Cómo organizar un juego urbano sin perder el control
Un juego urbano necesita más preparación que repartir equipos y esconder pistas. Empieza cerrando el punto de salida, la zona de juego y la ruta; después revisa permisos, diseña las pruebas y abre las inscripciones. En la última semana tendrás que confirmar participantes, formar equipos y preparar cartas, respuestas y material. El día del evento, reserva tiempo para montar la recepción, explicar las reglas y comprobar que cada equipo sale con todo lo necesario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la ubicación de salida
- 2
Definir la zona de juego y la ruta
2 personas
- 3
Comprobar permisos y normas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Recorrer la ruta
2 personas
- 8
Desarrollar tareas y respuestas
2 personas
- 9
Establecer las reglas del juego
- 10
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 11
Finalizar la lista de participantes
- 12
Asignar equipos
2 personas
- 13
Informar a los capitanes de equipo
- 14
Diseñar cartas de juego
- 15
Imprimir las cartas del juego
- 16
Imprimir formularios de respuesta
- 17
Clasificar el material del equipo
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
- 21
Limpiar la zona de salida
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 23
Decoración del punto de partida
2 personas
- 24
Preparar el material del juego
2 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 26
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
Evento
- 27
Recepción de participantes
3 personas
- 28
Explicar los equipos y las reglas del juego
2 personas
- 29
Enviar a los equipos
3 personas
- 30
Vigilar el desarrollo del juego y la seguridad
3 personas
- 31
Repartir las pistas y tareas
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
- 34
Recoger respuestas
2 personas
- 35
Revisar respuestas
3 personas
- 36
Anunciar al ganador
- 37
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 38
Reponer el buffet de cena
2 personas
- 39
Recoger la vajilla
2 personas
Seguimiento
- 40
Reunir el material de juego
3 personas
- 41
Recoger el mobiliario
3 personas
- 42
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 43
Limpiar la vajilla y la cocina
2 personas
- 44
Entregar el lugar de inicio limpio
3 personas
- 45
Devolver los objetos prestados
- 46
Registrar objetos perdidos
- 47
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 4
- Sillas plegablescant. 35
- Papeleracant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Megáfono
- Baterías externascant. 8
- Cargadores USBcant. 8
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cronómetroscant. 5
Material de juego
- Petos de equipocant. 35
- Banderas del equipocant. 5
- Cartas de juegocant. 40
- Hojas de respuestacant. 40
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 8
- Sobrescant. 25
- Premioscant. 3
Artículos de oficina
- Pegatinas con nombrecant. 40
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 2
Decoración
- Banner de inicio
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 40
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 2
Iluminación
- Faroles LEDcant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Recorre la ruta completa antes de enviar las invitaciones. Calcula la duración real, identifica cruces o zonas problemáticas y prepara una alternativa por si una prueba no puede realizarse.
- Cierra las inscripciones varios días antes del juego, no la víspera. Así podrás asignar equipos, informar a los capitanes y recoger a tiempo las preferencias dietéticas.
- Prepara un paquete por equipo con petos o banderas, cartas, hojas de respuesta, bolígrafos, portapapeles y sobres. Clasificarlo de antemano evita buscar material mientras los participantes esperan.
- Imprime las cartas y los formularios antes del día del evento y lleva copias adicionales. Una cantidad de reserva resulta útil si se pierde una hoja, se moja el material o se incorpora alguien a última hora.
- Monta la recepción antes de que llegue el primer grupo: mesas, sillas, pegatinas con nombre, material de juego y un punto claro para las instrucciones. Comprueba también las baterías, los cargadores y el altavoz o megáfono.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un juego urbano?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar una ubicación y comprobar permisos. Deja cerradas la ruta, las pruebas y las inscripciones al menos 5 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que formar los equipos del juego urbano?
- Forma los equipos entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de participantes ya esté cerrada. Informa a los capitanes en ese momento para que sepan dónde reunirse y qué deben comunicar.
- ¿Cuánto dura normalmente un juego urbano?
- Reserva entre 2 y 3 horas para la actividad, además de 30 minutos para la recepción y las explicaciones. Recorre la ruta antes y añade margen para desplazamientos, dudas y retrasos.
- ¿Qué se prepara el mismo día del juego urbano?
- Ese día se montan la zona de salida, la recepción, las mesas y sillas, la decoración y el material de cada equipo. Procura terminar el montaje al menos 45 minutos antes de la hora de convocatoria.
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