Zo organiseer je een sprookjesshow zonder last-minute chaos

Een sprookjesshow organiseren begint niet met decoratie, maar met een geschikte locatie, een helder programma en een betrouwbare planning. Leg eerst de datum, zaalindeling en techniek vast; verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week controleer je kostuums, rekwisieten, teksten en apparatuur. Op de dag zelf bouw je podium, achtergrond, licht en geluid in die volgorde op, zodat je tijd overhoudt voor een volledige technische repetitie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Catering bestellen
6
Techniek reserveren
7
Draaiboek afdrukken
8
Teksten en scripts afdrukken
2 personen
9
Rekwisieten controleren
2 personen
10
Kostuums klaarleggen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Programmaboekjes vouwen
2 personen
15
Naamkaartjes maken
16
Techniek opladen
17
Weersverwachting controleren

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Podiumdelen opbouwen
4 personen
20
Achtergrond ophangen
3 personen
21
Licht en geluid aansluiten
3 personen
22
Decoratie ophangen
3 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Cateringbuffet inrichten
3 personen
26
Entreebalie inrichten
2 personen
27
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
28
Kostuums verdelen
2 personen
29
Techniek testen
3 personen
30
Artiesten laten omkleden
2 personen
31
Publieksruimte controleren
2 personen
32
Deuren openen
3 personen
33
Bezoekers verwelkomen
4 personen
34
Programma uitdelen
2 personen
35
Sprookjesshow uitvoeren
8 personen
36
Pauzedrankjes serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Tweede voorstelling uitvoeren
8 personen
40
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
41
Kassa en entree afsluiten
2 personen

Nazorg

42
Kostuums verzamelen
2 personen
43
Rekwisieten verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Licht en geluid afbouwen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Entreetafel

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Diaprojector
Kledingstomers
Kledinghangersaantal 30
EHBO-doos
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoek
Sprookjesbannersaantal 6
Kunstbloemenaantal 20
Sterrenhangersaantal 30
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Sprookjesboekenaantal 8
Decoratieve kistenaantal 3
LED-kaarsenaantal 24
Sierlintaantal 6
Plakhaakjesaantal 30
Gaffer tapeaantal 4
Kostuumkledingaantal 12
Prinsessenjurkenaantal 3
Kronenaantal 6
Toverstokkenaantal 6
Sprookjesmaskersaantal 8
Kostuumaccessoiresaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 8
Ovenwantenaantal 2
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en techniek vroeg genoeg om de opstelling te kunnen testen. Controleer of er ruimte is voor podiumdelen, een achtergronddoek, actieve speakers, microfoons en kabels zonder looproutes te blokkeren.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Plan dit uiterlijk enkele dagen voor de show, zodat je niet op de dag zelf porties of alternatieven hoeft te regelen.
Maak één draaiboek met programma, scripts, cues voor licht en geluid en contactgegevens. Druk het af en leg een exemplaar bij de entree, op het podium en bij de techniek; een laptop alleen is kwetsbaar als er iets misgaat.
Controleer rekwisieten en kostuums minimaal één dag vooraf op compleetheid en pasvorm. Leg kleding op kledingrekken klaar en zet sprookjesboeken, decoratieve kisten en andere rekwisieten per scène bij elkaar.
Begin de opbouw met podiumdelen en achtergronddoek, sluit daarna licht en geluid aan en hang pas als laatste de decoratie op. Test elke draadloze microfoon, speaker en diaprojector afzonderlijk en houd reservebatterijen, stekkerdozen en gaffer tape bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sprookjesshow organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en techniek. Plan de definitieve catering, scripts, kostuums en rekwisieten in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sprookjesshow op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur voor podiumdelen, achtergrond, licht, geluid, tafels, stoelen en decoratie. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een technische test en een korte doorloop.
Wanneer moet ik de catering voor een sprookjesshow bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen bekend zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Zet dranken op de dag zelf minimaal 2 uur voor aanvang koud en richt het buffet vóór de ontvangst in.
Wat moet ik controleren vóór een sprookjesshow begint?: Controleer 60 tot 90 minuten voor aanvang de kostuums, rekwisieten, teksten, microfoons, speakers, licht en projectie. Test ook de looproutes, naamkaartjes, programmaboekjes en de werking van de entree- en buffettafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.