Ein Stadtgespräch strukturiert organisieren

Ein Stadtgespräch steht und fällt mit einem klaren Thema, passenden Gesprächsgästen und einem Ablauf, der pünktlich beginnt. Lege zuerst Datum, Ort und Gesprächsformat fest, bevor du Einladungen verschickst oder Pressearbeit machst. Danach folgen Anmeldungen, Barrierefreiheit, Technik und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für eine kurze Probe ein: Funkmikrofone, Bildschirm, HDMI-Kabel und Lautsprecher funktionieren nicht automatisch am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Gesprächsthema festlegen
3 Personen
3
Sprecher und Moderatoren ansprechen
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Social-Media-Beiträge posten
10
Pressemitteilung versenden
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
14
Sprecherinformationen sammeln
15
Gesprächsfragen vorbereiten
3 Personen
16
Programm finalisieren
2 Personen
17
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
18
Erinnerung an Besucher senden
19
Cateringmengen berechnen
2 Personen
20
Materialien und Ausrüstung prüfen
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Anwesenheitsliste drucken
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Snacks und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
30
Gesprächstische einrichten
3 Personen
31
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
33
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
34
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
35
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
39
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
40
Briefing für Gesprächsleiter geben
3 Personen
41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Anwesenheit erfassen
3 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Eröffnung ankündigen
46
Gesprächsthema erläutern
47
Gesprächsrunden moderieren
6 Personen
48
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
49
Notizen pro Tisch führen
6 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks auffüllen
2 Personen
52
Pause ankündigen
53
Buffet und Pausenraum betreuen
3 Personen
54
Hauptgespräch begleiten
3 Personen
55
Aktionspunkte sichtbar festhalten
2 Personen
56
Technik während des Gesprächs bedienen
57
Abendbuffet servieren
4 Personen
58
Publikumsfragen moderieren
2 Personen
59
Abschluss ankündigen
60
Besucher verabschieden
3 Personen
61
Reste sicher verpacken
2 Personen

Nachbereitung

62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Anwesenheitsliste archivieren
70
Gesprächsnotizen ausarbeiten
3 Personen
71
Dankesnachricht versenden
72
Zusammenfassung mit Besuchern teilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Empfangstisch
Rednertisch
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Laptop
Bildschirm
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
Schneidebretter für BrotAnz. 3
ServierlöffelAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 140
StifteAnz. 80
ProgrammflyerAnz. 140
WegweiserAnz. 12
InformationsbannerAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
FlipchartblätterAnz. 80
StifteAnz. 60
KlebezettelAnz. 30
AbdeckbandAnz. 6
KlebestiftAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsäckeAnz. 80
PutzeimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Thema, Zielgruppe und Gesprächsdauer fest, bevor du Sprecher und Moderation anfragst. Für ein Gespräch von 90 Minuten solltest du zusätzlich mindestens 30 Minuten für Einlass und Ankommen einplanen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und Kapazität feststehen. Verschicke spätestens 7 Tage vorher eine Bestätigung mit Beginn, Einlasszeit, Anfahrt und Kontaktmöglichkeit.
Frage bei der Anmeldung nach Ernährungswünschen und Anforderungen zur Barrierefreiheit. Prüfe diese Angaben mindestens 5 Tage vor der Veranstaltung und kläre offene Punkte direkt mit den Betroffenen.
Teste Laptop, Bildschirm, HDMI-Kabel, Mikrofonständer und Lautsprecher am Veranstaltungsort spätestens am Vortag. Lade Powerbanks auf und lege Verlängerungskabel so aus, dass keine Stolperstellen entstehen.
Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste und Gesprächsfragen am Vortag vor. Stelle Getränke kalt und richte Empfangstisch, Rednertisch sowie Stühle mindestens 60 Minuten vor Einlass auf.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Stadtgespräch planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn mehrere Sprecher, Reservierungen oder Genehmigungen nötig sind. Die Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Stadtgespräch?: Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Empfang, Technik und Verpflegung ein. Für einen ersten Techniktest mit Mikrofonen, Bildschirm und Laptop solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
Wann soll man die Teilnehmer an ein Stadtgespräch erinnern?: Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Nenne darin erneut Einlasszeit, Beginn, Ort, Barrierefreiheit und eine Kontaktperson für kurzfristige Fragen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Stadtgespräch?: Rechne pro Person mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser für eine Veranstaltung bis zu drei Stunden. Für die erste Stunde kannst du zusätzlich mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, wenn auch Kaffee oder andere Getränke angeboten werden.

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