Zo organiseer je een square dance zonder stress

Begin met de datum, locatie en dansvloer: een square dance valt of staat met genoeg vlakke ruimte en een caller die de groep kan begeleiden. Leg daarna muziek, uitnodigingen en aanmeldingen vast, zodat je weet hoeveel dansers, vrijwilligers en dieetporties je voorbereidt. Test de geluidsinstallatie ruim voor de start en plan een duidelijke ontvangst, pauze en afsluiting. Met een geprint draaiboek voorkom je dat techniek, catering of vervoersinformatie op de avond zelf tussen wal en schip valt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Dansvloer controleren
2 personen
3
Caller reserveren
4
Muziek verzorgen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Vervoersinformatie delen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Catering bestellen
14
Reserveringen bevestigen
15
Bezoekerslijst bijwerken
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Dieetporties labelen
2 personen
22
Muziekbestanden controleren
23
Microfoons testen
2 personen
24
Draaiboek printen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimte ventileren
2 personen
28
Vloer schoonmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen langs de kant zetten
3 personen
31
Registratietafel plaatsen
2 personen
32
Buffet inrichten
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
35
Geluidsniveau testen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Wegwijzers plaatsen
2 personen
38
Dansvloer vrijmaken
3 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Hapjes uitstallen
3 personen
41
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Deuren openen
2 personen
44
Bezoekers registreren
2 personen
45
Programma toelichten
46
Beginners uitleg geven
2 personen
47
Dansrondes begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Avondmaaltijd serveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Avondprogramma aankondigen
57
Avonddansen begeleiden
2 personen
58
Vloer veilig houden
59
Afscheid aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
2 personen
62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
2 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Sanitair nalopen
2 personen
70
Geleende materialen controleren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Versterker
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lichtstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Overig

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Klembordenaantal 3
Pennensetsaantal 3
Naamstickersaantal 100
Opbergkrattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de caller voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld meteen het verwachte aantal deelnemers, de begintijd, de beschikbare dansvloer en of er microfoons en geluidsapparatuur aanwezig zijn.
Controleer de dansvloer minstens één week vooraf op afmetingen, gladheid en obstakels. Zet tafels, stoelen en buffettafels aan de rand, zodat de dansers een vrije ruimte houden en de registratie niet in de looproute staat.
Open de aanmeldingen uiterlijk drie weken voor de square dance en sluit ze enkele dagen vooraf. Vraag tegelijk naar dieetwensen, vervoer en vrijwilligers; zo kun je de bezoekerslijst, porties en taakindeling tijdig afronden.
Test muziekspeler, luidsprekers, versterker, mengpaneel en draadloze microfoons op de locatie. Doe dit uiterlijk de dag ervoor en leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende kabel houdt de hele uitleg op.
Plan de opbouw minimaal twee uur voor de eerste dans. Koel dranken, zet koffie en water klaar, label dieetporties en leg het draaiboek bij de registratie; houd daarna nog 30 minuten vrij voor onverwachte problemen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een square dance?: Reken voor één square van acht dansers op ongeveer 25 tot 35 vierkante meter vrije vloer. Voor vier squares heb je dus minimaal 100 tot 140 vierkante meter dansruimte nodig, exclusief tafels, stoelen en ontvangst.
Wanneer moet je een caller boeken voor een square dance?: Boek de caller bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de datum, zeker als je op een populaire avond organiseert. Geef bij de reservering het verwachte aantal deelnemers, de duur en de beschikbare geluidsapparatuur door.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een square dance?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het evenement. Gebruik die laatste dagen om dieetporties, vrijwilligers, catering en de definitieve bezoekerslijst vast te leggen.
Hoe lang duurt de opbouw van een square dance?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en technische controle. Test microfoons en muziek uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst opnieuw, omdat kabels, batterijen of instellingen tijdens het klaarzetten kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.