Zo organiseer je een stadsfestival zonder losse eindjes

Een stadsfestival organiseren begint niet met muziek boeken, maar met datum, locatie en een haalbaar programma. Daarna regel je vergunningen, verzekering, leveranciers en sanitaire voorzieningen voordat je promotie start. Werk met één draaiboek waarin opbouw, techniek, vrijwilligers, catering en veiligheid per tijdstip staan. Controleer in de laatste week het weer, de voorraad en alle reserveringen. Zo voorkom je dat podiumdelen, kabelmatten, koeling of vrijwilligers pas op de festivaldag worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Leveranciers selecteren
2 personen
6
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
7
Artiesten bevestigen
2 personen
8
Reserveringen maken
2 personen
9
Beveiliging reserveren
10
Sanitaire voorzieningen reserveren
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotie publiceren
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Plattegrond afdrukken
20
Weersverwachting controleren
21
Voorraad inventariseren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen ophalen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Uitgiftepunten voorbereiden
3 personen
27
Terrein controleren
3 personen
28
Leveringen ontvangen
3 personen
29
Tenten opbouwen
6 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Podiumzone markeren
3 personen
33
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Stroomkabels beveiligen
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Informatiebalie inrichten
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Catering klaarzetten
4 personen
41
Kassa en betaalpunten testen
2 personen
42
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Laatste terreincontrole
3 personen

Event

46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Informatie verstrekken
2 personen
48
Eerste programmaonderdeel begeleiden
3 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Programmaonderdelen begeleiden
3 personen
55
Artiesten ontvangen
2 personen
56
Podiumwissels begeleiden
3 personen
57
Publieksstromen controleren
3 personen
58
Avondverlichting inschakelen
2 personen
59
Laatste programmaonderdeel begeleiden
3 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Catering opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
5 personen
66
Tenten afbreken
6 personen
67
Meubilair verzamelen
4 personen
68
Apparatuur demonteren
3 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen opslaan
73
Locatie opleveren
2 personen
74
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 8
Kassatafelsaantal 2
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Partytentgewichtenaantal 16
Transportkarrenaantal 3
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Waterpassenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20
Podiumtrap
Handkassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Krijtbordenaantal 8
Plantenbakkenaantal 10
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast en vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan; houd minimaal 8 tot 12 weken over voor aanvragen en aanvullingen.
Bevestig artiesten, beveiliging, sanitaire voorzieningen en andere leveranciers schriftelijk uiterlijk 4 weken vooraf. Noteer contactpersonen, aankomsttijden en wat zij zelf meenemen.
Maak de plattegrond vóór je tafels, tenten en podiumdelen bestelt. Reserveer ruimte voor kabelmatten, publieksstromen, kassatafels, sanitaire voorzieningen en een plek waar materialen veilig kunnen worden opgeslagen.
Plan techniek en stroom per zone: geluidsmixer, luidsprekers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen horen niet pas tijdens de opbouw verdeeld te worden. Test alle aansluitingen en microfoons minimaal 2 uur vóór opening.
De laatste 48 uur draaien om uitvoering: controleer de weersverwachting, koel dranken, bereid hapjes voor en deel vrijwilligers in met begin- en eindtijd. Leg een gedrukte plattegrond en draaiboek klaar voor iedere coördinator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren. Reserveer locatie, artiesten, beveiliging en sanitaire voorzieningen eerst; vraag vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vóór de festivaldatum aan.
Wanneer moet je de vergunning voor een stadsfestival aanvragen?: Dien de aanvraag minimaal 8 tot 12 weken vooraf in, of eerder als de gemeente een langere behandelingstermijn hanteert. Voeg direct de locatie, tijden, plattegrond, geluidsplan en veiligheidsmaatregelen toe.
Hoe maak je een draaiboek voor een stadsfestival?: Werk per tijdstip en onderdeel: opbouw, leveranciers, techniek, programma, vrijwilligers, catering, schoonmaak en afbouw. Print het draaiboek uiterlijk 1 dag vooraf en geef elke coördinator een exemplaar.
Wanneer controleer je de spullen voor een stadsfestival?: Inventariseer alle materialen uiterlijk 1 week vooraf en controleer ze opnieuw bij het ophalen. Test geluidsapparatuur, verlichting en stroom minimaal 2 uur voor opening; koelboxen en dranken regel je in de laatste 24 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.