Square Dance organisieren – von der Planung bis zum letzten Tanz
Bei einem Square Dance hängt der Ablauf nicht nur von Musik und Tanzfläche ab. Du brauchst früh einen passenden Caller, klare Anmeldungen und genügend Zeit für Technik, Verpflegung und Einlass. Beginne mit Datum und Ort, sichere danach die wichtigsten Beteiligten und arbeite dich bis zum Veranstaltungstag durch. Besonders häufig werden Mikrofontests, Diätportionen, Transportinformationen und gekühlte Getränke zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
- 3
Caller reservieren
- 4
Musik organisieren
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Transportinformationen teilen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Programm erstellen
2 Personen
- 13
Catering bestellen
- 14
Reservierungen bestätigen
- 15
Besucherliste aktualisieren
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Diätportionen beschriften
2 Personen
- 22
Musikdateien prüfen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Ablaufplan ausdrucken
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Raum lüften
2 Personen
- 28
Boden reinigen
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle an den Rand stellen
3 Personen
- 31
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
- 32
Buffet aufbauen
3 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 35
Lautstärke testen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 38
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
- 39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 40
Snacks auslegen
3 Personen
- 41
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Türen öffnen
2 Personen
- 44
Besucher registrieren
2 Personen
- 45
Programm vorstellen
- 46
Anfängern eine Einführung geben
2 Personen
- 47
Tanzrunden begleiten
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks auffüllen
2 Personen
- 51
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Buffet auffüllen
3 Personen
- 54
Abendessen servieren
4 Personen
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Abendprogramm ankündigen
- 57
Abendtänze begleiten
2 Personen
- 58
Boden sicher halten
- 59
Abschied ankündigen
- 60
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 63
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
2 Personen
- 68
Location reinigen
3 Personen
- 69
Sanitäre Anlagen überprüfen
2 Personen
- 70
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 71
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 73
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Verstärker
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammschilderAnz. 4
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- LichtständerAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Sonstiges
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 3
- KlemmbretterAnz. 3
- StiftesetsAnz. 3
- NamensaufkleberAnz. 100
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe die Tanzfläche vor der Einladung. Plane genug freie Fläche für die Gruppen und stelle Tische, Stühle sowie einen Registrierungstisch so auf, dass der Tanzbereich nicht verengt wird.
- Reserviere den Caller früh und kläre, wer Musik, Lautsprecher, Verstärker, Mischpult und Funkmikrofone stellt. Teste die Mikrofone und Musikdateien spätestens am Vortag; Ersatzbatterien und Verlängerungskabel gehören ebenfalls in die Technikbox.
- Öffne die Anmeldung mit einer Frist und frage dabei Transportbedarf sowie Ernährungswünsche ab. Aktualisiere die Besucherliste regelmäßig und beschrifte Diätportionen, bevor das Buffet aufgebaut wird.
- Plane das Programm mit festen Zeiten für Begrüßung, Tanzblöcke und Pausen. Bestätige Reservierungen und teile Transportinformationen spätestens eine Woche vorher, damit niemand am Veranstaltungstag nach dem Weg oder der Abfahrtszeit suchen muss.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und bereite Snacks vor, bevor der Einlass beginnt. Drucke den Ablaufplan aus und lege Geschirr, Servierbesteck, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher gemeinsam am Buffet bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Caller für einen Square Dance buchen?
- Buche den Caller idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Programm, Musik und technische Anforderungen abzustimmen und bei einer Absage Ersatz zu finden.
- Wie groß muss die Tanzfläche für einen Square Dance sein?
- Plane mindestens 4 bis 6 Quadratmeter pro Square, also pro Gruppe von acht Tänzern. Prüfe die Fläche außerdem auf Stolperstellen und halte Lautsprecher, Kabel und Buffet vollständig aus dem Tanzbereich.
- Wann sollte ich die Anmeldungen für den Square Dance schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Besucherliste, Catering, Diätportionen, Sitzplätze und Transportinformationen noch zuverlässig anpassen.
- Wann muss die Technik für einen Square Dance getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Verstärker, Mischpult und Mikrofone spätestens am Vortag und noch einmal 60 Minuten vor Beginn. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel griffbereit neben die Technik.
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