Zo organiseer je een stadsgesprek

Begin met het doel van het gesprek en werk daarna in vaste volgorde: datum en locatie, thema en programma, sprekers, communicatie en praktische uitvoering. Leg vroeg vast hoeveel mensen de ruimte aankan en welke techniek nodig is voor vragen uit de zaal. Open de aanmeldingen pas wanneer tijd, locatie en programma duidelijk zijn. De meeste vertraging ontstaat bij sprekersinformatie, toegankelijkheidswensen en het testen van microfoons en beeldscherm; plan daarvoor aparte controlemomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en gespreksthema bepalen
3 personen
3
Sprekers en gespreksleiders benaderen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Persbericht versturen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toegankelijkheidswensen verzamelen
14
Sprekersinformatie verzamelen
15
Gespreksvragen voorbereiden
3 personen
16
Programma definitief maken
2 personen
17
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
18
Herinnering aan bezoekers sturen
19
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
20
Materialen en apparatuur controleren
2 personen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Aanwezigheidslijst printen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
30
Gesprekstafels inrichten
3 personen
31
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
34
Microfoons en speaker testen
2 personen
35
Verlichting en stroom controleren
2 personen
36
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
39
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
40
Briefing gespreksbegeleiders geven
3 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
3 personen
43
Naambadges uitdelen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Opening aankondigen
46
Gespreksthema toelichten
47
Gespreksrondes begeleiden
6 personen
48
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
49
Notulen per tafel bijhouden
6 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Buffet en pauzeruimte beheren
3 personen
54
Hoofdgesprek begeleiden
3 personen
55
Actiepunten zichtbaar vastleggen
2 personen
56
Techniek tijdens gesprek bedienen
57
Avondbuffet serveren
4 personen
58
Publieksvragen modereren
2 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
61
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies en materialen afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Aanwezigheidslijst archiveren
70
Gespreksnotities uitwerken
3 personen
71
Bedankbericht versturen
72
Samenvatting met bezoekers delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Spreektafel
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Snijplanken voor broodaantal 3
Serveerlepelsaantal 10
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 140
Pennenaantal 80
Programmaflyersaantal 140
Richtingsbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Flip-overvellenaantal 80
Stiftenaantal 60
Plakbriefjesaantal 30
Schilderstapeaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 weken vooraf datum, locatie en gespreksthema vast. Controleer meteen of je een vergunning of melding nodig hebt en reserveer stoelen, tafels en de spreektafel.
Benader sprekers en gespreksleiders minstens 5 weken vooraf. Vraag binnen 7 dagen om hun bio, functietitel, technische wensen en beschikbaarheid voor de definitieve programmaversie.
Open de aanmeldingen zodra programma en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 weken vooraf. Vraag naast naam en contactgegevens ook naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, zodat je niet vlak voor het gesprek hoeft bij te sturen.
Test laptop, beeldscherm, HDMI-kabel, draagbare speaker en draadloze microfoons 1 week vooraf met de aansluitingen die je op locatie gebruikt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks apart klaar; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak.
Bereken catering op basis van het verwachte aantal deelnemers en controleer de aantallen 2 dagen vooraf. Zet dranken koud, print de aanwezigheidslijst en leg naambadges klaar voordat de ontvangst begint, zodat het gesprek niet vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een stadsgesprek?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, thema en vergunningen. Voor bekende sprekers of een grotere publiekscampagne is 8 weken veiliger, omdat reacties en bevestigingen tijd kosten.
Wanneer open je de aanmeldingen voor een stadsgesprek?: Open de aanmeldingen ongeveer 4 weken vooraf, zodra locatie, tijd en programma voldoende vaststaan. Stuur 3 tot 5 dagen voor het gesprek een herinnering met route, aanvangstijd en eventuele toegankelijkheidsinformatie.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een stadsgesprek?: Reken minimaal op 1 microfoon voor de gespreksleider en 1 per spreker; bij vragen uit de zaal komt daar idealiter 1 draadloze microfoon bij. Test alle microfoons uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf.
Wanneer regel je catering voor een stadsgesprek?: Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 1 week vooraf en maak de definitieve cateringberekening 2 dagen voor het gesprek. Zet dranken op tijd koud en bereid hapjes of lunch zo dat de ontvangst niet samenvalt met het eerste gespreksonderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.