Organiser une marche silencieuse, étape par étape

Une marche silencieuse se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un moment d’accueil. Commencez par définir l’itinéraire, le lieu d’arrivée et les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Ensuite, structurez les inscriptions, les bénévoles et les moyens de communication. Le jour venu, l’éclairage, les panneaux et le briefing doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le lieu d’arrivée
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour la randonnée
3
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Informer les riverains
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Vérifier l’assurance
11
Suivre les prévisions météo
12
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
13
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
14
Créer une liste des noms et des contacts
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Tester les bougies LED
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Préparer le service traiteur
3 personnes
20
Installer le point d'accueil
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer l’éclairage
3 personnes
23
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
24
Distribuer les gilets de sécurité
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes
26
Préparer la table d’inscription
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
4 personnes
28
Distribuer les bougies LED
3 personnes
29
Expliquer l’itinéraire et les règles de conduite
2 personnes
30
Encadrer la marche silencieuse
10 personnes
31
Sécuriser les croisements
6 personnes
32
Encadrer les retardataires
2 personnes
33
Animer le moment des bougies
3 personnes
34
Servir le café et le thé
4 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
37
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

38
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
39
Ranger le lieu
6 personnes
40
Collecter les déchets
4 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
43
Nettoyer le lieu
4 personnes
44
Rapporter le matériel
2 personnes
45
Enregistrer les objets trouvés
46
Remercier les participants
2 personnes
47
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 6
Poubellesqté 6

Éclairage

Bougies LEDqté 150
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 48

Équipement

Lampes sur batterieqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Parcours et sécurité

Panneaux de directionqté 20
Cônesqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Trousse de premiers secours
Parapluiesqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Panneaux d'informationqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Glacièresqté 4

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire au moins 4 à 6 semaines à l’avance : vérifiez l’accessibilité, les traversées et les points où la circulation doit être encadrée.
Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant la marche, avec l’heure de rendez-vous, la durée prévue, la carte du parcours et les consignes liées à la météo.
Prévoyez un bénévole pour environ 10 à 15 participants, puis attribuez clairement les rôles : accueil, tête de cortège, fermeture du groupe et accompagnement aux traversées.
Testez les bougies LED, lanternes, lampes sur batterie et talkies-walkies la veille. Vérifiez aussi les piles, batteries externes, rallonges et multiprises, car ce sont les oublis les plus fréquents.
Installez le point d’accueil au moins 60 minutes avant le départ. Préparez les listes de contacts, étiquettes nominatives, cartes d’itinéraire, gilets de sécurité et panneaux de direction avant l’ouverture des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche silencieuse ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de demander l’autorisation, de coordonner la circulation, d’informer les riverains et de recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche silencieuse ?: Comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants. Ajoutez au minimum une personne à l’accueil, une en tête de groupe et une à l’arrière du cortège.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès que les inscriptions sont ouvertes, puis un rappel complet 5 à 7 jours avant. Indiquez l’heure, le point de rendez-vous, l’itinéraire et les consignes météo.
Que faut-il vérifier la veille d’une marche silencieuse ?: Contrôlez l’éclairage, les piles, les batteries, les talkies-walkies, les panneaux, les gilets et la trousse de premiers secours. Consultez aussi les prévisions météo et préparez les tables, chaises et équipements d’accueil.

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