Organiser une journée sportive sans rien oublier

Une journée sportive réussie commence bien avant l’arrivée des participants. Réservez d’abord le terrain, fixez la date et construisez un programme réaliste autour du nombre de disciplines et d’équipes. Les inscriptions servent ensuite à répartir les joueurs, les bénévoles et les besoins alimentaires. Gardez enfin du temps pour contrôler le site, préparer le matériel, installer l’accueil et prévoir une solution en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le terrain de sport
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
4
Établir le planning des matchs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Créer les listes de participants
2 personnes
9
Répartir les équipes
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Rédiger le règlement
2 personnes
12
Contrôler le trajet et le terrain
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Envoyer les informations aux participants
15
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Trier les chasubles d'équipe
20
Préparer les prix et les médailles
21
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
22
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
27
Installer le matériel de sport
3 personnes
28
Afficher les cartes de compétition
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Brancher la musique
2 personnes
31
Préparer le matériel de premiers secours
32
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

33
Accueillir les participants
4 personnes
34
Distribuer les équipes et les chasubles
3 personnes
35
Ouverture et explication
2 personnes
36
Animer l'échauffement
2 personnes
37
Encadrer les compétitions sportives
8 personnes
38
Suivre les scores
3 personnes
39
Gérer les points d'eau
2 personnes
40
Accompagner les participants
4 personnes
41
Enregistrer les blessures
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
44
Annoncer les pauses
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Encadrer les finales
4 personnes
47
Vérifier les scores
2 personnes
48
Annonce des gagnants
2 personnes
49
Remettre les prix
2 personnes
50
Servir le dîner
4 personnes
51
Assurer la musique et le sport libre
2 personnes
52
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
53
Annoncer le dernier tour
54
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

55
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
56
Éteindre le matériel audio
2 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Nettoyer le site
4 personnes
61
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le matériel de sport
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Rendre le site
67
Conserver les objets trouvés
68
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 24
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 24
Frisbeesqté 8
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Cônesqté 40
Échellesqté 4
Haiesqté 12
Témoins de relaisqté 12
Filetsqté 4
Petits butsqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Siffletsqté 8
Chasubles d’équipeqté 60
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 4
Tapis en caoutchoucqté 8
Sacs de ballesqté 6
Sacs de sportqté 6
Numéros de départqté 80
Rubans pour le parcoursqté 4
Ruban de signalisationqté 8
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6
Étiquettes de prixqté 6
Presse-papiersqté 8
Feuilles de scoreqté 100
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 100

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux du siteqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Affiches du programmeqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 6
Distributeurs de crème solaireqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Commencez par le terrain et le programme : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le site, choisir les disciplines et envoyer les invitations. Sans durée estimée pour chaque match, le planning déborde dès la première pause.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la journée sportive. Vous aurez encore le temps de constituer les équipes, d’identifier les besoins alimentaires et de transmettre les horaires à chaque participant.
Attribuez les bénévoles par zone plutôt que de leur demander d’aider « selon les besoins ». Prévoyez au minimum une personne à l’inscription, une personne pour le matériel et un responsable par terrain ou activité.
Contrôlez le terrain et le trajet 2 à 3 jours avant l’événement, puis consultez les prévisions météo la veille. Vérifiez les zones glissantes, les accès, les filets, les buts, les cônes et la protection contre les intempéries.
Préparez l’accueil avant le premier match : installez la table d’inscription, les tables et les chaises, triez les chasubles par équipe et placez les panneaux de score, sifflets et chronomètres au bon endroit. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée sportive ?: Commencez 4 à 6 semaines à l’avance pour réserver le terrain, fixer le programme et choisir les disciplines. Terminez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de répartir les équipes et les bénévoles.
Comment faire le planning des matchs ?: Calculez la durée d’un match, les changements d’équipe et au moins 10 minutes de battement entre deux activités. Pour une journée de 6 heures, gardez 30 à 45 minutes de marge cumulée pour les retards et les pauses.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Prévoyez au moins 1 bénévole à l’inscription, 1 responsable du matériel et 1 référent par terrain ou discipline en cours. Ajoutez une personne dédiée à l’accueil ou aux premiers imprévus dès que vous dépassez 30 participants.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Vérifiez la météo la veille et préparez des tentes de réception ou une zone couverte au moins 24 heures avant. Protégez l’inscription, les boissons, les en-cas et le matériel qui ne doit pas rester mouillé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.