Organiser un débat citoyen : la méthode complète

Un débat citoyen réussi repose sur une préparation progressive, pas seulement sur un bon sujet. Commencez par verrouiller la date, le lieu et le format, puis confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins d’accessibilité, le déroulé des échanges et la technique doivent être réglés plusieurs jours à l’avance. Cette méthode vous aide aussi à gérer l’accueil, les relances, les repas et les imprévus le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le thème de discussion
3 personnes
3
Contacter les intervenants et les animateurs
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Envoyer le communiqué de presse
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recueillir les besoins d’accessibilité
14
Rassembler les informations sur les intervenants
15
Préparer les questions de discussion
3 personnes
16
Finaliser le programme
2 personnes
17
Confirmer les inscriptions
2 personnes
18
Envoyer un rappel aux visiteurs
19
Calculer les quantités de catering
2 personnes
20
Vérifier les matériels et équipements
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer la liste de présence
23
Faire les courses
3 personnes
24
Préparer les encas et le déjeuner
4 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
30
Aménager les tables de discussion
3 personnes
31
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Installer le matériel de présentation
2 personnes
34
Tester les microphones et l’enceinte
2 personnes
35
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
40
Donner le briefing aux animateurs de discussion
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Enregistrer la présence
3 personnes
43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Présenter le thème de l’échange
47
Animer les tours de discussion
6 personnes
48
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
49
Rédiger le compte rendu par table
6 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Gérer le buffet et l’espace pause
3 personnes
54
Animer l’entretien principal
3 personnes
55
Consigner visiblement les points d’action
2 personnes
56
Gérer la technique pendant l’entretien
57
Servir le buffet du soir
4 personnes
58
Modérer les questions du public
2 personnes
59
Annoncer la clôture
60
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
61
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Archiver la liste de présence
70
Mettre au propre les notes d'entretien
3 personnes
71
Envoyer un message de remerciement
72
Partager le récapitulatif avec les visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Table de prise de parole
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable
Écran
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Planches à découper pour le painqté 3
Cuillères de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 80
Flyers du programmeqté 140
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières d’informationqté 4
Décoration de tableqté 12
Feuilles de paperboardqté 80
Marqueursqté 60
Post-itqté 30
Ruban de masquageqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 80
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter largement le public. Prévoyez au moins 8 à 10 semaines pour confirmer les réservations, les autorisations et les intervenants.
Définissez un programme minuté avant d’envoyer les invitations. Pour une rencontre de 2 heures, gardez environ 20 minutes pour l’introduction, 60 minutes pour les échanges et 20 minutes pour les questions du public.
Ouvrez les inscriptions dès que le thème, les intervenants et le lieu sont confirmés. Demandez immédiatement les besoins alimentaires et d’accessibilité, puis envoyez une confirmation et un rappel 48 heures avant l’événement.
Testez le son et l’image sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones sans fil, l’enceinte, l’ordinateur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises.
Préparez l’accueil avant de commencer la restauration. Imprimez la liste de présence, triez les badges nominatifs et mettez les boissons au frais ; comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure et prévoyez une marge de 10 %.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un débat citoyen ?: Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les intervenants, communiquer et traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un débat citoyen ?: Ouvrez-les dès que le programme, le lieu et les intervenants sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la rencontre. Fermez ou réévaluez les inscriptions 2 à 3 jours avant pour ajuster les chaises, les badges et la restauration.
Comment préparer la technique d’un débat citoyen ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’accueil du public. Contrôlez chaque microphone, l’enceinte, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les batteries externes, puis gardez un câble et une batterie de secours à portée de main.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un débat citoyen ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez de l’eau en carafes, des verres et une solution pour garder les boissons fraîches.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.