Organiser un square dance, étape par étape

Un square dance se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, la salle et la piste, puis le caller, la musique et les inscriptions. La capacité de la piste détermine le nombre de participants que vous pouvez accueillir, tandis que la sonorisation doit être testée avant le jour J. Prévoyez aussi le repas, les besoins alimentaires et les bénévoles assez tôt. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, refroidir les boissons et vérifier le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contrôler la piste de danse
2 personnes
3
Réserver un caller
4
Fournir la musique
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Partager les informations de transport
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Commander le catering
14
Confirmer les réservations
15
Mettre à jour la liste des visiteurs
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Étiqueter les portions de régime
2 personnes
22
Vérifier les fichiers musicaux
23
Tester les microphones
2 personnes
24
Imprimer le déroulé
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Aérer la salle
2 personnes
28
Nettoyer le sol
3 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Mettre les chaises sur le côté
3 personnes
31
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
32
Installer le buffet
3 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Installer le matériel sonore
2 personnes
35
Tester le niveau sonore
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
38
Dégager la piste de danse
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
41
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Ouvrir les portes
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
45
Présenter le programme
46
Expliquer aux débutants
2 personnes
47
Animer les rondes de danse
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Annoncer le programme du soir
57
Animer les danses du soir
2 personnes
58
Maintenir le sol sécurisé
59
Annoncer le départ
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Démonter le matériel audio
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Vérifier les sanitaires
2 personnes
70
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes
73
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Carafes d’eauqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandesqté 12
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Autre

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Presse-papiersqté 3
Sets de stylosqté 3
Étiquettes nominativesqté 100
Caisses de rangementqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date par la salle et la piste de danse. Vérifiez concrètement la surface disponible, les chaises, les tables et l’espace nécessaire autour de la piste avant d’ouvrir les inscriptions.
Réservez le caller avant d’annoncer l’événement. Confirmez avec lui le programme, la durée des séquences et le format de la musique, puis prévoyez un microphone sans fil testé sur place.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires et les informations de transport, puis arrêtez une liste provisoire au moins 7 jours avant le square dance.
Préparez le repas en fonction du nombre final de participants et étiquetez séparément les portions adaptées aux régimes alimentaires. Les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures avant l’accueil, pas au dernier moment.
La veille, imprimez le déroulé, vérifiez les fichiers musicaux et rassemblez rallonges, multiprises et piles de rechange. Le jour même, gardez une personne responsable de l’inscription et une autre disponible pour les problèmes de sonorisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un square dance ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et le caller, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le catering sans précipitation.
Quand réserver le caller pour un square dance ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont fixés, généralement 6 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite le programme et les besoins techniques au moins 10 jours avant.
Quand fermer les inscriptions à un square dance ?: Fermez-les environ 7 jours avant le square dance. Vous aurez ainsi le nombre final pour les repas, les portions spéciales, les chaises et la répartition des bénévoles.
Que faut-il tester pour la sonorisation d’un square dance ?: Testez les haut-parleurs, l’amplificateur, la table de mixage et les microphones au plus tard la veille. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les piles de rechange afin d’éviter une interruption pendant les danses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.