Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin met het sportterrein, de datum en een programma dat past binnen de beschikbare tijd. Kies daarna de sportonderdelen, maak het wedstrijdschema en verwerk de aanmeldingen voordat je teams en vrijwilligers indeelt. Regel deelnemersinformatie, spelregels en materiaal ruim vooraf; op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijving, veilige velden en een logische opbouw. Met dit plan houd je ook rekening met dieetwensen, drinken, prijzen en wisselvallig weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportterrein reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sportonderdelen kiezen
3 personen
4
Wedstrijdschema maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijsten maken
2 personen
9
Teams indelen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Spelregels uitschrijven
2 personen
12
Route en terrein controleren
2 personen
13
Weersvoorspelling controleren
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Sportmateriaal controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Teamhesjes sorteren
20
Prijzen en medailles klaarleggen
21
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
22
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Sportvelden uitzetten
4 personen
27
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
28
Wedstrijdkaarten ophangen
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Muziek aansluiten
2 personen
31
EHBO-materiaal klaarleggen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
4 personen
34
Teams en hesjes uitdelen
3 personen
35
Opening en uitleg geven
2 personen
36
Warming-up begeleiden
2 personen
37
Sportwedstrijden begeleiden
8 personen
38
Scorestanden bijhouden
3 personen
39
Waterpunten beheren
2 personen
40
Deelnemers begeleiden
4 personen
41
Blessures registreren
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
44
Pauzes aankondigen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Finales begeleiden
4 personen
47
Scores controleren
2 personen
48
Winnaars bekendmaken
2 personen
49
Prijzen uitreiken
2 personen
50
Avondeten uitserveren
4 personen
51
Muziek en vrije sport verzorgen
2 personen
52
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
53
Laatste ronde aankondigen
54
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

55
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
56
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
57
Catering opruimen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Afval naar containers brengen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Sportmateriaal reinigen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Terrein opleveren
67
Gevonden voorwerpen bewaren
68
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 24
Tennisracketsaantal 12
Badmintonracketsaantal 12
Shuttlesaantal 24
Frisbeesaantal 8
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 40
Laddersaantal 4
Hordenaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Nettenaantal 4
Doeltjesaantal 4
Scorebordenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Teamhesjesaantal 60
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 4
Rubberen mattenaantal 8
Ballenzakkenaantal 6
Sporttassenaantal 6
Startnummersaantal 80
Linten voor parcoursaantal 4
Pionnenlintaantal 8
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 6
Prijskaartjesaantal 6
Klembordenaantal 8
Scoreformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 100

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Koelkrattenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Terreinbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Programmapostersaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Zonnebranddispensersaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Tips

Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Plan per onderdeel niet alleen speeltijd, maar ook minimaal 5 minuten voor wisselen, uitleg en het bijwerken van scoreborden.
Wijs per sportonderdeel een vrijwilliger aan en geef die vooraf de spelregels, een fluitje en een stopwatch. Zo hoef je op de dag zelf niet tegelijk teams, tijd en materiaal te regelen.
Controleer het terrein minstens één keer vooraf op route, ondergrond en obstakels. Leg pionnen, netten, doeltjes en rubberen matten per onderdeel klaar, zodat opbouwen geen zoekwerk wordt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, route, programma en wat zij zelf moeten meenemen. Vermeld ook hoe je omgaat met regen en waar de inschrijftafel staat.
Zet partytenten, afvalbakken, tafels en stoelen klaar vóór de eerste deelnemers arriveren. Koel dranken minstens 2 uur vooraf en houd hapjes en dieetwensen gescheiden en herkenbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een sportdag te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een sportdag met meerdere onderdelen en teams. Reserveer het terrein en leg datum en programma in de eerste week vast; verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per gelijktijdig gespeeld onderdeel, plus 2 mensen voor inschrijving en algemene coördinatie. Bij 6 onderdelen tegelijk kom je dus uit op minstens 8 vrijwilligers.
Wanneer maak je de teams voor een sportdag?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en dieetwensen en maak de teams uiterlijk 3 dagen voor de sportdag. Stuur de indeling niet pas op de ochtend zelf; deelnemers moeten weten waar ze zich melden.
Wat regel je bij slecht weer voor een sportdag?: Controleer de weersvoorspelling 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten en weersbescherming vooraf klaar en bepaal uiterlijk 24 uur van tevoren welke onderdelen je aanpast of verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.