Organiser une journée de donneurs de cellules souches
Commencez par confirmer la date, le lieu et le parcours complet d’un donneur, de l’accueil au départ. L’inscription doit être simple, les informations sur la confidentialité visibles et les besoins d’accessibilité recueillis avant le jour J. Prévoyez ensuite les bénévoles, les postes d’inscription, le matériel informatique et les espaces d’attente. Les dernières vérifications portent sur les formulaires, les badges, les boissons, les branchements et l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Coordonner l’organisation des donneurs
2 personnes
- 3
Établir le formulaire d'inscription
- 4
Préparer les informations sur la confidentialité
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Envoyer les confirmations d'inscription
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Recenser l’accessibilité
- 11
Confirmer la réservation du lieu
- 12
Confirmer la réservation du mobilier
- 13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 14
Créer le plan et le parcours
2 personnes
- 15
Préparer l’inscription des donneurs
2 personnes
- 16
Rédiger les consignes des bénévoles
- 17
Répartir les bénévoles
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
- 21
Trier les formulaires d’inscription
2 personnes
- 22
Préparer les badges nominatifs
- 23
Préparer le matériel d’information
2 personnes
- 24
Charger le matériel technique
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 28
Aménager des espaces de confidentialité
2 personnes
- 29
Installer les stands d’information
2 personnes
- 30
Tester la technique audiovisuelle
2 personnes
- 31
Préparer les kits d’enregistrement des donneurs
2 personnes
- 32
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 33
Disposer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
- 34
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 35
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 36
Vérifier les inscriptions
2 personnes
- 37
Informer les visiteurs
3 personnes
- 38
Accompagner l'enregistrement des donneurs
4 personnes
- 39
Distribuer et récupérer les kits de prélèvement
3 personnes
- 40
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
- 41
Ranger les formulaires remplis en lieu sûr
- 42
Animer la présentation
2 personnes
- 43
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 44
Servir le café et le thé
2 personnes
- 45
Servir les sandwichs et les en-cas
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
- 49
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
- 50
Sceller les données et les échantillons
2 personnes
- 51
Fermer le lieu
2 personnes
Suivi
- 52
Démonter le mobilier
4 personnes
- 53
Trier les matériaux
2 personnes
- 54
Faire la vaisselle
2 personnes
- 55
Nettoyer l’équipement
2 personnes
- 56
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 57
Emballer les restes
2 personnes
- 58
Évacuer les déchets
2 personnes
- 59
Transmettre les formulaires de don
2 personnes
- 60
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 61
Archiver les fichiers numériques
- 62
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 4
- Panneaux d’intimitéqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 6
- Tablettesqté 4
- Terminaux de paiement mobilesqté 2
- Imprimantesqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Stations de rechargeqté 3
Inscription
- Kits d’inscription des donneursqté 180
- Lingettes jetablesqté 200
- Sacs de scellementqté 200
- Bacs à documentsqté 8
- Chemises à pinceqté 20
- Stylos de comptoirqté 40
- Bureaux d’inscriptionqté 3
- Braceletsqté 200
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 100
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 6
Décoration
- Panneaux d'informationqté 10
- Panneaux indicateursqté 12
- Bannières sur piedqté 4
- Nappesqté 12
- Porte-nomsqté 20
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 8
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le parcours avant d’envoyer les invitations : indiquez où les donneurs s’inscrivent, où ils attendent et à quel moment ils reçoivent les consignes. Un plan affiché à chaque étape évite les croisements et les files mal orientées.
- Fermez les inscriptions à une date précise, puis envoyez les confirmations au fur et à mesure. Regroupez les besoins alimentaires et d’accessibilité au moins 7 jours avant l’événement afin d’adapter l’accueil et l’aménagement.
- Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de compter sur une aide générale : accueil, vérification des formulaires, accompagnement et gestion du matériel. Préparez leurs consignes écrites avant leur arrivée et prévoyez un responsable facilement joignable.
- Testez les ordinateurs portables, tablettes, imprimantes, terminaux de paiement et rallonges la veille. Chargez les appareils et apportez des multiprises ainsi que des stations de recharge pour éviter qu’une inscription soit bloquée par une batterie vide.
- Préparez séparément les kits d’inscription, les stylos, les bacs à documents et les badges nominatifs. Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les bureaux, les panneaux d’intimité, les affichages et les boissons avant l’arrivée du premier donneur.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée de donneurs de cellules souches ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, établir le formulaire, inviter les donneurs et répartir les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les besoins particuliers et les essais techniques.
- Quand envoyer les invitations pour une journée de donneurs ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de traiter les formulaires et d’envoyer les confirmations.
- Comment organiser l’inscription des donneurs sur place ?
- Installez un bureau d’accueil clairement identifié, puis prévoyez un second espace pour le traitement des formulaires et les informations confidentielles. Comptez au minimum 2 bénévoles à l’accueil dès l’ouverture, davantage si plusieurs donneurs sont attendus en même temps.
- Que préparer la veille d’une journée de donneurs de cellules souches ?
- Vérifiez le plan, les listes d’inscription, les badges, les kits, les branchements et le matériel informatique. Refroidissez les boissons et les aliments, chargez les appareils et regroupez tout le matériel par poste avant l’ouverture du lieu.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !