren
- 46
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 47
Genehmigungsunterlagen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 30
- TischdeckenAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Beleuchtung
- LED-KerzenAnz. 150
- LED-LaternenAnz. 12
- BatterienAnz. 48
Ausstattung
- Akku-LampenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
Route und Sicherheit
- WegweiserAnz. 20
- KegelAnz. 20
- VerkehrswestenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
- Erste-Hilfe-Koffer
- RegenschirmeAnz. 6
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 150
- RoutenpläneAnz. 150
- InfotafelnAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeekannenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Reinigung
- HandfegerAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage die Genehmigung frühzeitig und kläre Verkehrsmaßnahmen, bevor die Einladungen rausgehen. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen zur Strecke den Termin sonst verzögern können.
- Prüfe die gesamte Route auf Barrierefreiheit und gehe sie einmal zu Fuß ab. Markiere Engstellen, unebene Stellen und Kreuzungen auf dem Routenplan und lege für jede kritische Stelle eine verantwortliche Person fest.
- Schließe die Anmeldung nicht ohne Ernährungswünsche und Kontaktdaten ab. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher mit Treffpunkt, Startzeit, Streckenplan, Wetterhinweisen und einer erreichbaren Kontaktperson.
- Plane die Beleuchtung mit Reserve: Teste LED-Kerzen und LED-Laternen am Vortag und halte zusätzliche Batterien, Powerbanks und Taschenlampen bereit. Bei einem stillen Umzug fallen dunkle Abschnitte besonders schnell auf.
- Weise freiwillige Helfer mindestens 30 Minuten vor dem Start ein. Verteile Verkehrswesten, Funkgeräte und Aufgaben, prüfe Empfangspunkt und Wegweiser und bestimme eine Person für Erste Hilfe sowie eine für die Schlusskontrolle der Gruppe.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Stillen Zug anmelden?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung und der Abstimmung der Verkehrsmaßnahmen. Informiere Anwohner, sobald Route und Zeitfenster bestätigt sind, spätestens 2 bis 3 Wochen vorher.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Stillen Zug?
- Als praktische Mindestplanung kannst du mit einem Helfer pro 10 bis 15 Teilnehmenden rechnen. Zusätzlich braucht der Zug mindestens eine Person am Anfang, eine am Ende und je nach Kreuzungen weitere eingewiesene Streckenposten.
- Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Schicke die vollständigen Informationen spätestens 7 Tage vor dem Stillen Zug. Bei Änderungen durch Wetter, Route oder Verkehrsauflagen folgt eine aktualisierte Nachricht spätestens 24 Stunden vor dem Start.
- Was braucht man für die Sicherheit bei einem Stillen Zug?
- Plane Wegweiser, Kegel, Verkehrswesten, Taschenlampen, ein Erste-Hilfe-Set und funktionierende Funkgeräte ein. Kontrolliere die Ausrüstung am Vortag und verteile Westen und Funkgeräte mindestens 30 Minuten vor Beginn.
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