So organisierst du ein Stadtfestival Schritt für Schritt

Ein Stadtfestival braucht eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, danach klärst du Genehmigungen, Versicherung und Infrastruktur. Parallel entsteht das Programm mit Musik, Künstlern und Reservierungen. In den letzten Wochen folgen Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag entscheiden ein gedruckter Lageplan, gekühlte Getränke und geprüfte Technik darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Lieferanten auswählen
2 Personen
6
Musikprogramm festlegen
2 Personen
7
Künstler bestätigen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
2 Personen
9
Sicherheit buchen
10
Sanitäre Anlagen reservieren
11
Einladungen gestalten
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Werbung veröffentlichen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Drehbuch ausdrucken
19
Lageplan drucken
20
Wettervorhersage prüfen
21
Bestand inventarisieren
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien abholen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Ausgabestellen vorbereiten
3 Personen
27
Gelände kontrollieren
3 Personen
28
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
29
Zelte aufbauen
6 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Bühnenbereich markieren
3 Personen
33
Tonanlage aufbauen
3 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Stromkabel sichern
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Informationsstand einrichten
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Catering bereitstellen
4 Personen
41
Kasse und Bezahlstationen testen
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
3 Personen
43
Freiwillige einweisen
3 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Letzte Geländekontrolle
3 Personen

Event

46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Informationen bereitstellen
2 Personen
48
Den ersten Programmpunkt begleiten
3 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
54
Programmpunkte betreuen
3 Personen
55
Künstler empfangen
2 Personen
56
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
57
Besucherströme kontrollieren
3 Personen
58
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
59
Letzten Programmpunkt begleiten
3 Personen
60
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

61
Kasse abschließen
2 Personen
62
Catering aufräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Gelände reinigen
5 Personen
66
Zelte abbauen
6 Personen
67
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
68
Geräte abbauen
3 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Materialien zurückbringen
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Fundstücke aufbewahren
73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
74
Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 8
KassentischeAnz. 2
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
PartyzeltgewichteAnz. 16
TransportwagenAnz. 3
WerkzeugkistenAnz. 2
HammerAnz. 2
SchraubendreherAnz. 4
WasserwaagenAnz. 2
MessbänderAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
KegelAnz. 20
Bühnentreppe
HandkassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
KreidetafelnAnz. 8
PflanzkübelAnz. 10
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 200

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe außerdem früh, ob die geplante Besucherzahl zu Fläche, Stromversorgung und sanitären Anlagen passt.
Bestätige Künstler, Musikprogramm und Lieferanten schriftlich spätestens 6 Wochen vor dem Festival. So bleiben Ersatzlösungen für Absagen, Lieferprobleme oder technische Anforderungen möglich.
Plane Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Teile sie für Kasse, Einlass, Ausschank, Orientierung und Abbau in Schichten von jeweils 3 bis 4 Stunden ein.
Drucke Drehbuch und Lageplan mindestens zweimal aus und lege je ein Exemplar an Bühne, Kasse und im Helferbereich ab. Digitale Dateien allein helfen bei leerem Akku oder schlechtem Empfang nicht.
Kühle Getränke bereits am Vormittag und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Wiederverwendbare Becher, Karaffen und zusätzliche Kühlboxen werden oft erst bemerkt, wenn der Ausschank schon läuft.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Stadtfestival organisieren?: Starte mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Für ein größeres Programm mit mehreren Künstlern, Sicherheitsdienst und vielen Lieferanten sind 4 bis 6 Monate realistischer.
Welche Genehmigungen braucht man für ein Stadtfestival?: Das hängt von Ort, Größe, Musik und Ausschank ab. Kläre die zuständigen Stellen spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Termin und prüfe zusätzlich Versicherung, Lärmschutz und Fluchtwege.
Wie viele Helfer braucht man für ein Stadtfestival?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens 2 Helfer ein, etwa für Kasse, Einlass und Getränke. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du insgesamt mehr Personen, damit Pausen und Ablösung abgedeckt sind.
Wann sollte man Getränke und Snacks für ein Stadtfestival vorbereiten?: Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks spätestens 1 bis 2 Stunden vorher vor. Kontrolliere dabei Bestand, Geschirr und Serviermaterial noch einmal.

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