Wie organisiert man einen Stammzellenspender-Tag?

Bei einem Stammzellenspender-Tag entscheidet eine klare Reihenfolge darüber, ob die Registrierung ruhig abläuft. Kläre zuerst Datum, Ort und die Zusammenarbeit mit der Spenderorganisation, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Danach folgen Datenschutzinformationen, Einladungen und die Einteilung der Freiwilligen. Plane außerdem einen getrennten Weg für Anmeldung, Information und Registrierung ein: Sichtschutzwände, Dokumentenablagen und ausreichend Strom werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Spenderorganisation abstimmen
2 Personen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Datenschutzinformationen vorbereiten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Anmeldebestätigungen versenden
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Barrierefreiheit erfassen
11
Reservierung der Location bestätigen
12
Möbelreservierung bestätigen
13
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
14
Lageplan und Laufweg erstellen
2 Personen
15
Spenderregistrierung vorbereiten
2 Personen
16
Volunteer-Anleitung schreiben
17
Freiwillige einteilen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke und Speisen kühlen
2 Personen
21
Anmeldeformulare sortieren
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
23
Infomaterial bereitlegen
2 Personen
24
Technik aufladen

Event

25
Location öffnen
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
28
Rückzugsräume einrichten
2 Personen
29
Informationsstände einrichten
2 Personen
30
Audiovisuelle Technik testen
2 Personen
31
Sets zur Spenderregistrierung bereitlegen
2 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
33
Snacks und Brötchen auslegen
3 Personen
34
Freiwillige einweisen
2 Personen
35
Empfangstheke besetzen
2 Personen
36
Anmeldungen prüfen
2 Personen
37
Besucher informieren
3 Personen
38
Spenderregistrierung begleiten
4 Personen
39
Swabkits ausgeben und einsammeln
3 Personen
40
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
41
Ausgefüllte Formulare sicher aufbewahren
42
Präsentation moderieren
2 Personen
43
Besucherfragen beantworten
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Brötchen und Snacks servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Mülleimer leeren
2 Personen
48
Sanitärvorräte auffüllen
49
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
50
Daten und Proben versiegeln
2 Personen
51
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

52
Mobiliar abbauen
4 Personen
53
Materialien sortieren
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
2 Personen
55
Geräte reinigen
2 Personen
56
Location reinigen
3 Personen
57
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
2 Personen
58
Abfall entsorgen
2 Personen
59
Spenderformulare übergeben
2 Personen
60
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
61
Digitale Dateien archivieren
62
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 4
SichtschutzwändeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
TabletsAnz. 4
Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadestationenAnz. 3

Registrierung

Sets zur SpenderregistrierungAnz. 180
EinwegwischtücherAnz. 200
VersiegelungsbeutelAnz. 200
DokumentenablagenAnz. 8
KlemmbrettmappenAnz. 20
TresenstifteAnz. 40
RegistrierungsschalterAnz. 3
ArmbänderAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6

Dekoration

InfotafelnAnz. 10
WegweiserAnz. 12
StehbannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum, Ort und die Zusammenarbeit mit der Spenderorganisation mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Erst danach solltest du Einladungen und Social-Media-Beiträge veröffentlichen.
Baue das Anmeldeformular so auf, dass Ernährungswünsche und Barrierefreiheit abgefragt werden. Versende Anmeldebestätigungen spätestens 3 Tage nach Eingang und führe eine aktuelle Übersicht der Anmeldungen.
Plane pro Registrierungsschalter mindestens eine freiwillige Person für den Empfang und eine zweite für Formulare und Material ein. Schreibe die Anleitung vorab und teile die Schichten mit festen Start- und Endzeiten ein.
Lege den Laufweg vom Eingang zur Anmeldung und weiter zur Spenderregistrierung auf einem Lageplan fest. Prüfe mindestens 3 Tage vorher Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Ladestationen sowie geladene Laptops und Tablets.
Bereite Namensschilder, Armbänder, Klemmbrettmappen, Stifte und Dokumentenablagen am Vorabend vor. Getränke und Speisen sollten rechtzeitig gekühlt werden; Einwegwischtücher und Abfallbehälter gehören direkt an die Registrierungsbereiche.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Stammzellenspender-Tag planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Abstimmung mit der Spenderorganisation. Die letzten 3 Tage gehören der Kontrolle von Anmeldungen, Material, Technik und Helferschichten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Stammzellenspender-Tag?: Plane pro Registrierungsschalter mindestens 2 Personen ein: eine für Empfang und Laufweg, eine für Formulare und Registrierungssets. Für Pausen und Stoßzeiten solltest du zusätzlich 1 bis 2 Springer einteilen.
Was muss bei der Anmeldung eines Stammzellenspender-Tags abgefragt werden?: Erfasse neben den Kontaktdaten auch Datenschutzbestätigung, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit. Schicke die Anmeldebestätigung innerhalb von 3 Tagen und sortiere die Formulare spätestens am Vorabend.
Was wird bei einem Stammzellenspender-Tag häufig vergessen?: Oft fehlen Sichtschutz, Dokumentenablagen, geladene Technik oder ein klar markierter Laufweg. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und kontrolliere am Veranstaltungsmorgen noch einmal alle Stromanschlüsse und Registrierungssets.

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