Zo organiseer je een Stamceldonordag

Begin niet met de uitnodiging, maar met de donororganisatie en de locatie. Stem eerst af welke registratie nodig is, welke privacyinformatie deelnemers krijgen en hoeveel vrijwilligers je nodig hebt. Daarna leg je de aanmeldingen, looproute en technische voorzieningen vast. Op de dag zelf moeten registratiebalies, formulieren, donorregistratiesets en informatiemateriaal op volgorde klaarstaan. Zo voorkom je wachtrijen, zoekwerk en onduidelijkheid bij nieuwe donoren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Donororganisatie afstemmen
2 personen
3
Aanmeldformulier opstellen
4
Privacyinformatie voorbereiden
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Sociale berichten publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Aanmeldbevestigingen versturen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Toegankelijkheid inventariseren
11
Reservering locatie bevestigen
12
Reservering meubilair bevestigen
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Plattegrond en looproute maken
2 personen
15
Donorregistratie voorbereiden
2 personen
16
Vrijwilligersinstructie schrijven
17
Vrijwilligers indelen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken en voedsel koelen
2 personen
21
Registratieformulieren sorteren
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
23
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
24
Techniek opladen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Privacyruimtes inrichten
2 personen
29
Informatiestands inrichten
2 personen
30
Audiovisuele techniek testen
2 personen
31
Donorregistratiesets klaarleggen
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes en broodjes uitstallen
3 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
35
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
36
Aanmeldingen controleren
2 personen
37
Bezoekers informeren
3 personen
38
Donorregistratie begeleiden
4 personen
39
Swabkits uitgeven en innemen
3 personen
40
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
41
Ingevulde formulieren veilig opbergen
42
Presentatie begeleiden
2 personen
43
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Broodjes en hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Sanitaire voorraad bijvullen
49
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
50
Gegevens en samples verzegelen
2 personen
51
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

52
Meubilair afbouwen
4 personen
53
Materialen sorteren
2 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Apparatuur reinigen
2 personen
56
Locatie schoonmaken
3 personen
57
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
58
Afval afvoeren
2 personen
59
Donorformulieren overdragen
2 personen
60
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
61
Digitale bestanden archiveren
62
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Privacypanelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 4
Mobiele pinapparatenaantal 2
Printersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 3

Registratie

Donorregistratiesetsaantal 180
Wegwerpdoekjesaantal 200
Verzegelzakkenaantal 200
Documentenbakkenaantal 8
Clipboardmappenaantal 20
Baliepennenaantal 40
Registratiebaliesaantal 3
Polsbandjesaantal 200

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6

Decoratie

Informatiebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Staande bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 20

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie pas vast nadat de donororganisatie heeft bevestigd welke ruimte, registratie en voorzieningen nodig zijn. Controleer daarna meteen stroompunten, privacyzones en de looproute van ontvangst naar registratie.
Stuur na elke aanmelding een bevestiging met praktische informatie en verwerk dieetwensen en toegankelijkheid direct. Maak uiterlijk één week vooraf een definitieve deelnemerslijst, zodat naamkaartjes en registratieformulieren niet op het laatste moment hoeven te worden gesorteerd.
Plan registratie in blokken van 15 tot 20 minuten als je met aanmeldingen werkt. Houd minimaal één registratiebalie per 30 verwachte donoren aan en richt een aparte plek in voor vragen of een gesprek met privacy.
Geef vrijwilligers een korte schriftelijke instructie met hun rol, starttijd en overdrachtsmoment. Plan de briefing 30 minuten voor opening en laat minstens één persoon verantwoordelijk zijn voor registratieformulieren, verzegelzakken en documentenbakken.
Open de locatie minstens 60 minuten vóór de eerste donor. Laad laptops, tablets, mobiele pinapparaten en microfoons vooraf op; test vervolgens alle verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Stamceldonordag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de donororganisatie, datum en locatie. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligersindeling en het controleren van registratie- en privacydocumenten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Stamceldonordag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per registratiebalie en 1 extra persoon voor ontvangst en vragen. Bij 60 donoren plan je bijvoorbeeld 2 registratiebalies en minstens 4 vrijwilligers per dienst, exclusief de contactpersoon van de donororganisatie.
Hoe richt je de registratie op een Stamceldonordag in?: Maak een vaste route met ontvangst, registratie, informatie en vertrek, zodat bezoekers elkaar niet kruisen. Zet registratiebalies, laptops of tablets, donorregistratiesets, baliepennen en documentenbakken klaar en gebruik privacypanelen als formulieren of gesprekken niet zichtbaar mogen zijn.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de opbouw?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen en het testen van stroom en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor de vrijwilligersinstructie en een laatste controle van formulieren, naamkaartjes, informatiemateriaal en gekoelde dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.