Comment organiser un festival de la ville sans rien oublier

Un festival de la ville demande une préparation par étapes, car les autorisations, les artistes et la logistique dépendent les uns des autres. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant de réserver les prestataires. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles et vérifier le matériel. Le jour J, prévois un déroulé imprimé, un plan lisible et une solution de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
6
Conserver le programme musical
2 personnes
7
Confirmer les artistes
2 personnes
8
Faire les réservations
2 personnes
9
Réserver la sécurité
10
Réserver les sanitaires
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier la promotion
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Imprimer le plan
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer les points de distribution
3 personnes
27
Contrôler le site
3 personnes
28
Réception des livraisons
3 personnes
29
Monter les tentes
6 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Marquer la zone du podium
3 personnes
33
Installer le matériel sonore
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Installer le comptoir d'information
2 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
41
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
42
Effectuer la vérification du son
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Dernier contrôle du site
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Fournir les informations
2 personnes
48
Animer le premier point du programme
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Animer les différents temps du programme
3 personnes
55
Accueillir les artistes
2 personnes
56
Coordonner les changements de scène
3 personnes
57
Vérifier les flux de public
3 personnes
58
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
59
Animer le dernier point du programme
3 personnes
60
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Ranger le service traiteur
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le site
5 personnes
66
Démonter les tentes
6 personnes
67
Rassembler le mobilier
4 personnes
68
Démonter l’équipement
3 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger les objets trouvés
73
Remettre le lieu en état
2 personnes
74
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 8
Tables de caisseqté 2
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Poids pour tente de réceptionqté 16
Chariots de transportqté 3
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Niveaux à bulleqté 2
Mètres rubansqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20
Escalier de podium
Caisses manuellesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneaux en ardoiseqté 8
Bacs à plantesqté 10
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 3 à 6 mois avant la date : valide d’abord le lieu, le programme et les autorisations, puis seulement les réservations de sécurité, sanitaires et fournisseurs.
Bloque le programme musical par écrit et reconfirme chaque artiste 2 à 4 semaines avant l’événement. Une modification tardive peut entraîner des changements de sonorisation, d’horaires et de bénévoles.
Prépare les flux du public avant l’installation : sépare les tables de caisse, les espaces repas, les sanitaires et la scène sur le plan, puis imprime plusieurs exemplaires du déroulé et du plan.
Compte le matériel par zone plutôt que dans une seule liste : tentes, tables, chaises, gobelets réutilisables, glacières, réfrigérateurs, câbles et passe-câbles doivent être vérifiés à la réception, au plus tard la veille.
Ne garde pas les tâches alimentaires pour le dernier moment : recueille les besoins spécifiques avant les achats, refroidis les boissons la veille et prépare les encas le jour même avec une équipe identifiée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la ville ?: Prévois au minimum 3 mois pour un festival simple, et plutôt 6 mois si le programme comprend plusieurs artistes, des autorisations spécifiques ou de nombreux prestataires. Les 2 dernières semaines doivent être réservées aux confirmations et aux contrôles.
Quand demander les autorisations pour un festival municipal ?: Lance les demandes dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 3 à 6 mois avant le festival. Vérifie les délais de réponse auprès de chaque organisme avant de publier les invitations ou la promotion.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de la ville ?: Répartis les bénévoles par postes : accueil, caisse, restauration, orientation, rangement et soutien technique. Prépare les affectations au moins 2 semaines avant, puis confirme les présences 3 à 5 jours avant l’ouverture.
Quand vérifier la météo et préparer le matériel ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures et 24 heures avant le festival. Fais l’inventaire et récupère le matériel au plus tard la veille afin de pouvoir remplacer un élément manquant ou prévoir une protection contre la pluie.

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